Opłata motywacyjna dla kontrahenta za nawiązanie współpracy

Przedsiębiorca zamierza uiszczać na rzecz nowych kontrahentów tzw. opłatę motywacyjną za nawiązanie współpracy. Czy poniesione z tego tytułu wydatki będą stanowiły koszt uzyskania przychodów?

Opłata motywacyjna za nawiązanie współpracy stanowi koszt uzyskania przychodów.

Wielu przedsiębiorców wobec szczególnie ważnych kontrahentów stosuje tzw. opłatę motywacyjną za nawiązanie/przedłużenie współpracy, którą wypłacają z góry, przed pierwszym zamówieniem lub w trakcie trwania współpracy.

Jak wynika z ogólnej definicji zawartej w art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątek stanowią wydatki wymienione w negatywnym katalogu zamieszczonym w art. 23 updof i art. 16 ust. 1 updop, które nie mogą zostać uwzględnione w kosztach podatkowych.

Zgodnie z dominującym stanowiskiem organów podatkowych (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 listopada 2021 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.388.2021.3.AW), wydatek stanowi koszt uzyskania przychodów, jeśli łącznie spełnia następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których na podstawie art. 23 updof i art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przekazanie kontrahentowi wynagrodzenia za nawiązanie/przedłużenie współpracy pozwala podatnikowi uzyskiwać przychody ze sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Kwota tego wynagrodzenia przyczynia się więc do zwiększenia sprzedaży. Zatem pomiędzy jej poniesieniem a uzyskiwanymi przychodami występuje związek tego typu, że poniesienie tego kosztu zmierza do osiągnięcia przychodów. Ponadto wydatek ten nie znajduje się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Jeśli więc opłata motywacyjna zostanie właściwie udokumentowana, to może stanowić koszt uzyskania przychodu.

Wydatku poniesionego w związku z opłatą motywacyjną nie można powiązać z konkretnymi przychodami. Należy więc uznać go za koszt pośrednio związany z przychodami.

Sposób podatkowego rozliczenia pośrednich kosztów podatkowych został uregulowany przez ustawodawcę w art. 22 ust. 5c i 5d updof oraz art. 15 ust. 4d i 4e updop. Zgodnie z tymi regulacjami koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Za dzień poniesienia kosztu uważa się natomiast dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Określając moment poniesienia kosztów uzyskania przychodów, trzeba ustalić, czy opłata motywacyjna jest wydatkiem powiązanym z okresem trwania umowy handlowej.

Jeżeli w umowie nie podano, że opłata motywacyjna jest opłatą na poczet usługi lub dostaw wykonywanych przez okres jej trwania, to należy ją uznać za koszt jednorazowy, w momencie poniesienia, tj. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) lub na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 lutego 2020 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.605.2019.1.AP. Interpretacja ta dotyczyła następującego stanu faktycznego: "Opłata motywacyjna ma na celu wynagrodzenie kontrahenta za zawarcie (gotowość do zawarcia) bądź przedłużenie (gotowość do przedłużenia) umowy i wykonywania obowiązków z niej wynikających. Będzie ona ponoszona niezależnie od obowiązków wynikających z samej umowy oraz późniejszych rozliczeń związanych z realizacją umowy o współpracy. Opłata ta będzie miała charakter bezzwrotny, nawet jeśli kontrahent ostatecznie nie przystąpi do umowy ze Spółką, albo też nie wywiąże się ze swoich obowiązków umownych.

Istotne jest, że zapłata Opłaty motywacyjnej nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony kontrahentów, poza zawarciem lub przedłużeniem umowy o współpracy (lub gotowością do tych czynności). W szczególności nie świadczą oni na rzecz Spółki usług reklamowych (np. w postaci rozpowszechniania logo Spółki), czy też marketingowych. Spółka uiszcza Opłatę motywacyjną wyłącznie za zawarcie umowy z kontrahentem (lub gotowość do jej zawarcia), a także przedłużenie umowy (lub gotowość do jej przedłużenia)".

Natomiast w sytuacji gdy opłata będzie się ściśle wiązać z okresem trwania umowy, to będzie kosztem uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu jej trwania. Jak wynika z powołanej wcześniej interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 listopada 2021 r., opłata motywacyjna wiąże się z okresem trwania umowy, jeśli umowa handlowa, z którą związana jest ta opłata, zawarta jest na czas określony, a jej zerwanie obwarowane jest karą umowną do wysokości opłaty motywacyjnej. Odnosząc się do takiego stanu faktycznego, organ podatkowy uznał, że: "(...) Opłata motywacyjna stanowić będzie (...) koszt uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu umowy handlowej, którego dotyczy (...)".