Usługi gastronomiczne nabyte w związku z zakupem środka trwałego

Spółka z o.o. kupiła maszynę produkcyjną, która spełnia warunki do uznania jej za środek trwały. Przy okazji sprzedawcę tej maszyny zaprosiła na obiad do restauracji. Czy w wartości początkowej tego środka trwałego może ująć koszty związane ze spotkaniem w restauracji? A jeśli te koszty nie mogą zwiększyć wartości początkowej, to czy może je ująć w kosztach podatkowych, ponieważ zostały poniesione w celu zachowania źródła przychodów, bo nowa maszyna w znaczący sposób poprawi wyniki spółki?

Na podstawie przedstawionego opisu stanu faktycznego nie można jednoznacznie rozstrzygnąć o sposobie rozliczenia na gruncie podatku dochodowego kosztów związanych ze spotkaniem w restauracji. Szczegóły w dalszej części odpowiedzi.

Jak wskazano w art. 16g ust. 1 pkt 1 updop, za wartość początkową środków trwałych, w razie odpłatnego nabycia, uważa się cenę ich nabycia. Z kolei za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, a w szczególności m.in. o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji oraz pomniejszoną o VAT, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek ten nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o VAT. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku. Wynika tak z art. 16g ust. 3 updop.

Użycie przez ustawodawcę zwrotu, że kwotę należną zbywcy powiększa się o "koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, a w szczególności...", oznacza, że katalog wydatków poniesionych w związku z odpłatnym nabyciem środka trwałego powiększających jego wartość początkową jest otwarty. Mogą więc wystąpić również inne, niewymienione wprost w powołanym art. 16g ust. 3 updop koszty, które będą miały wpływ na wartość początkową danego składnika majątku.

W wartości początkowej mogłyby być ujęte wydatki związane ze spotkaniem w restauracji z dostawcą, gdyby były one związane z zakupem tego środka trwałego i były naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania. W opisanym przypadku nie wiadomo jednak, jaki był cel tego spotkania.

W związku z drugim pytaniem wydatek na spotkanie w restauracji z dostawcą maszyny należy ocenić przez pryzmat art. 15 ust. 1 updop. Na jego podstawie do kosztów uzyskania przychodów zalicza się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 updop.

Ponosząc wydatki na zakup usług gastronomicznych, podatnik powinien ustalić, czy wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji. Trzeba tu wziąć pod uwagę cel poniesienia wydatku, całokształt działalności prowadzonej przez podatnika oraz okoliczności towarzyszące poniesieniu tego wydatku.

Jak stanowi art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Co ważne, wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.

Zgodnie z przyjętą praktyką, pod pojęciem reprezentacji należy rozumieć (na potrzeby podatku dochodowego) przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Nie są przy tym istotne takie cechy, jak wystawność, wytworność, okazałość.

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem organów podatkowych, gdy celem biznesowego spotkania w restauracji jest np. omówienie warunków obecnej lub przyszłej współpracy z kontrahentem, a nie kreowanie pozytywnego wizerunku podatnika, to wydatek na posiłek podawany podczas takich spotkań może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów podatnika. Nie jest to bowiem wydatek na reprezentację. Potwierdza to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 28 czerwca 2018 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.194.2018.1.AP.

Na przykład, gdyby w omawianym przypadku spotkanie z dostawcą w restauracji odbyło się przed zawarciem umowy na dostawę maszyny, a jego celem było omówienie warunków ewentualnej transakcji, koszt związany z tym spotkaniem stanowiłby bezpośrednio koszt uzyskania przychodów. Koszt ten byłby poniesiony na etapie podejmowania decyzji o ewentualnym zakupie, więc nie powinien być kwalifikowany do wartości początkowej środka trwałego.