Ważność certyfikatu rezydencji podatkowej

Certyfikat rezydencji to dokument urzędowy potwierdzający miejsce zamieszkania lub miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych, wydany przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca odpowiednio zamieszkania lub siedziby podatnika (art. 5a pkt 21 updof i art. 4a pkt 12 updop). W oparciu o posiadany certyfikat rezydencji polski podmiot może stosować postanowienia odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i zgodnie z taką umową pobierać podatek u źródła w niższej wysokości lub może go nie pobierać wcale.

Stopniowa liberalizacja przepisów

Przed rokiem 2019 organy podatkowe w Polsce uznawały jedynie oryginały certyfikatów rezydencji lub kopie dokumentów, poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza.

Od 1 stycznia 2019 r. w przypadku przychodów z tytułu świadczeń: doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze, miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika dla celów podatkowych może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli kwota wypłacanych na rzecz tego samego podmiotu należności nie przekracza 10.000 zł w roku kalendarzowym, a informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Tak wynikało z art. 41 ust. 9e updof i art. 26 ust. 1n updop - w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2021 r.

Zmianę tych przepisów wprowadziła ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2105 ze zm.), wdrażająca rozwiązania prawne realizujące program społeczno-gospodarczy Polski Ład. Od 1 stycznia 2022 r. miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika dla celów podatkowych może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Taka możliwość dotyczy już wszystkich rodzajów transakcji oraz bez względu na kwotę wypłacanych należności.

Certyfikat rezydencji z określonym (lub nie) terminem ważności

Jeżeli w certyfikacie rezydencji jest wskazany okres, którego dotyczy, certyfikat ten jest uwzględniany wyłącznie w odniesieniu do wypłat dokonywanych w tym okresie, niezależnie od momentu jego wydania.

Także certyfikat rezydencji niezawierający okresu jego ważności może posłużyć do udokumentowania rezydencji podatkowej kontrahenta zagranicznego, a w konsekwencji - do zastosowania stawki podatku u źródła (lub niepobrania podatku), zgodnie z właściwą umową o unikaniu podwójnego opodatkowania.

W przypadku gdy miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania (art. 41 ust. 9a updof i art. 26 ust. 1i updop).

Jeżeli jednak w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu rezydencji miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, to ma on obowiązek niezwłocznego udokumentowania miejsca zamieszkania lub siedziby nowym certyfikatem rezydencji (art. 41 ust. 9b updof i art. 26 ust. 1j updop).

Podatnik, który nie dopełni tego obowiązku, będzie ponosić odpowiedzialność za niepobranie podatku przez płatnika lub pobranie podatku w wysokości niższej od należnej (art. 41 ust. 9c updof i art. 26 ust. 1k updop).

Unormowania te nie będą miały zastosowania, w przypadku gdy z dokumentów posiadanych przez płatnika (w szczególności z faktury lub umowy) będzie wynikać, że miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, a podatnik nie dopełnił obowiązku złożenia nowego certyfikatu (art. 41 ust. 9d updof i art. 26 ust. 1l updop). Podatnicy powinni więc zachować czujność i sprawdzać otrzymywane od kontrahentów dokumenty.

W ramach ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.), zwanej dalej ustawą o COVID-19, wprowadzono zmiany w zakresie okresu obowiązywania certyfikatu rezydencji.

Zgodnie z art. 31ya ust. 1 ustawy o COVID-19, w przypadku certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu jego ważności, w odniesieniu do którego okres kolejnych dwunastu miesięcy określony w art. 41 ust. 9a updof i art. 26 ust. 1i updop upływa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres obowiązywania tych stanów oraz przez okres 2 miesięcy po ich odwołaniu.

Ponadto, zgodnie z art. 31ya ust. 3 ustawy o COVID-19, w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, a także w okresie kolejnych 2 miesięcy po ich odwołaniu, określony w przepisach ustawy o PIT oraz ustawy o CIT warunek uzyskania przez płatnika certyfikatu rezydencji od podatnika uważa się za spełniony także w przypadku, gdy płatnik posiada certyfikat rezydencji tego podatnika obejmujący 2019 r. lub 2020 r. oraz oświadczenie tego podatnika co do aktualności danych w nim zawartych. Przepisy art. 41 ust. 9b-9d updof i art. 26 ust. 1j-1l updop stosuje się odpowiednio.