Sposoby przesyłania JPK_VAT

Schemat raportu

JPK_VAT odzwierciedla dane zawarte w ewidencji zakupu i sprzedaży. Przesyła się go w układzie i formacie określonym przez Ministerstwo Finansów.

Obecnie obowiązuje wariant JPK_VAT₍₂₎, ale od przyszłego roku trzeba będzie stosować schemat JPK_VAT₍₃₎. Nowa struktura to rezultat konsultacji resortu finansów z przedsiębiorcami. Zmiany polegają na ograniczeniu liczby pól obowiązkowo wypełnianych, m.in. w zakresie danych adresowych podmiotu składającego informację. Uporządkowana również została kwestia oznaczenia kolejnych raportów przesyłanych za ten sam okres. Pierwotny plik będzie zawierał w polu "cel złożenia" oznaczenie "0", pierwsza korekta - "1", następna - "2" itd. Wyeliminuje to możliwość przesłania za dany okres więcej niż jednej informacji z takim samym oznaczeniem. Podatnicy zyskają ponadto możliwość podania adresu e-mail w danych nagłówkowych. Ułatwi to kontakt w razie wykrycia nieprawidłowości i pozwoli złożyć korektę bez potrzeby wizyty w urzędzie skarbowym.

JPK_VAT, zgodny z obowiązującym schematem, można przekazać przy pomocy przystosowanego do tego programu księgowego lub aplikacji komercyjnej. Dla podatników, którzy nie korzystają z takich rozwiązań, Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatną aplikację Klient 2.0. Aby z niej skorzystać, należy pobrać ze strony internetowej www.jpk.mf.gov.pl tabelę w formacie arkusza kalkulacyjnego (plik JPK_VAT.csv), a następnie przenieść do niej dane z rejestru VAT. Poprawnie wypełniona tabela stanowi źródło JPK_VAT. Istotne jest więc to, aby wymagane dane wpisać w odpowiednie kolumny, ponieważ na tej podstawie zostanie wygenerowany JPK_VAT.

Ministerstwo Finansów zapowiada jednak kolejne ułatwienia w zakresie składania JPK_VAT. W grudniu 2017 r. planowane jest udostępnienie nowej aplikacji. Ma ona zastąpić arkusz csv i aplikację Klient JPK 2.0. Przedsiębiorca wpisze w niej swoje faktury, a one automatycznie zostaną przeniesione do ewidencji. Następnie będzie można wygenerować JPK_VAT oraz deklarację VAT.

E-podpis i eGo

JPK_VAT można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym eGo (ePUAP). Użycie profilu zaufanego jest możliwe w przypadku korzystania z programu komercyjnego posiadającego taką funkcję albo z aplikacji udostępnianej przez resort finansów.

Kwalifikowany podpis elektroniczny opiera się na kwalifikowanym certyfikacie. Składa się go za pomocą przeznaczonego do tego urządzenia. Zestaw do posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym (certyfikat, czytnik, oprogramowanie) trzeba kupić w firmie świadczącej usługi certyfikacyjne (ich rejestr dostępny jest na stronie internetowej www.nccert.pl). To wydatek rzędu kilkuset złotych.

Z kolei profil zaufany ePUAP może uzyskać bezpłatnie każdy, kto ma PESEL. Zakłada się go z wykorzystaniem bankowości elektronicznej albo poprzez punkt potwierdzający. Możliwość założenia profilu zaufanego oferują wybrane banki. Trzeba więc sprawdzić, czy dany bank świadczy taką usługę. Jeżeli tak, w systemie bankowości elektronicznej swojego banku należy wypełnić formularz o założenie profilu zaufanego, a operację potwierdzić bankowym kodem autoryzacyjnym.

Uzyskanie profilu zaufanego przez punkt potwierdzający wymaga natomiast zarejestrowania się na stronie internetowej www.pz.gov.pl i złożenia wniosku o utworzenie profilu. W ciągu 14 dni od dnia przesłania wniosku trzeba osobiście udać się do dowolnego punktu potwierdzającego w celu potwierdzenia tożsamości oraz weryfikacji danych osobowych. Należy mieć przy sobie ważny dowód osobisty lub paszport. Punkty potwierdzające to urzędy miasta/gminy, starostwa powiatowe, urzędy skarbowe, banki itp. Ich adresy można znaleźć na stronie internetowej www.epuap.gov.pl/wps/portal/punkty-potwierdzenia-pz. W punkcie potwierdzającym wniosek o potwierdzenie profilu zaufanego jest drukowany, a wnioskodawca go podpisuje. Osoba upoważniona do potwierdzenia profilu zaufanego, po pozytywnej weryfikacji danych, potwierdza profil zaufany i odnotowuje to na wydrukowanym wniosku wraz z podaniem czasu potwierdzenia. Wniosek o założenie profilu zaufanego można również złożyć bezpośrednio w punkcie potwierdzającym. Tam uprawniona osoba założy profil zaufany. Profil zaufany można stosować do podpisywania JPK_VAT przesyłanych zarówno przez osoby fizyczne, jak również przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

Profil zaufany jest ważny przez 3 lata. Po tym czasie można przedłużyć jego ważność o kolejne 3 lata. Przed upływem okresu ważności osoba posiadająca profil zaufany może dokonać jego przedłużenia samodzielnie w ePUAP (potwierdzając to profilem zaufanym) albo przez punkt potwierdzający. Profil zaufany traci ważność w przypadku usunięcia konta na ePUAP, upływu okresu, na jaki został potwierdzony albo przedłużony, a także zmiany adresu poczty elektronicznej, numeru telefonu komórkowego czy sposobu autoryzacji użytkownika. Osoba posiadająca profil zaufany może samodzielnie dokonać jego unieważnienia albo wystąpić z wnioskiem o unieważnienie. W celu dokonania unieważnienia na wniosek należy zgłosić się do dowolnego punktu potwierdzającego. Wystąpienie z wnioskiem o unieważnienie profilu zaufanego jest konieczne w przypadku zmiany imienia, nazwiska lub numeru PESEL użytkownika. Podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP, złożony po faktycznym zaistnieniu zmiany wymienionych danych osobowych, jest nieważny.

Osoba, która w imieniu podatnika ma podpisywać JPK_VAT - kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym - musi być zgłoszona poprzez złożenie pełnomocnictwa na formularzu UPL-1. Można go przekazać w formie: papierowej (naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników ustalanemu zasadniczo dla osób fizycznych według ich miejsca zamieszkania, a w przypadku osób prawnych - według ich siedziby) lub elektronicznej przez ePUAP (Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej).

Druk UPL-1 dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Ordynacja podatkowa.

Dowód złożenia

Dowodem prawidłowego złożenia JPK_VAT jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla plików JPK (UPO_JPK). UPO można pobrać dla pliku posiadającego status "200 - przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie. Wygenerowano UPO".

UPO należy zachować (ewentualnie posiadać numer referencyjny pozwalający na jego pobranie), na potrzeby wykazania w razie wątpliwości daty złożenia informacji, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczy JPK_VAT. Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin ten może się wydłużyć, jeżeli jego bieg nie rozpoczął się, np. w związku z rozłożeniem spłaty podatku na raty, będzie zawieszony, np. po wniesieniu sprawy do sądu administracyjnego, lub zostanie przerwany, np. w wyniku wszczęcia przez urząd skarbowy egzekucji i zastosowania środka egzekucyjnego. Zasady przedawnienia określają art. 70-71 Ordynacji podatkowej.