Jak wypełnić formularz VAT-REF?

Aby odzyskać podatek VAT zapłacony na terytorium innego państwa członkowskiego, podatnicy muszą złożyć stosowny wniosek. Zakres danych jaki powinien się w tym wniosku znaleźć określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2014 r. w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej (Dz. U. poz. 1803).

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.finanse.mf.gov.pl umieszczony został interaktywny formularz o nazwie VAT-REF, za pomocą którego można składać drogą elektroniczną poprzez system e-Deklaracje wnioski o zwrot podatku VAT i który zgodnie z wytycznymi rozporządzenia zawiera następujące dane:

• urząd skarbowy, za pośrednictwem którego przekazywany jest wniosek - wniosek powinien być skierowany do naczelnika urzędu skarbowego, który jest właściwy ze względu na miejsce miejsca zamieszkania albo adres siedziby podatnika, inkasenta lub podmiotu wymienionego w art. 133 § 2 Ordynacji podatkowej; zatem urzędem właściwym dla celów składania wniosków VAT-REF jest:
   
• dla osób fizycznych - urząd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania,
   
• dla pozostałych podatników (przykładowo spółek prawa handlowego, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej) - urząd właściwy ze względu na adres siedziby firmy;
   
• państwo członkowskie, do którego kierowany jest wniosek (adresatem wniosku jest państwo członkowskie zwrotu);
   
• cel złożenia wniosku - przez zaznaczenie właściwego kwadratu w poz. 5 wnioskodawca informuje o tym, czy jest to nowy wniosek czy korekta złożonego wcześniej formularza;
   
• rodzaj składanego wniosku - przez zaznaczenie właściwego kwadratu wnioskodawca wskazuje czy jest to wniosek o zwrot, wniosek o zwrot i zmianę proporcji czy też o samą zmianę proporcji;
   
• dotyczące wniosku, do którego odnosi się korekta (numer i data wniosku) - w przypadku korekty pierwotnego wniosku należy wypełnić poz. 41 wpisując numer wniosku, który jest generowany automatycznie przez system VAT-REFUND i który wnioskodawca otrzyma na adres e-mail. Korekta nie może różnić się w stosunku do wniosku korygowanego w zakresie: NIP wnioskodawcy (poz. 1), państwa członkowskiego, do którego kierowany jest wniosek (poz. 39), okresu zwrotu (poz. 40), dodatkowych pozycji dotyczących importowanych lub nabytych towarów lub usług (bloki E i F).
  Korekta, która nie zawiera żadnych pozycji w zakresie informacji dotyczących importowanych lub nabytych towarów lub usług (bloki E i F) jest uważana za żądanie anulowania wskazanego wniosku w państwie członkowskim, do którego kierowany jest wniosek. W poz. 42 należy podać datę wygenerowaną automatycznie przez system VAT-REFUND dla pierwotnego wniosku (w żadnym wypadku nie należy podawać daty z poz. 6 wniosku o zwrot, tj. daty wypełnienia wniosku);
   
• dotyczące podatnika (nazwisko, imię, pełną nazwę firmy, określenie rodzaju podatnika, dokładny adres zamieszkania/siedziby, NIP, adres e-mail);
   
• dotyczące pełnomocnika (jeśli podatnik ubiega się o zwrot podatku za pośrednictwem takiego pełnomocnika) - konieczne jest w takim przypadku złożenie pełnomocnictwa w tym samym urzędzie skarbowym, do którego składany jest wniosek o zwrot podatku. W krajach unijnych innych niż Polska można powołać jako pełnomocnika osobę prawną. W części C w polu "Nazwisko" istnieje możliwość wpisania 90 znaków, co pozwala na wskazanie (oprócz nazwiska) również nazwy podmiotu będącego reprezentantem; w przypadku braku numeru NIP po zaznaczeniu pola "typ" w poz. 26 rozwija się lista innych niż NIP rodzajów identyfikatorów reprezentanta, na której należy zaznaczyć właściwy typ, który go identyfikuje:
   
• NVAT - numer rejestracyjny VAT (VAT Identyfication Number),
   
• TIN - numer identyfikacji podatkowej (Tax Identyfier Number),
   
• other - identyfikator inny niż NVAT i TIN;
   
• rodzaj prowadzonej działalności - należy podać kod lub kody, o których mowa w rozporządzeniu (WE) nr 1893/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie statystycznej klasyfikacji działalności gospodarczej NACE Rev. 2 i zmieniającym rozporządzenie Rady (EWG) nr 3037/90 oraz niektóre rozporządzenia WE w sprawie określonych dziedzin statystycznych (Dz. Urz. UE L nr 393/1 ze zm.). W przypadku gdy państwo członkowskie zwrotu na to zezwala, można wprowadzić opis tekstowy działalności. Należy również wskazać właściwy dla opisu tekstowego działalności kod języka państwa członkowskiego, do którego kierowany jest wniosek, gdyż każda administracja podatkowa państwa zwrotu określa, w jakim języku przyjmuje i przekazuje korespondencję związaną z wnioskiem o zwrot;
   
• okres, do którego odnosi się wniosek;
   
• oświadczenie podatnika, że w państwie członkowskim, do którego kierowany jest wniosek, w okresie, do którego się odnosi, podatnik nie dokonywał dostaw towarów lub świadczenia usług, z wyjątkiem:
   
• usług transportu i usług pomocniczych do takich usług, zwolnionych zgodnie z przepisami państwa członkowskiego zwrotu implementującymi przepisy art. 144, 146, 148, 149, 151, 153, 159 lub 160 dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L nr 347/1 ze zm.), oraz usług wskazanych w art. 58 tej dyrektywy, w przypadku gdy są rozliczane według procedury szczególnej określonej w tytule XII w rozdziale 6 w sekcji 3 tej dyrektywy,
   
• dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz osoby zobowiązanej do zapłaty podatku od wartości dodanej zgodnie z przepisami państwa członkowskiego zwrotu implementującymi przepisy art. 194-197 i art. 199 dyrektywy 2006/112/WE;
   
• dane dotyczące rachunku bankowego, na który ma być dokonany zwrot podatku - należy wpisać nazwę właściciela rachunku, przy czym nie można używać polskich znaków diakrytycznych ani znaków specjalnych. Nazwa może mieć długość do 70 znaków. Jedynie w przypadku wniosku kierowanego do Danii, Wielkiej Brytanii, Luksemburga, Irlandii i Łotwy, należy podać nazwę właściciela rachunku bankowego ograniczoną do 35 znaków. Niektóre kraje członkowskie zwrotu wymagają zgodności nazwy wnioskodawcy lub reprezentanta wymienionego we wniosku z nazwą właściciela rachunku bankowego, na który dokonywany będzie zwrot podatku. Brak zgodności może powodować odrzucenie wniosku. Konieczne jest również zaznaczenie właściwego kodu waluty rachunku bankowego, na który ma być dokonany zwrot podatku;
   
• informacje dotyczące importowanych towarów - podatnik musi wskazać kod towaru:
   
  1 = paliwo,
   
  2 = wynajem środków transportu,
   
  3 = wydatki związane ze środkami transportu (inne niż towary i usługi, o których mowa w kodzie 1 i 2),
   
  4 = opłaty drogowe i inne opłaty dla użytkowników dróg,
   
  5 = koszty podróży, takie jak opłaty za taksówki, opłaty za transport publiczny,
   
  6 = zakwaterowanie,
   
  7 = żywność, napoje i usługi restauracyjne,
   
  8 = opłaty za wstęp na targi i wystawy,
   
  9 = wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i wydatki reprezentacyjne,
   
  10 = inne.
   
  Należy również podać pod-kod towaru;
   
• informacje dotyczące nabytych towarów i usług - należy podać dane podobne do tych, które dotyczą importowanych towarów;
   
• zmiana proporcji, o której mowa w art. 89 ust. 11 ustawy - zmiana za dany okres może być złożona przez podatnika tylko raz (nie może być korygowana) i jest ona rozsyłana do wszystkich krajów członkowskich zwrotu;
   
• informacja o załącznikach, jeśli są wymagane - typ i nazwa pliku oraz opis zawartości (dokumenty należy umieścić w jednym załączniku, który ma postać archiwum ZIP o wielkości nieprzekraczającej 5 MB i zawiera pojedyncze pliki kopii faktur i dokumentów celnych, zeskanowanych w formacie PDF, TIFF lub JPEG; poszczególne pliki powinny być zeskanowane w jakości 200 dpi, nieszyfrowane i niezabezpieczone hasłem);
   
• informacja o wyrażeniu zgody przez podatnika/osobę reprezentującą podatnika na otrzymywanie pism (informacji) w sprawie wniosku za pomocą środków komunikacji elektronicznej, na podany we wniosku adres poczty elektronicznej;
   
• data wypełnienia wniosku.

Ministerstwo Finansów na stronie internetowej www.e-deklaracje.gov.pl zamieściło również instrukcję wypełniania tego wniosku, w której szczegółowo wyjaśnia jakie informacje należy podać w poszczególnych polach formularza.