Impreza z okazji jubileuszu firmy dla pracowników i kontrahentów

Z okazji 10-lecia działalności firmy zorganizowaliśmy bal integracyjny dla pracowników, a także przedstawicieli odbiorców oraz osób towarzyszących. Na organizację uroczystości poniesiono wydatki m.in. na: wynajem hali magazynowej, ochronę, wynajem sali konferencyjnej w hotelu/restauracji w celu spotkania z przedstawicielami największego odbiorcy firmy, obsługę techniczną, koncert zespołu, zaproszenia. Wydatki sfinansowano ze środków obrotowych firmy. Celem imprezy było zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, budowanie zespołu, polepszenie atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i poprawa efektywności pracy, a przez to zwiększenie przychodów firmy. Udział kontrahentów w imprezie miał na celu umocnienie relacji biznesowych z grupą największych odbiorców. Czy wydatki na organizację imprezy można uznać za koszty podatkowe?

"(...) o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu.

(...) Na gruncie rozpatrywanej sprawy istotne jest rozróżnienie nakładów ukierunkowanych na reprezentowanie firmy (reprezentacja) od wydatków mających na celu zachęcanie kontrahentów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania towarów lub usług danej firmy (reklama), bowiem wydatki poniesione na reklamę, jako niewymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w pełnej wysokości mogą stanowić koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że wydatki te spełniają kryteria określone w art. 22 ust. 1 tej ustawy, natomiast wydatki o charakterze reprezentacyjnym wyłączone zostały z kosztów podatkowych mocą art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Za wydatki na reprezentację należy uznać te wydatki, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. 

(...) Dokonując zatem oceny charakteru wydatków związanych z organizacją uroczystości jubileuszowej i możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, stwierdzić należy, że w części dotyczącej udziału kontrahentów, wydatki te należy uznać za koszty reprezentacyjne, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jak bowiem wynika z opisu stanu faktycznego, bal zorganizowano m.in. dla »...przedstawicieli odbiorców«. Ponadto Wnioskodawca wskazał, że »...poprzez udział kontrahentów w imprezie (...) zamierzał umocnić relacje biznesowe z grupą największych odbiorców«. 

Działania Wnioskodawcy skierowane były zatem do wąskiego, wyselekcjonowanego grona kontrahentów i miały na celu wykreowanie pozytywnych relacji z odbiorcami, co jednoznacznie wskazuje na reprezentacyjny charakter tych wydatków.

Niezależnie zatem od związku opisanych wydatków z przychodami, ze względu na to, że wydatki, które poniesione zostaną w związku z organizacją jubileuszu - w części związanej z udziałem w balu przedstawicieli odbiorców - mają charakter reprezentacyjny, nie mogą one stanowić kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy (...).

Odnosząc się natomiast do wydatków związanych z organizacją uroczystości jubileuszowej poniesionych na rzecz pracowników, należy stwierdzić, że stanowią one koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy (...). Należy bowiem zauważyć, że kosztami podatkowymi - co do zasady - są tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych, spotkań okolicznościowych z okazji świąt lub innych ważnych wydarzeń itp. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy. W każdej sytuacji należy jednak ustalić, jaki jest cel takiego spotkania. Skoro opisane we wniosku spotkanie miało na celu zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, budowanie zespołu, poprawę atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy, a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika, to wówczas wydatki poniesione na zorganizowanie imprezy integracyjnej - w części dotyczącej pracowników - spełniają warunki, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów. (...)".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 27 lutego 2017 r., nr 0461-ITPB1.4511.11.2017.1.PSZ)