Odzież służbowa pracowników oznaczona logo

Spółka prowadzi działalność handlową, której przedmiotem jest m.in. sprzedaż odzieży oznaczonej firmowym logo. Pracownikom zatrudnionym w placówkach handlowych zamierza zamówić stroje służbowe z takim logo. W ten sposób chce promować swój znak handlowy. Odzież ta będzie noszona tylko w czasie pracy. Czy wydatki na jej zakup spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, czy też są to koszty reprezentacji wykluczone przez ustawodawcę z kosztów podatkowych?

Wydatki na zakup odzieży służbowej oznaczonej firmowym logo, pozbawionej cech odzieży o charakterze osobistym, są kosztami uzyskania przychodów.

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof i art. 16 ust. 1 updop. W katalogu wydatków wykluczonych z kosztów podatkowych, w art. 23 ust. 1 pkt 23 updof i art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, ustawodawca wymienił koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wydatków na zapewnienie pracownikom sklepu odzieży służbowej opatrzonej firmowym logo nie należy jednak postrzegać jako kosztów reprezentacji. Reprezentacja, zgodnie z powszechnie przyjętym poglądem, to działania polegające na wykreowaniu pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Firmowe logo nie mieści się w jej ramach.

Odzież z logo noszona przez pracowników stanowi swoisty nośnik o charakterze marketingowym wpisany w ogólne działania reklamowe firmy. Tego rodzaju "zabiegi" w sposób bezpośredni przyczyniają się do zindywidualizowania firmy oraz utrwalenia jej marki.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 5 marca 2015 r., nr IPPB5/423-1262/14-3/KS zgodził się z wnioskodawcą, że: "(...) używanie przez (...) pracowników mających bezpośredni kontakt z klientami odzieży służbowej pełni rolę reklamową, a nie reprezentacyjną. Funkcja reklamowa strojów służbowych, w zależności od kolekcji, przejawia się w różny sposób, niemniej jednak w każdym przypadku spełniona jest główna cecha reklamy, a mianowicie poszerzanie wiedzy o towarach Spółki, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do ich zakupu. Jak wskazano w stanie faktycznym:

• gdy odzież służbowa opatrywana jest logo Spółki, wówczas służy rozpowszechnianiu i utrwalaniu znajomości marki Spółki,
   
• gdy odzież służbowa pochodzi z aktualnej kolekcji Spółki będącej w sprzedaży, stanowi bezpośredni nośnik reklamowy tej kolekcji,
   
• w pozostałych przypadkach również służy zwiększeniu rozpoznawalności marki Spółki przed klientami i potencjalnymi klientami Wnioskodawcy poprzez odpowiedni dobór walorów i kompozycji kolorystycznej, ściśle powiązanych z kolorystyką logo Spółki lub kolorystyką aktualnej kolekcji lub też kolorystyką/tematem przewodnim kampanii reklamowej danej kolekcji.

Powyższe działania niewątpliwie zachęcają klientów do nabycia towarów Spółki, a przez to wpływają na zwiększenie sprzedaży.

Należy również podkreślić, że odzież służbowa, w którą wyposażeni są pracownicy, nie ma charakteru odzieży osobistej, ustalone przez Spółkę zasady wyposażania pracowników w jednolitą odzież służbową, reguły jej użytkowania i zwrotu, a w szczególności, zakaz jej używania poza miejscem pracy powodują, że jest to odzież służąca jedynie celom związanym z działalnością operacyjną Spółki".

Zatem w opisanym przypadku wydatki na zakup odzieży służbowej oznaczonej firmowym logo są kosztami poniesionymi w związku z reklamą firmy i jej marki. Wobec tego mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Należy jednak podkreślić, że kwalifikacji danego wydatku do kosztów podatkowych, w tym związanego z reklamą firmy czy jej produktów, trzeba zawsze dokonywać w kontekście zaistniałego stanu faktycznego.

NSA w wyroku z 2 marca 2016 r., sygn. akt II FSK 3620/13 rozpatrzył skargę kasacyjną wniesioną przez spółkę, w następującym stanie faktycznym. Spółka zajmuje się sprzedażą odzieży i akcesoriów. W celu reklamy firmy wdrożyła procedurę, zgodnie z którą pracownikom kadry menedżerskiej oraz biurowym będą udostępnione ubrania z aktualnej kolekcji. Nie różnią się one od tych sprzedawanych w sklepach klientom - nie zawierają charakterystycznych cech, takich jak naszywki, odmienny kolor, napisy reklamowe. Są one jednak oznaczone logo spółki umieszczonym na metce produktu. Ubrania będą udostępniane pracownikom na okres wyposażenia w strój służbowy trwający około 6 miesięcy (jest on ściśle związany z okresem sprzedaży aktualnej kolekcji ubrań). Pracownicy będą je nosić w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, w czasie pracy. Po wycofaniu danej kolekcji i zakończeniu okresu wyposażenia w strój służbowy pracownik będzie zobowiązany do zwrotu ubrań, mając jednak możliwość odkupienia stroju. Spółka uważa, że w zaistniałej sytuacji ma prawo zaliczyć wartość wydatków poniesionych na zakup strojów służbowych do kosztów uzyskania przychodu. Z tym stanowiskiem nie zgodził się organ interpretacyjny, wojewódzki sąd administracyjny ani NSA.

W ocenie NSA sporne stroje nie mają charakteru reklamowego. Logo zostało umieszczone w niewidocznym dla potencjalnego klienta miejscu, tj. na metce, która jest mała i niewidoczna. Poza tym, ubrania z najnowszej kolekcji nie są nigdzie reklamowane, nie mogą więc kojarzyć się z marką spółki, a tym samym wpływać na jej przychody. Sam fakt wyposażenia w te ubrania pracowników nie spowoduje, że utracą one charakter odzieży osobistej. W rezultacie wydatków na zakup takich ubrań nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.