Postępowanie podatkowe przed urzędem skarbowym

Materiał dowodowy

Urząd skarbowy, prowadząc postępowanie podatkowe, ma obowiązek ustalić wszystkie fakty i okoliczności niezbędne do rozstrzygnięcia sprawy. Rozstrzygnięcie ma formę decyzji.

Podstawę decyzji stanowi rzetelny i kompletny materiał dowodowy. Katalog dowodów jest otwarty. Dowodem w sprawie podatkowej może być wszystko, co przyczyni się do jej wyjaśnienia, o ile nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami są w szczególności: księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe, inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zebrane w postępowaniu karnym albo karnym skarbowym. Fakty powszechnie znane oraz fakty znane organowi podatkowemu z urzędu nie wymagają dowodu. Fakty znane organowi podatkowemu z urzędu należy jednak zakomunikować podatnikowi. Dowody podlegają swobodnej ocenie. Urzędnicy powinni skonfrontować je ze sobą, a całość ocenić zgodnie z zasadami wiedzy, logiki i doświadczenia życiowego.

Aktywność w zakresie gromadzenia materiału potrzebnego do wydania rozstrzygnięcia nie jest zarezerwowana dla urzędników. Podatnik również może występować o przeprowadzenie dowodów. Taką inicjatywę powinien wykazywać przede wszystkim w wyjaśnianiu okoliczności, z których może wywieść korzystne dla siebie skutki. We wniosku dowodowym należy wskazać, jaki dowód ma być przeprowadzony (np. przesłuchanie świadka) i dlaczego (np. w celu potwierdzenia dokonania określonej czynności). Urzędnicy nie mają jednak obowiązku przeprowadzać wszystkich dowodów zgłaszanych przez podatnika. Wniosek podatnika powinien być uwzględniony, jeżeli przedmiotem dowodu są okoliczności mające znaczenie dla sprawy, a okoliczności te nie są stwierdzone wystarczająco innym dowodem.

Szacowanie podstawy

Kwota podatku może być wymierzona w oparciu o podstawę opodatkowania określoną w drodze oszacowania. Takie rozwiązanie jest dopuszczalne w trzech przypadkach. Po pierwsze, jeżeli podatnik nie ma ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do określenia podstawy opodatkowania. Po drugie, gdy dane wynikające z ksiąg nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Po trzecie, gdy podatnik naruszy warunki uprawniające do korzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania.

Urzędnicy odstępują jednak od tej metody, jeżeli podatnik nie ma ksiąg podatkowych, ale zebrane dowody pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Szacowania uniknie się także wtedy, gdy księgi są co prawda nierzetelne, ale dane z nich wynikające, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania podatkowego, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.

Podstawa opodatkowania wyliczona w drodze oszacowania powinna być określona w wysokości maksymalnie zbliżonej do rzeczywistej. Podstawowe metody to: porównawcza zewnętrzna, porównawcza wewnętrzna, remanentowa, produkcyjna, kosztowa oraz udziału dochodu w obrocie (więcej w ramce). Jeżeli podstawa opodatkowania została określona w drodze oszacowania, a podatnik jest zobowiązany do wpłaty zaliczek na podatek, organ podatkowy określa wysokość zaliczek za okres, za który podstawa opodatkowania została oszacowana, proporcjonalnie do wysokości zobowiązania podatkowego za cały rok podatkowy lub inny okres rozliczeniowy.

Decyzja podatkowa

Postępowanie podatkowe prowadzone przez urząd skarbowy kończy się decyzją (chyba że przepisy Ordynacji podatkowej stanowią inaczej). Decyzja rozstrzyga sprawę co do istoty albo w inny sposób kończy postępowanie. Urząd skarbowy, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili doręczenia stronie. Wyjątek stanowią decyzje o umorzeniu z urzędu zaległości podatkowej. Takie rozstrzygnięcia wiążą organ podatkowy od chwili ich wydania.

Decyzja urzędu skarbowego zawiera takie elementy, jak: oznaczenie organu podatkowego, datę wydania, oznaczenie strony postępowania podatkowego, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem jej imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego, a w przypadku decyzji wydanej w formie dokumentu elektronicznego - kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Uzasadnienie faktyczne decyzji sprowadza się do wskazania faktów, które urząd skarbowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Uzasadnienie prawne natomiast to wyjaśnienie podstawy prawnej rozstrzygnięcia z przytoczeniem przepisów prawa. Urząd skarbowy może odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie podatnika. Nie dotyczy to decyzji przyznających ulgę w zapłacie podatku. W decyzji nakładającej na podatnika obowiązek podlegający wykonaniu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji musi znaleźć się pouczenie o odpowiedzialności karnej za usunięcie, ukrycie, zbycie, darowanie, zniszczenie, rzeczywiste lub pozorne obciążenie albo uszkodzenie składników majątku strony, mające na celu udaremnienie zabezpieczenia lub egzekucji obowiązku wynikającego z tej decyzji.

Decyzja może być uzupełniona lub sprostowana. Podatnik może w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji zażądać jej uzupełnienia co do rozstrzygnięcia lub co do prawa wniesienia odwołania albo sprostowania zamieszczonego w tej kwestii pouczenia. Urząd skarbowy może z urzędu, w każdym czasie, uzupełnić albo sprostować decyzję we wspomnianym zakresie. Uzupełnienie lub sprostowanie następuje w formie decyzji. W przypadku wydania decyzji o uzupełnieniu lub sprostowaniu termin do wniesienia odwołania biegnie od dnia doręczenia tej decyzji.

Urząd skarbowy może także, z urzędu lub na żądanie podatnika, prostować błędy rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanej przez siebie decyzji. Dokonuje tego w formie postanowienia. Błąd rachunkowy to pomyłka w działaniu matematycznym. Oczywistą omyłką mogą być natomiast drobne błędy pisarskie, przeoczenia, zły dobór słów. W tym trybie nie wolno zmieniać wyliczeń zawartych w dowodach czy ustaleń faktycznych przyjętych jako przesłanki rozstrzygnięcia (por. wyrok NSA z dnia 14 marca 2017 r., sygn. akt II FSK 426/15).

Podatnik oraz organ egzekucyjny mają ponadto prawo zwrócić się do urzędu skarbowego, który wydał decyzję, o wyjaśnienie wątpliwości co do jej treści. Wątpliwości są rozstrzygane w drodze postanowienia. Przysługuje na nie zażalenie. O konieczności wyjaśnienia wątpliwości co do treści decyzji można mówić wówczas, gdy treść jest sformułowana w sposób niejasny, budzący wątpliwości co do istoty rozstrzygnięcia, powodujący trudności w ustaleniu zakresu obowiązku lub uprawnienia (por. wyrok NSA z dnia 29 września 2016 r., sygn. akt II FSK 3542/15).