Rozliczenie podatkowe należności pracownika z tytułu podróży służbowej

Zatrudnieni przez naszą firmę regionalni kierownicy sprzedaży odbywają krajowe podróże służbowe. Rozważamy ustalenie w regulaminie wynagradzania diet za dobę podróży w wysokości 50 zł lub dokonywanie zwrotu wydatków poniesionych na wyżywienie według przedłożonych rachunków. Czy takie świadczenia będą podlegały zwolnieniu od podatku?

Pracownicze należności za podróże służbowe na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof objęte są zwolnieniem od podatku dochodowego od osób fizycznych. Korzystają z niego do wysokości należności przysługujących z tytułu podróży służbowych - krajowych i zagranicznych - pracownikom tzw. budżetówki.

Przepisem regulującym wysokość tych świadczeń jest rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), Przewiduje ono zwrot kosztów wyżywienia w formie diety, która dla podróży krajowych wynosi obecnie 30 zł. W konsekwencji jeżeli wypłaty z tytułu poniesionych przez pracownika kosztów wyżywienia, czy to w postaci podwyższonej diety, czy też zwrotu rzeczywistych wydatków, przekraczają określoną przez przepisy rozporządzenia wysokość diety, to nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu (co potwierdzają w swoich rozstrzygnięciach organy podatkowe oraz sądy administracyjne) i oskładkowaniu. Stanowi ona przychód ze stosunku pracy w miesiącu otrzymania lub postawienia do dyspozycji pracownika (przykład).

Firma wypłaca swoim pracownikom ryczałty za noclegi w krajowych podróżach służbowych. Czy jeśli będzie im zwracać rzeczywiste koszty na podstawie przedłożonych faktur, to cała wartość takiego zwrotu będzie u pracownika korzystała ze zwolnienia od podatku?

Na podstawie § 8 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej aktualnie za nocleg w hotelu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej niż 600 zł za jedną dobę hotelową.

Aktualny tekst rozporządzenia w sprawie podróży służbowej dostępny jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wspomniany limit. Ponieważ przepisy nie definiują pojęcia "uzasadnione przypadki", należy przyjąć, że to w gestii pracodawcy leży rozstrzygnięcie czy wystąpiły takie okoliczności. Jeśli oceni, że miały one miejsce i zwróci pracownikowi poniesione z tego tytułu wydatki potwierdzone rachunkiem, to wypłacona kwota w całości korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Firma zatrudnia pracownika, który wykorzystuje służbowy samochód osobowy wyłącznie do odbycia podróży służbowych oraz jazd lokalnych. Samochód ten firma użytkuje dla celów prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie umowy leasingu operacyjnego. Ponosi przy tym wszystkie koszty związane z jego eksploatacją. Czy w zaprezentowanej sytuacji z tytułu użytkowania służbowego samochodu po stronie pracownika należy rozpoznać przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym?

NIE. Zgodnie z uregulowaniami wynikającymi z art. 12 ust. 2a-2c ustawy o pdof przychód pracowniczy z tytułu użytkowania służbowego samochodu powstaje wyłącznie wówczas, gdy samochód ten jest przez pracownika wykorzystywany do jego prywatnych celów. Wysokość takiego przychodu ustalana jest w formie kwotowego ryczałtu. Wynosi on 250 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 cm³, natomiast dla aut o pojemności silnika powyżej 1.600 cm³ - 400 zł. Wskazany sposób ustalania przychodu pracowniczego z tzw. ryczałtu samochodowego stosuje się bez względu na to, czy auto jest wykorzystywane do celów prywatnych pracownika systematycznie, czy też okazjonalnie.

Natomiast w sytuacji, gdy pracownik użytkuje służbowe auto do celów prywatnych tylko przez część miesiąca, wartość uzyskanego w ten sposób świadczenia jest ustalana za każdy dzień - w wysokości 1/30 wskazanych kwot (art. 12 ust. 2a-2b ustawy o pdof). Z kolei gdy użytkowanie to jest częściowo odpłatne, wówczas wysokość pracowniczego przychodu wyznacza różnica pomiędzy wartością miesięcznego ryczałtu (tj. 250 zł lub 400 zł) i ponoszoną odpłatnością (art. 12 ust. 2c ustawy o pdof).

Ponieważ z opisanego stanu faktycznego wynika, że pracownik wykorzystuje auto firmowe wyłącznie do celów służbowych, to w takim przypadku nie ma podstaw do naliczania z tytułu tego używania przychodu podatkowego. Takie wykorzystywanie firmowego auta odbywa się bowiem w interesie pracodawcy, a pracownik nie uzyskuje z tego tytułu żadnych korzyści majątkowych.

Pracownik korzystający ze służbowego auta uzyskuje przychód tylko w sytuacji, gdy używa go do celów prywatnych.