Uzyskanie statusu podatnika VAT UE i weryfikacja numeru VAT zagranicznego podatnika

Podatnicy, którzy zamierzają dokonywać transakcji z podmiotami z państw Unii Europejskiej mają obowiązek zarejestrowania się dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Fakt, iż podatnik nie będzie dokonywał regularnie nabyć wewnątrzwspólnotowych, lecz będzie to jednorazowa transakcja, nie jest przesłanką do zwolnienia z obowiązku rejestracji jako podatnika VAT UE.

Wszyscy podatnicy, którzy dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych mają obowiązek dokonania stosownej rejestracji i posługiwania się numerem VAT UE. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z dyrektywy w sprawie VAT.

Art. 214 dyrektywy stanowi bowiem, iż państwa członkowskie mają zapewnić, aby wszyscy podatnicy dokonujący na terytorium danego państwa dostaw towarów lub świadczenia usług, podatnicy lub osoby prawne niebędące podatnikami dokonujący wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów podlegających opodatkowaniu, a także podatnicy prowadzący działalność w innym państwie członkowskim, którzy na terenie danego państwa dokonują WNT, byli zidentyfikowani za pomocą indywidualnego numeru.

Pojęcie indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT zostało zdefiniowane w art. 215 dyrektywy i zgodnie z tym przepisem jest to numer zawierający prefiks zgodny z kodem ISO - 3166 alpha 2 umożliwiający identyfikację państwa członkowskiego, które go nadało.

Rejestracji dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych dokonuje się na formularzu VAT-R, zaznaczając w nim stosowne rubryki.

Po złożeniu zawiadomienia o zamiarze dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podmiot, który dokonał zgłoszenia, jako podatnika VAT UE potwierdzając ten fakt na formularzu VAT-5UE.

Formularz VAT-R dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl

Podatnicy oraz osoby prawne niebędące podatnikami mogą wybrać opodatkowanie WNT poprzez podanie dokonującemu dostawy towarów numeru VAT UE lub złożenie zawiadomienia naczelnikowi urzędu skarbowego o wyborze opodatkowania.

Jeżeli mamy do czynienia z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi, warto również zwrócić uwagę na to, czy unijny kontrahent jest czynnym podatnikiem podatku od wartości dodanej, zidentyfikowanym na potrzeby takiej transakcji w jednym z krajów UE.

Jeśli podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT UE zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, zobowiązany jest do pisemnego zgłoszenia tego faktu w terminie 15 dni od jego zaistnienia. Zgłoszenie to staje się podstawą do wykreślenia podatnika z rejestru podatników VAT UE. Zgodnie natomiast z art. 97 ust. 15 ustawy o VAT, wykreślenie takie może nastąpić również z urzędu, jeśli podatnik przez trzy kolejne miesiące lub kwartał nie złoży deklaracji podatkowej, wówczas naczelnik urzędu skarbowego o powyższym powiadamia podatnika. Wykreśleniu podlega także podatnik, który przez 3 kolejne miesiące nie składał informacji VAT-UE pomimo istnienia takiego obowiązku.

Weryfikacja statusu podatkowego zagranicznych kontrahentów ma ogromne znaczenie dla polskich podatników dokonujących transakcji w ramach obrotu z zagranicą. Status podatkowy uczestniczących w dostawie podmiotów decyduje o miejscu opodatkowania większości usług i wysokości stawki VAT. O tym, w jaki sposób należy dokonać weryfikacji zagranicznego kontrahenta mówią nam przepisy unijnego rozporządzenia wykonawczego.

Zgodnie z art. 18 tego rozporządzenia usługobiorca prowadzący działalność na terytorium Wspólnoty ma status podatnika, jeśli:

• przekazał swój numer identyfikacyjny VAT a usługodawca dokonał jego weryfikacji a także nazwiska/nazwy i adresu przypisanych temu numerowi,
   
• usługobiorca nie ma jeszcze nadanego NIP, ale złożył już stosowny wniosek, a usługodawca uzyska dowolny dowód potwierdzający, że faktycznie jest on podatnikiem lub osobą prawną niebędącą podatnikiem, która ma obowiązek rejestracji dla celów VAT; usługodawca powinien dokonać weryfikacji otrzymanych danych za pomocą zwykłych, handlowych środków bezpieczeństwa (kontrola tożsamości lub płatności).

Podatnicy, którzy chcieliby potwierdzić, że kontrahent jest podmiotem zarejestrowanym jako podatnik VAT UE, powinni złożyć wniosek o potwierdzenie zidentyfikowania określonego podmiotu dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych w danym państwie członkowskim.

W tym celu powstał system VIES (VAT Information Exchange System). Jest to system informatyczny, który pozwala na wymianę informacji pomiędzy państwami członkowskimi o transakcjach wewnątrzwspólnotowych oraz podatnikach VAT.

Funkcjonowanie systemu informacji VIES w Unii Europejskiej reguluje rozporządzenie Rady (UE) nr 904/2010 z dnia 7 października 2010 r. w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej. Rozporządzenie to obowiązuje polską administrację podatkową w sposób bezpośredni, tj. bez potrzeby wprowadzania odrębnych przepisów do prawa krajowego.

Prawidłowe funkcjonowanie wspólnotowego systemu opodatkowania wymaga, aby każde państwo członkowskie udostępniało innym państwom UE swoją krajową bazę podatników zarejestrowanych dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego, zawierającą dane wszystkich podmiotów, którym nadano numer VAT. W bazie tej umieszczone są następujące informacje na temat każdego podatnika:

1) indywidualny numer identyfikacyjny VAT,

2) imię i nazwisko lub nazwa podatnika,

3) adres przedsiębiorstwa: chodzi o adres, zgodnie z którym przedsiębiorstwo przypisane jest do odpowiedniego urzędu skarbowego,

4) data przyznania NIP,

5) data wygaśnięcia NIP.

W polskich przepisach wymianę informacji reguluje:

• art. 97 ust. 17-18, 20 ustawy o VAT,
   
• rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie potwierdzania zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (Dz. U. z 2013 r. poz. 1662).

Potwierdzanie numerów identyfikacyjnych przydzielonych podatnikom VAT odbywa się za pośrednictwem jednostek administracyjnych (np. urzędów skarbowych) kraju, z którego pochodzi podatnik zwracający się o weryfikację takiego numeru (telefonicznie, pocztą elektroniczną lub faksem), w niektórych krajach także w systemie on-line.

Na podstawie rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 27 lutego 2017 r. w sprawie wyznaczenia jednostki organizacyjnej, do celów dokonywania potwierdzenia zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju oraz informowania o braku takiego potwierdzenia (Dz. U. poz. 434) jednostką, która pełni tę funkcję jest Izba Administracji Skarbowej w Poznaniu.