Zapewnienie pracownikowi posiłku o wartości przekraczającej dietę a zwolnienie z podatku

"(...) Spółka zamierza sporządzić regulamin wewnętrzny, w ramach którego pracownicy odbywający podróże służbowe (tak zagraniczne, jak i krajowe) uzyskają umocowanie do tego, aby odbywając podróże nabywali w imieniu i na rzecz skarżącej posiłki lub korzystali z posiłków nabytych przez nią w inny sposób (...). Stosując takie rozwiązanie skarżąca przyjmować będzie, że jako pracodawca zapewniła pracownikom wyżywienie (odpowiednio całodzienne wyżywienie), co wyeliminuje obowiązek wypłaty diety lub odpowiedniej części diety (...). (...) Spółka wskazała, że stosując takie rozwiązanie w sposób generalny wymagała będzie (co będzie zapisane w stosownym regulaminie) od pracowników, aby zakupy były potwierdzane fakturami, rachunkami lub innymi dokumentami wystawionymi "na Spółkę". W wyjątkowych przypadkach potwierdzeniem poniesienia wydatku będą mogły być inne dowody, jak np. paragony, pokwitowania, a nawet oświadczenie pracownika zaakceptowane przez jego przełożonego. (...)

W związku z powyższym spółka zapytała, czy zapewniając pracownikom posiłki o wartości wyższej niż kwota diety, spółka jako płatnik musi pobrać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zdaniem spółki, w przypadku gdy pracodawca zapewni pracownikom wyżywienie o wartości wyższej niż diety przewidziane w przepisach wykonawczych, nie ma obowiązku pobrania z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowych od osób fizycznych.

(...) W ocenie Spółki, skoro posiłki (też usługi gastronomiczne), z których w takich sytuacjach korzystać będą pracownicy, służyć mają jedynie prawidłowemu wykonywaniu obowiązków zleconych im przez spółkę, ich otrzymanie nie spowoduje przysporzenia (wzbogacenia pracowników), które skutkowałoby powstaniem przychodu uwzględnianego następnie przy definiowaniu dochodu do opodatkowania. Zatem wartość otrzymanego w miejsce diety wyżywienia nie podlega u pracowników opodatkowaniu, a co za tym idzie spółka nie pobiera od niego zaliczek na podatek dochodowy.

Minister Finansów (...) uznał stanowisko skarżącej za nieprawidłowe.

(...) Wojewódzki Sąd Administracyjny stwierdził, że nabywanie w imieniu i na rzecz spółki przez pracownika posiłków, będzie formą wykonania obowiązku pracodawcy, wynikającego z prawa pracy (...). (...) Opisane przez spółkę wykonanie obowiązków pracodawcy nie będzie więc skutkowało żadnym trwałym, definitywnym przysporzeniem majątkowym pracownika, nie znajdzie więc zastosowania art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f. W ocenie Sądu to, że wartość tych posiłków będzie przekraczać limity określone w przepisach dotyczących diet, nie ma żadnego znaczenia prawnego, gdyż nie mamy tu do czynienia z dietą, a prawem pracodawcy jest określić górną wartość przekazywanego pracownikowi posiłku ponad te limity.

(...) Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

(...) zauważyć należy, iż zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) u.p.d.o.f., wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

(...) Ze wskazanego przez spółkę stanu faktycznego wynika, iż pracownik będzie w imieniu pracodawcy nabywał posiłki. Nie zmienia to w ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego faktu, jak słusznie zauważył Minister Finansów w swojej interpretacji, iż ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) u.p.d.o.f. korzysta wyłącznie wartość tej części otrzymanych przez pracownika świadczeń na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży (bez względu na formę tego świadczenia), która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej, czyli w przypadku podróży krajowej 30 zł za dobę podróży. Rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diety na rzecz zapewnienia bezpłatnego i pełnego wyżywienia nie oznacza, że w takiej sytuacji zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) u.p.d.o.f. nie określa limitu dla należności związanych z wyżywieniem pracownika podczas podróży służbowej. Jak wskazano bowiem (...) przepisy w art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f. wprost wskazują, że zwolnienie stosuje się do wysokości diet określonych we właściwych przepisach.

Innymi słowy, w zakresie zwrotu kosztów wyżywienia za czas podróży służbowej wolna od podatku dochodowego jest tylko równowartość diety określonej w przepisach dotyczących podróży służbowych. (...)"

(wyrok NSA z 5 października 2016 r., sygn. akt II FSK 2521/14)

Od redakcji:

Stanowisko NSA, zgodnie z którym zwrot (sfinansowanie) pracownikowi kosztów wyżywienia ponad limit diety podlega opodatkowaniu, sąd ten zaprezentował także w wyrokach z 11 września 2015 r., sygn. akt II FSK 1516/13 i z 5 kwietnia 2016 r., sygn. akt II FSK 416/14. Pisaliśmy o tym w ppkt 1.3. rozdz. I niniejszego opracowania.