Wydatki związane z podróżą służbową przedsiębiorcy

Zasadniczo nie ma przeszkód, aby wydatki ponoszone w związku z podróżą służbową przedsiębiorcy stanowiły koszty uzyskania przychodów w jego firmie. Wydatki te będą mogły zostać uznane za koszty podatkowe, jeśli - zgodnie z zasadami ogólnymi - celem ich poniesienia było osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, czyli - w uproszczeniu mówiąc - jeżeli celem podróży służbowej były sprawy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatki te muszą być także racjonalne i ekonomicznie uzasadnione oraz muszą być właściwie udokumentowane. Ponadto nie mogą być one wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 ustawy o PDOF.

Wyżywienie/diety przedsiębiorcy

Przedsiębiorca, który w trakcie podróży służbowej poniósł wydatki na swoje wyżywienie, wydatków tych nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Służą one bowiem zaspokajaniu jego osobistych potrzeb. Przedsiębiorca spożywałby posiłki, niezależnie od tego, gdzie by przebywał.

Kosztem podatkowym mogą być natomiast diety z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy, z uwzględnieniem jednak regulacji zawartych w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PDOF. Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowej. W rozporządzeniu tym podano m.in., że dieta w podróży krajowej obecnie wynosi 30 zł za dobę podróży. Z kolei w przypadku podróży zagranicznej, wysokość diety uzależniona jest od państwa docelowego podróży. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach określona została w załączniku do ww. rozporządzenia.

Podsumowując:

Przedsiębiorca odbywający podróż służbową, nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej wydatków faktycznie poniesionych na swoje wyżywienie. Może on natomiast ująć w kosztach podatkowych wartość diet z tytułu podróży służbowej, do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej.

Nocleg w podróży służbowej

Przedsiębiorca, który w trakcie podróży służbowej poniósł wydatki na nocleg (np. w hotelu, motelu), może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w całej, faktycznie poniesionej wysokości. Wydatki te muszą być jednak właściwie udokumentowane, np. fakturą, rachunkiem.

Przedsiębiorca nie może natomiast ująć w kosztach podatkowych ryczałtu za nocleg, który przysługuje pracownikom.

Koszty dojazdów i przejazdów

Jeśli w trakcie podróży służbowej przedsiębiorca ponosi koszty przejazdu/dojazdu np. pociągiem, autobusem, taksówką, środkami komunikacji miejskiej, przelotu samolotem, to mogą one zostać zaliczone do kosztów podatkowych w wysokości faktycznie poniesionej, jeśli zostaną właściwie udokumentowane, np. fakturami, rachunkami, biletami. Kosztem podatkowym nie będzie natomiast ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej, z podobnych względów jak ryczałt za nocleg.

Gdy przedsiębiorca wyjeżdża w podróż służbową samochodem wprowadzonym do ewidencji środków trwałych, wówczas wydatki związane z używaniem samochodu w tym czasie - oczywiście dla celów służbowych - mogą zostać w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Chodzi tu o takie wydatki jak np. zakup paliwa, opłaty za parkingi, za przejazdy płatną autostradą, naprawy, itd.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca odbywa podróż służbową samochodem osobowym, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych (np. swoim prywatnym samochodem), to wydatki związane z używaniem tego pojazdu podczas podróży służbowej ujmie w kosztach uzyskania przychodów z uwzględnieniem limitu tzw. kilometrówki, czyli kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, podatnik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (zob. art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PDOF). Brak takiej ewidencji powoduje, że wydatki związane z używaniem ww. samochodu nie mogą być zakwalifikowane do kosztów podatkowych.

Powyższe ograniczenie nie dotyczy samochodu osobowego używanego przez przedsiębiorcę w ramach umowy leasingu (zob. art. 23 ust. 3b ustawy o PDOF) oraz samochodów innych niż osobowe.

Dla porządku wspomnieć należy, że przedsiębiorca, który dla celów podróży związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą korzysta z samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych i w trakcie tych podróży ponosi opłaty za przejazd autostradami, a także opłaty za parkingi, wydatki te może rozliczać wyłącznie w ramach limitu wynikającego z tzw. kilometrówki (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PDOF). Taki pogląd prezentują nie tylko organy podatkowe, lecz również sądy administracyjne.

Należy również dodać, że w sytuacji gdy przedsiębiorca użytkując samochód osobowy (niewprowadzony do ewidencji środków trwałych) zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, nie ma prawa do odliczenia całej kwoty VAT od wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem tego samochodu, wówczas - naszym zdaniem - w kilometrówce powinien ujmować wydatki w kwocie netto wykazanej na fakturze, powiększonej o VAT niepodlegający odliczeniu.

Inne wydatki

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów także inne wydatki związane z wyjazdem służbowym - np. opłaty za wstęp na targi związane z działalnością przedsiębiorcy, potwierdzone biletami wstępu, fakturami, rachunkami.