Opłaty za parkingi/przejazdy autostradą ponoszone podczas podróży służbowej odbywanej prywatnym samochodem pracownika

Zwrot opłat za parkingi/przejazdy autostradą a przychód pracownika

Zasadniczo wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, jakie pracownik uzyskuje od pracodawcy, stanowią dla tego pracownika przychód ze stosunku pracy. Otrzymując zatem zwrot opłat za parkingi, przejazdy autostradą prywatnym samochodem w podróży służbowej, pracownik uzyskuje przychód. Wolne od podatku dochodowego są jednak diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PDOF).

Gdy pracownik odbywa podróż służbową prywatnym samochodem (za zgodą pracodawcy), wówczas przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. "kilometrówki" (tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.).

Jeżeli pracownik poniósł w czasie podróży (krajowej lub zagranicznej) inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, to przysługuje mu zwrot tych wydatków, w udokumentowanej wysokości. Obejmują one: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (zob. § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).

W świetle powyższego, jeśli pracownikowi, odbywającemu podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, pracodawca zwróci poniesione przez niego m.in. opłaty za przejazdy autostradami, parkingi, to zwrot tych wydatków będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego. Tego rodzaju wydatki zwracane są bowiem pracownikowi zgodnie z rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.

Podobnie uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 17 października 2016 r., nr ITPB2/4511-656/16-1/BK:

"(...) zwrot pracownikom przebywającym w podróży służbowej dodatkowych kosztów poniesionych przez nich za opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą, stanowić będzie dla tych pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegającym zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w konsekwencji czego Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych. (...)"

Opłaty za parkingi/przejazdy autostradą a koszty uzyskania przychodów

Niewątpliwie wydatki związane z podróżą służbową pracowników mają związek z działalnością gospodarczą podatnika, a ich poniesienie ma na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Kwalifikując opłaty za przejazd autostradą do kosztów uzyskania przychodów, należy mieć jednak na uwadze, że ustawodawca wyłączył z tych kosztów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej tzw. "kilometrówkę" (czyli kwotę stanowiącą iloczyn przejechanych w celach służbowych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury). Wydatki mieszczące się w ww. limicie są kosztem podatkowym, jeśli przebieg pojazdu jest udokumentowany ewidencją przebiegu pojazdu. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) i ust. 5 ustawy o PDOP oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) i ust. 5 ustawy o PDOF.

W ustawach o podatku dochodowym brak jest definicji "wydatków z tytułu używania samochodów", co jest przedmiotem sporów między podatnikami a organami podatkowymi. Do kwestii tej odniósł się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 27 stycznia 2017 r., nr 1462-IPPB6.4510.609.2016.1.AG. Według niego:

"(...) W związku z tym, że ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia "wydatków z tytułu używania" odwołać należy się do Słownika języka polskiego, w którym przez wydatek należy rozumieć "sumę, która ma być wydana albo sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek" (...). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. (...) art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych limituje podatkowe rozliczenie wydatków z tytułu używania przez pracowników samochodów na potrzeby podatnika. Ustawodawca pojęciem "używania samochodów" objął wszelkie wydatki związane z odbywaniem podróży tym środkiem transportu. Niewątpliwie wydatkami takimi będą również opłaty za przejazd płatnymi autostradami oraz opłaty za parkowanie. (...)"

W efekcie organ podatkowy uznał, że wydatki z tytułu opłat za przejazdy autostradami oraz opłat za parkingi stanowią wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej i w związku z tym podlegają ujęciu w kosztach podatkowych w ramach limitu "kilometrówki". Taki pogląd jest powszechnie prezentowany przez organy podatkowe.

Ujęcie opłat za parkingi/przejazdy autostradą w księgach rachunkowych

Na potrzeby ustawy o rachunkowości opłaty za parkingi czy za przejazdy autostradami, ponoszone w związku z podróżami służbowymi pracowników (odbywanymi ich prywatnymi samochodami), podlegają zaliczeniu do kosztów bilansowych bez ograniczenia limitem "kilometrówki".

W przypadku podróży służbowych pracowników, dokumenty potwierdzające poniesienie przez nich opłat za przejazdy autostradami, parkingi (np. faktury, paragony, inne dokumenty), dołączane są przez pracowników do dokumentu rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownika (np. do formularza "Rozliczenie podróży służbowej") i księgowane w ramach tego rozliczenia.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej pracownika może zostać ujęte w księgach rachunkowych pracodawcy np. w następujący sposób:

Wypłata pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej (z uwzględnieniem pobranych przez niego zaliczek):