Firmowe podróże w podatku dochodowym - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 30 (1384) z dnia 13.04.2017
Rozliczenia dotyczące zaliczek na zagraniczne podróże służbowe
1) Firma wysyła pracowników w zagraniczne podróże służbowe, na które wypłaca zaliczki - zasadniczo w walutach. Część pracowników chce jednak otrzymywać zaliczki na pokrycie związanych z podróżami kosztów w złotówkach. Czy firma może takie zaliczki wypłacać? Jeżeli tak, to jaki kurs euro powinna zastosować do rozliczenia należności pracowniczych? Czy w takiej sytuacji wystąpią różnice kursowe?
Zasadniczo pracodawca na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju powinien pracownikowi wypłacić zaliczkę w walucie obcej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów, na co wskazuje § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Jeśli jednak pracownik wyrazi na to zgodę, może ją wypłacić w walucie polskiej, w wysokości będącej równowartością przysługującej mu zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 2 rozporządzenia). Kurs ten służy jednak wyłącznie do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą.
Wypłata zaliczek w złotówkach na zagraniczną podróż służbową pracownika nie generuje u pracodawcy różnic kursowych.
Gdy wypłata zaliczki następuje w złotówkach, wówczas nie powstają różnice kursowe. Wydatki walutowe związane z zagraniczną podróżą służbową pracownika rozlicza się w kosztach podatkowych przeliczając walutę na złotówki według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 ustawy o pdof i art. 15 ust. 1 ustawy o pdop). Za dzień poniesienia kosztu przyjmuje się tu dzień przedłożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży. W związku z przyjęciem różnych kursów do przeliczenia wypłacanej zaliczki i do rozliczenia kosztów podatkowych powstanie różnica, która nie będzie jednak różnicą kursową uwzględnianą w rozliczeniach podatkowych (przykład 1).
2) Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową, na poczet której otrzymał zaliczkę w euro. Na potwierdzenie wydatków poniesionych w tej walucie w trakcie podróży przedstawił kilka rachunków. W jaki sposób należy ustalić wysokość kosztów związanych z tym wyjazdem? Czy każdy z rachunków przedłożonych przez pracownika należy przeliczać oddzielnie?
Przeliczenia wyrażonych w walucie obcej wydatków związanych z zagraniczną podróżą służbową pracownika należy dokonać według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, czyli z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Co jednak istotne, nie ma potrzeby przeliczania każdego rachunku odrębnie.
Gdy zarówno koszty zagranicznej podróży służbowej pracownika, jak i zapłata za nie są wyrażone w walucie obcej, u przedsiębiorcy mogą powstać różnice kursowe (przykład 2). Różnice te powstaną, gdy wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według średniego kursu NBP jest wyższa lub niższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia. Wynika to z art. 24c ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 ustawy o pdof i art. 15a ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 ustawy o pdop.
Tabele kursów średnich Narodowego Banku Polskiego dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.
|
Przykład 1 Pracownik został wysłany w podróż służbową do Belgii. W dniu 7 marca 2017 r. pracodawca wypłacił mu, za jego zgodą w złotych, zaliczkę w równowartości 1.100 euro na poczet tej podróży, według kursu średniego NBP z dnia jej wypłacenia (4,3115 zł/euro), w kwocie 4.742,65 zł. Pracownik rozliczenie kosztów podróży na kwotę 923 euro przedłożył 16 marca 2017 r. Należność z tytułu kosztów podróży służbowej, po jej przeliczeniu na złote według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki, wyniosła 3.979,51 zł (tj. 923 euro × 4,3115 zł/euro), dlatego pracownik zwrócił niewydatkowaną kwotę zaliczki, tj. 763,14 zł. Pracodawca wyrażone w euro wydatki dotyczące zagranicznej podróży służbowej pracownika przeliczył na złote zgodnie z przepisami według średniego kursu NBP z 15 marca 2017 r. Kurs ten wyniósł 4,3208 zł, stąd obciążenie kosztów podatkowych nastąpiło w kwocie 3.988,10 zł (tj. 923 euro × 4,3208 zł/euro). Różnica między kwotą zaliczoną do kosztów podatkowych (3.988,10 zł) a kwotą wypłaconą pracownikowi (3.979,51 zł), czyli 8,59 zł, nie jest podatkową różnicą kursową.
Pracodawca wypłacił pracownikowi 6 marca 2017 r. zaliczkę w kwocie 500 euro na poczet zagranicznej podróży służbowej. Waluta ta została kupiona przez pracodawcę w banku po kursie 4,3005 zł/euro*. Po przeliczeniu na złotówki zaliczka wyniosła 2.150,25 zł (tj. 500 euro × 4,3005 zł/euro). Pracownik odbył podróż służbową i 16 marca 2017 r. przedstawił rozliczenie kosztów tej podróży, z którego wynikało, że łączne wydatki z nią związane wyniosły 480 euro. Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie 20 euro zwrócił pracodawcy. Koszty tej podróży pracodawca przeliczył po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia podróży, tj. z 15 marca 2017 r., który wyniósł 4,3208 zł/euro. Po przeliczeniu na złotówki koszty zagranicznej podróży służbowej pracownika wyniosły 2.073,98 zł (tj. 480 euro × 4,3208 zł/euro) i zostały przez pracodawcę zaliczone do kosztów podatkowych. Pracodawca ustalił dodatnią różnicę kursową w wysokości 9,74 zł tj. [480 euro × (4,3208 zł/euro - 4,3005 zł/euro)], którą zaliczył do przychodów.
|
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.PodatekDochodowy.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
z obszernym komentarzem »
Firma »
Aplikacja mobilna dla Księgowych »
Księgowego,Kadrowego,VAT »
Serwisy internetowe »
Pobierz darmową aplikację »
Posłuchaj »
Terminarz
DRUKI
Darmowe druki aktywne
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM
Forum aktywnych księgowych
| ||||||||||||
|
||||||||||||