Opłaty za autostrady i parkingi w pracowniczej delegacji

W celu usprawnienia funkcjonowania firma postanowiła, że od kwietnia 2017 r. zatrudnieni przez nią pracownicy będą korzystać w odbywaniu podróży służbowych prywatnymi autami z autostrady, zamiast z dróg lokalnych. W związku z tym firma będzie im dokonywała zwrotu udokumentowanych opłat za przejazdy autostradą. Ponadto będzie zwracała koszty opłat parkingowych. W jaki sposób zwrot tych wydatków firma powinna rozliczyć w kosztach podatkowych? Czy otrzymane przez pracownika z tego tytułu należności są wolne od podatku w pełnej wysokości, czy tylko do wysokości ustalonej w oparciu o tzw. kilometrówkę? Jak je ozusować?

Pracownicy często za zgodą pracodawcy korzystają w wykonywaniu powierzonych im obowiązków z prywatnych samochodów. Dotyczy to zwłaszcza podróży służbowych. W odniesieniu do tego typu wyjazdów organy podatkowe uznają, że zwrot pracownikom ponoszonych w nich opłat za autostrady i parkingi stanowi u pracodawcy koszt podatkowy w ramach tzw. kilometrówki, jako wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu. To z kolei oznacza, że nie może on być uwzględniany w kosztach w wysokości faktycznie poniesionej, ale do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

Ponieważ w przepisach art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof dotyczących należności za podróże służbowe ustawodawca nie zdefiniował pojęcia "wydatków z tytułu używania" samochodów, organy podatkowe dla uzasadnienia swojego stanowiska odwołują się do słownikowego znaczenia tego wyrażenia. W tym znaczeniu przez "wydatek" rozumie się "sumę, która ma być wydana" lub "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek". Z tego fiskus wywodzi, że wydatkami z tytułu używania przez pracownika w podróży służbowej samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy są wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb pracodawcy. To z kolei oznacza ograniczenie możliwości rozliczania w kosztach opłat za przejazdy autostradą limitem kilometrówki, podobnie jak wydatków na zakup paliwa, materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczeń komunikacyjnych (OC i AC pojazdu), drobnych napraw i części zamiennych oraz przeglądów technicznych.

Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi (...) z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), zwanego rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej, ponoszonych przez pracowników opłat za autostrady i parkingi nie klasyfikują do wydatków związanych z używaniem samochodu. Zgodnie z § 4 ust. 2 tego rozporządzenia traktują je jako inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową. Przywołany przepis zalicza do tej kategorii m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, za miejsca parkingowe, w przypadku odbywania podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy.

Po stronie pracownika opłaty za parkingi i płatne autostrady organy podatkowe również uznają za "inne udokumentowane wydatki", których zwrot nie został przez ustawodawcę ograniczony co do wysokości, jak i rodzaju. W konsekwencji przyjmują, w przeciwieństwie do rozstrzygnięć dotyczących kosztów pracodawcy, że po stronie pracownika zwrot omawianych opłat stanowi na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof przychód zwolniony od podatku. Przychód ten korzysta z przedmiotowego zwolnienia w pełnej poniesionej wysokości, a nie w ramach limitu kilometrów związanego z używaniem samochodu.

Z kolei podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży. Takie zwolnienie z ozusowania wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.), zwanego rozporządzeniem składkowym. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej opłaty za autostrady i parkingi stanowią niezbędne wydatki związane z podróżą służbową odbywaną samochodem niebędącym własnością pracodawcy. Stąd po stronie pracownika powstały z tego tytułu przychód ze stosunku pracy korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS.