Umowa o samofakturowanie

Warunkiem, jaki musi być spełniony - aby możliwe było wystawianie faktur przez nabywcę - jest zawarcie umowy w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika. W umowie takiej musi zostać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 28 kwietnia 2016 r., nr IBPP2/4512-84/16/IK, podkreślił, że ważne jest, aby strony transakcji potrafiły udowodnić, że porozumienie takie zostało zawarte i że sprzedawca zatwierdza poszczególne faktury według określonej przez strony zasady. Organ podkreślił, że bardzo istotne jest określenie właściwej procedury akceptacji faktur przez sprzedawcę, bowiem w sytuacji, gdy nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, to i tak dostawca nie będzie zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy.

Należy także mieć na uwadze, że przepisy ustawy o VAT nie definiują szczegółowo ww. procedury zatwierdzania faktur. W konsekwencji strony umów o samofakturowanie mają swobodę w określaniu procedury zatwierdzania faktur.

Sposoby akceptowania faktur przez dostawców (usługodawców)

Oprócz najprostszej formy zatwierdzania faktur poprzez ich pisemne akceptowanie (także przesyłane przez mail lub fax), organy podatkowe dopuszczają też tzw. "milczące zatwierdzanie faktur" przez sprzedawców (zwane też "cichym akceptem"). Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 9 grudnia 2016 r., nr 3063-ILPP1-3.4512.139.2016.1.PR, podkreślił, że wprawdzie przepisy ustawy nie wskazują, jak procedura zatwierdzania faktur ma być określona, jednak w interesie podatnika dokonującego dostawy towarów (świadczącego usługę) jest, aby procedura ta była właściwie określona i przestrzegana. Wystawienie faktury przez nabywcę towaru lub usługi wiąże się z określeniem podatku należnego w imieniu i na rzecz dostawcy/usługodawcy. Organ podatkowy uznał za prawidłowe przyjęcie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur w oparciu o mechanizm tzw. "milczącego akceptu". W opisanej przez wnioskodawcę sytuacji polegał on na tym, że jeżeli po wystawieniu przez nabywcę faktury i przesłaniu jej do akceptacji sprzedawcy nie uzyska on w określonym w umowie terminie informacji zwrotnej (np. że faktura zawiera błędy), wówczas wystawca przyjmuje, że faktura jest prawidłowa i że kontrahent (poprzez niewyrażenie sprzeciwu) zatwierdził wystawioną fakturę.

Natomiast Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 21 stycznia 2015 r., nr IBPP2/443-803/14/WN, odniósł się do sposobu zatwierdzania faktur, który polegał na zapoznaniu się przez pełnomocnika dostawcy z wystawionymi fakturami, a następnie na złożeniu podpisów na przygotowanym przez nabywcę wykazie faktur. Każda pozycja wykazu odnosiła się do konkretnej, indywidualnie oznaczonej faktury, opatrzona była osobno adnotacją o akceptacji oraz osobnym podpisem pełnomocnika. Dodatkowo, wykaz faktur zaakceptowanych przez pełnomocnika dostawcy przesłano pocztą e-mail do dostawcy. W przypadku stwierdzenia błędu w wystawionej fakturze, pełnomocnik dostawcy powiadamiał o tym nabywcę, wskazując jednocześnie informację o fakturze i rodzaju stwierdzonych błędów. Organ podatkowy uznał, że skoro obie strony zgodnie przyjmą i potwierdzą swoje intencje oraz sposób akceptacji w drodze porozumienia, to należy uznać, że przyjęta przez nie forma akceptacji poszczególnych faktur jest dopuszczalna w świetle obowiązujących przepisów ustawy o VAT.

Akceptowanie faktur przez pełnomocnika sprzedawcy

W ww. interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 21 stycznia 2015 r. organ podatkowy uznał ponadto, że akceptacji treści faktur wystawianych przez nabywcę może dokonywać pełnomocnik dostawcy. Organ zauważył bowiem, że przepisy prawa podatkowego nie zawierają wyłączenia możliwości udzielenia odrębnego pełnomocnictwa do dokonywania akceptacji faktur VAT przez pełnomocnika dostawcy towarów i usług. Należy nadmienić, że sytuacja opisana w ww. interpretacji była bardziej skomplikowana, gdyż pełnomocnik dostawcy był jednocześnie współpracownikiem nabywcy na podstawie umowy prawa cywilnego. Organ podatkowy wskazał, że pełnomocnik może być drugą stroną czynności prawnej w sytuacji, gdy możliwość taka wynika z treści pełnomocnictwa albo jeżeli ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Ponieważ obie z ww. przesłanek zostały spełnione, dlatego organ uznał, że:

"(...) akceptacja faktur VAT, faktur korygujących oraz faktur zaliczkowych przez współpracownika Spółki nabywającej usługi lub towary od Dostawcy na podstawie pełnomocnictwa udzielonego mu przez Dostawcę, wypełnia dyspozycje art. 106d ustawy o VAT. (...)"