Noty korygujące

Co do zasady, faktura zawierająca błędy powinna być skorygowana przez sprzedawcę (poprzez wystawienie faktury korygującej). Jak wynika z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, fakturę korygującą wystawia się m.in. w przypadku, gdy stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Taki dokument można zatem wystawić w sytuacji, gdy na fakturze sprzedaży podano np. błędną nazwę lub NIP nabywcy.

Błędy tzw. mniejszej wagi (do takich błędów można zaliczyć np. błędne dane nabywcy) mogą być skorygowane także poprzez wystawienie noty korygującej. Notę wystawia nabywca. Notą korygującą nie można jednak korygować danych wartościowych (np. kwoty netto, VAT, brutto, itp.). Organy podatkowe uznają generalnie, że noty korygującej nie można wystawić także w przypadku całkowitej zmiany danych nabywcy. Podobnie uznał też WSA w Poznaniu w wyroku z 4 lutego 2016 r., sygn. akt I SA/Po 1270/15 - orzeczenie prawomocne (uwaga! inaczej uznał WSA w Poznaniu w wyroku z 17 maja 2013 r., sygn. akt I SA/Po 221/13 - orzeczenie prawomocne).

Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Elementy, jakie powinna ona zawierać, określa art. 106k ust. 3 ustawy o VAT, tj.:

1) wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA";

2) numer kolejny i datę jej wystawienia;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 (tj. numer i datę wystawienia faktury, określenie stron transakcji, itp.);

5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Wystawienie noty korygującej - w celu poprawienia błędnych danych na fakturze - jest prawem (a nie obowiązkiem) nabywcy. Nabywca może zatem odmówić wystawienia takiego dokumentu. W takim przypadku błąd faktury powinien być "naprawiony" przez sprzedawcę (poprzez wystawienie faktury korygującej).

Tak uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 30 listopada 2015 r., nr IPPP1/4512-979/15-3/AŻ,, w której czytamy:

"(...) w sytuacji, gdy na fakturze otrzymanej od dostawcy towaru, bądź świadczącego usługę - obok imienia i nazwiska Wnioskodawcy i jego numeru identyfikacji podatkowej widnieją błędne dane adresowe, to Zainteresowany może wystawić taką notę korygującą, która skoryguje adres widniejący na otrzymanej fakturze, ale także może odmówić wystawienia noty korygującej. (...)"

Warto też wspomnieć o innej kwestii poruszonej w ww. interpretacji. Wskazano w niej bowiem, że nie ma podstaw do kwestionowania faktury tylko z tego powodu, że zawiera ona błędne dane adresowe nabywcy. Dyrektor ww. Izby Skarbowej wyjaśnił:

"(...) O prawidłowości faktur VAT wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. A zatem, jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur VAT wyłącznie z powodu wspomnianych błędów adresowych mających charakter wadliwości mniejszej wagi. (...)" ?

Z powyższego wynika, że faktury zawierające błędy mniejszej wagi nie powinny pozbawić nabywcy prawa do odliczenia VAT (o ile wydatek służy czynnościom opodatkowanym, nie ma ustawowego zakazu odliczenia VAT i dane na fakturze pozwalają na identyfikację nabywcy). Końcowo przypominamy też, że NSA w wyroku z 22 października 2015 r., sygn. akt I FSK 1131/14, uznał, że błąd formalny faktury nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT, nawet jeżeli nie zostanie wystawiony dokument korygujący.

Wyrok ten opisywaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 7 z 1.03.2016 r. na str. 4-5

Akceptacja noty korygującej

Obowiązek akceptacji noty korygującej przez wystawcę faktury wynika z art. 106k ust. 2 ustawy o VAT. Ustawodawca nie sprecyzował jednak, w jakiej formie tej akceptacji należy dokonać (uwaga! od dnia 1 stycznia 2013 r. nie jest wymagane wysyłanie do sprzedawcy oryginału i kopii noty korygującej w celu jej akceptacji). Należałoby zatem przyjąć, że akceptacja noty korygującej może mieć dowolną formę: pisemną, elektroniczną lub dorozumianą (czyli brak sprzeciwu sprzedawcy co do treści noty). Znajduje to potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 8 listopada 2013 r., nr ILPP2/443-773/13-2/MR. W sprawie rozstrzyganej w tej interpretacji podatnik zamierzał wysyłać kontrahentom noty korygujące (wystawione z powodu błędnych danych adresowych na fakturze) przesyłką poleconą. Na nocie podatnik chciał zamieszczać adnotację, z której wynikało, że w przypadku braku akceptacji otrzymanej przez kontrahenta noty korygującej, prosi o kontakt pod wskazanym adresem, numerem telefonu lub e-mailem w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania. Organ podatkowy uznał, że brak sprzeciwu kontrahenta co do treści noty może być uznany za zaakceptowanie przez niego treści noty. W ww. interpretacji czytamy:

"(...) z uwagi na fakt, że Zainteresowany na nocie korygującej zamieszcza określoną adnotację o skutkach braku reakcji na otrzymaną notę, uznać należy, że wystawca faktury ma świadomość, że w przypadku niewyrażenia sprzeciwu (braku akceptacji) dla noty w sposób dorozumiany ją zaakceptuje. Sugeruje to zatem, że brak wyrażenia sprzeciwu lub brak zaakceptowania noty korygującej przez kontrahenta Wnioskodawcy (tj. nieprzekazania wiadomości za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej, czy też za pośrednictwem telefonu, albo w jakikolwiek inny sposób) oznacza, że nota korygująca została zaakceptowana (...)."