Prowadzenie książki kontroli od 1 stycznia 2017 r.

Przedsiębiorca, w przypadku wszczęcia w jego firmie kontroli, zobowiązany jest do niezwłocznego okazania kontrolerom książki kontroli. Począwszy od tego roku zaszły pewne zmiany w zakresie prowadzenia książki kontroli. Przedsiębiorca okazując inspektorom książkę kontroli, może tego dokonać na dwa sposoby: przedstawiając jej wersję papierową bądź elektroniczną.

Książka kontroli może mieć formę zbioru dokumentów. Służy ona przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności.

Książka kontroli zawiera wpisy dokonywane przez organ kontroli. Wpisy obejmują:

• oznaczenie organu kontroli,
   
• oznaczenie upoważnienia do kontroli, 
   
• zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
   
• daty podjęcia i zakończenia kontroli,
   
• zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych,
   
• uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,
   
• uzasadnienie wszczęcia kontroli po okazaniu legitymacji służbowej,
   
• uzasadnienie zastosowanych wyjątków od zasad kontroli przewidzianych w odrębnych przepisach,
   
• uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli z przyczyn niezależnych od organu kontroli oraz w związku z ujawnieniem zaniżenia zobowiązania podatkowego lub zawyżenia straty w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty, albo w przypadku ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku,
   
• uzasadnienie czasu trwania przerwy w przeprowadzaniu czynności kontrolnych przez dany organ.

Przedsiębiorca jest zobowiązany dokonywać w książce kontroli wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

Jak prowadzić książkę?

Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość prowadzenia książki kontroli w formie papierowej bądź elektronicznej. Wcześniej, decydując się na wersję elektroniczną, musieli prowadzić równolegle książkę w formie papierowej. Od 2017 r. w wyniku zmian wprowadzonych na mocy ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców możliwy stał się wybór prowadzenia tylko jednej formy książki kontroli.

Książkę w wersji papierowej można prowadzić korzystając ze specjalnych, gotowych druków książek, które są dostępne w sklepach papierniczych czy księgarniach, lub przeznaczając na ten cel zwykły zeszyt.

W przypadku książki w wersji elektronicznej przedsiębiorca ma dowolność w wyborze systemu informatycznego. Domniemywa się, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę. Jeśli chodzi o kwestię sygnowania podpisem elektronicznym dokonywanych przez przedsiębiorców wpisów w elektronicznej książce kontroli, to ustawa nie obliguje do tego ani też nie zabrania. W tym zakresie ustawodawca dał przedsiębiorcom możliwość wyboru.

Książka kontroli służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności.

Udostępnianie książki inspektorom

W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca zobowiązany jest niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli.

Jeżeli prowadzona jest ona w formie papierowej, to dokonać tego powinien poprzez udostępnienie jej oryginału albo kopii odpowiednich jej fragmentów. Natomiast gdy prowadzona jest ona w wersji elektronicznej, to kontrolerom należy ją przedstawić poprzez zapewnienie dostępu przy użyciu urządzenia pozwalającego na zapoznanie się z jej treścią i dokonanie wpisu albo wykonanie wydruków z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczonych przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli.

Przedsiębiorca zwolniony jest z obowiązku okazania książki kontroli, jeżeli jest to niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez organ kontroli.

Jak już wspomniano, obowiązujące przepisy nie określają urzędowego wzoru książki kontroli w formie papierowej. Forma jej prowadzenia jest dowolna.

Przykładowy wzór książki kontroli dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Inne druki, w zakładce Czynności kontrolne.