Poczęstunki i posiłki w kosztach firmowych

Narady pracownicze, posiedzenia zarządu, spotkania z kontrahentami, podróże służbowe i biznesowe, ale również szczególne warunki pracy - okoliczności, w których przedsiębiorcy ponoszą wydatki na poczęstunki i posiłki, jest wiele. Pomimo że w większości przypadków można wykazać związek pomiędzy ich ponoszeniem i prowadzeniem działalności, nie zawsze ich wartość można zakwalifikować do firmowych kosztów podatkowych.

Spotkania biznesowe

Stałym elementem kontaktów z kontrahentami są spotkania biznesowe, którym często towarzyszy poczęstunek. Przez wiele lat możliwość rozliczania ich w firmowych kosztach podatkowych była przedmiotem sporu pomiędzy przedsiębiorcami a fiskusem. Organy podatkowe uznawały bowiem wydatki ponoszone na takie poczęstunki jako wydatki reprezentacyjne niestanowiące kosztów podatkowych. Spór ten zakończył się wraz z wydaniem interpretacji ogólnej przez Ministra Finansów z dnia 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521. Tam bowiem rozstrzygnięto ostatecznie, że ponoszone przez przedsiębiorców wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawę, herbatę, wodę mineralną, soki), jak również posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika czy też poza nią), serwowane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami, nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów. Nie stanowią one bowiem wydatków reprezentacyjnych, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy pdop i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof. Jednocześnie jednak w swoim rozstrzygnięciu Minister stanowczo podkreślił potrzebę indywidualnej oceny stanu faktycznego konkretnej sprawy dotyczącej kwalifikowania kosztów (wydatków) gastronomicznych jako kosztów reprezentacji.

Wobec tego, o ile wydatki na poczęstunki i posiłki dla kontrahentów spełniają warunki do uznania ich za koszty firmowe, firma uprawniona jest do obciążania nimi kosztów uzyskania przychodów.

Wyżywienie pracownicze

Jedną z kategorii wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców w prowadzeniu działalności gospodarczej są tzw. koszty pracownicze. Obejmują one, oprócz wypłacanych pracownikom wynagrodzeń, również m.in. wydatki na przekazywane pracownikom w czasie pracy napoje, artykuły spożywcze oraz gotowe posiłki.

Na kosztową kwalifikację wydatków ponoszonych na posiłki nie ma wpływu to, czy pracodawca zapewnia je pracownikom z własnej inicjatywy, np. z uwagi na pracę w godzinach nadliczbowych, czy też jest do tego zobowiązany przepisami prawa - jak to ma miejsce w przypadku posiłków profilaktycznych, o których mowa w art. 232 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.), przysługujących pracownikom wykonującym pracę w określonych warunkach szczególnie uciążliwych. Te okoliczności wpływają jedynie na ewentualne opodatkowanie świadczeń po stronie pracownika. Dlatego też wartością ciepłych posiłków nabywanych i wydawanych na potrzeby pracowników, pracodawca może obciążyć firmowe koszty podatkowe.

Drobne poczęstunki przygotowane w firmie we własnym zakresie, jak również zamawiane w formie tzw. kateringu, pojawiają się na spotkaniach pracowniczych, organizowanych w celu omówienia różnych zagadnień bieżących i strategicznych związanych tematycznie z przedmiotem działalności firmy. Dostarczenie uczestnikom często kilkugodzinnego spotkania pracowniczego m.in. zimnych napojów, herbaty, kawy, ciasta w czasie przerw oraz zapewnienie przekąsek czy lunchu stało się powszechnie przyjętą praktyką. W sytuacji wyżywienia zapewnionego pracownikowi, który uczestniczy w takim spotkaniu w ramach wykonywania obowiązków służbowych, nie mamy do czynienia z wydatkami reprezentacyjnymi. W związku z tym wszystkie wydatki poniesione na takie poczęstunki należy uznać za firmowe koszty podatkowe. Przedsiębiorcy powinni je kwalifikować do kosztów prowadzonej działalności jako koszt ogólny funkcjonowania firmy i rozliczać w dacie poniesienia.

Również gdy w podróży służbowej pracodawca zapewnia pracownikom bezpłatne posiłki, wydatki, jakie na ten cel ponosi, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w pełnej poniesionej wysokości. Dla takiego ich rozliczenia nie ma znaczenia fakt, iż organy podatkowe uznają, że po stronie pracownika na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof, ze zwolnienia od podatku korzysta wyłącznie ta część wydatku dotyczącego bezpłatnego wyżywienia, która nie przekracza diet z tytułu podróży służbowych określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych.

Odrębne zagadnienie stanowią natomiast wydatki ponoszone przez pracodawcę na posiłki będące formą pomocy materialnej, zapewnione pracownikom w ramach działalności socjalnej. Najczęściej w tym zakresie spotyka się finansowanie dzieciom pracownika szkolnych obiadów. Tego typu wydatki nie mogą obciążać firmowych kosztów podatkowych. Ustawodawca wyłączył bowiem wprost z tej kategorii wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdop i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o pdof).

Posiłek przedsiębiorcy

Wydatki gastronomiczne ponoszone przez przedsiębiorców na ich własne potrzeby najczęściej pojawiają się przy odbywaniu przez nich związanych z prowadzeniem firmy podróży biznesowych. Jednak zaliczeniu do kosztów podatkowych nie podlegają faktycznie poniesione w trakcie podróży w interesach wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy. Z tytułu tego wyżywienia przedsiębiorca może rozliczać w kosztach jedynie diety stanowiące ryczałt na pokrycie jego kosztów. Co równie ważne, kosztem tym są one wyłącznie do wysokości określonej dla pracowników (art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o pdof).