Podatek VAT od nabycia paliwa tankowanego do dystrybutora

Spółka posiada własny dystrybutor paliwa. Paliwo z tego dystrybutora tankowane jest do samochodów ciężarowych i osobowych będących środkami trwałymi oraz użytkowanych na podstawie umowy leasingu, wykorzystywanych zarówno w działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych. Paliwo z dystrybutora rozlewane jest również do innych urządzeń i maszyn, takich jak wózki widłowe, kosiarki itp. W jaki sposób należy rozliczyć VAT od paliwa zużytego do ww. samochodów i urządzeń? Czy należy wystawiać faktury wewnętrzne?

Ustawa o VAT nie reguluje odrębnie zasad odliczania podatku VAT przy hurtowym zakupie paliwa do dystrybutora, które następnie tankowane jest do maszyn i urządzeń, a także do samochodów użytkowanych w przedsiębiorstwie podatnika.

Zgodnie z ogólną regułą wynikającą z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi służą wykonywaniu czynności opodatkowanych. O ile przy zakupie paliwa do maszyn i urządzeń takich jak wózki widłowe i kosiarki, pełne prawo do odliczenia podatku VAT uzależnione jest jedynie od tego czy służą one do wykonywania czynności opodatkowanych, to kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie paliwa wykorzystywanego do napędu samochodów zostały szczegółowo uregulowane w art. 86a ustawy o VAT.

W myśl powołanego przepisu, samochody używane przez podatników w prowadzonej działalności gospodarczej możemy podzielić na dwie kategorie:

• pojazdy z możliwością odliczenia 50% VAT przy nabyciu paliwa, z uwagi na fakt wykorzystania tych pojazdów do działalności tzw. mieszanej czyli zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych podatnika lub jego pracowników,
   
• pojazdy z możliwością odliczenia 100% VAT przy nabyciu paliwa z uwagi na to, że są wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej.

Z opisanej w pytaniu sytuacji wynika, że podatnik dokonuje zakupu paliwa do własnego dystrybutora, które następnie rozlewane jest zarówno do samochodów ciężarowych, w stosunku do których podatnikowi przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT od paliwa, jak i do pojazdów wykorzystywanych do użytku mieszanego, w stosunku do których przysługuje mu prawo do odliczenia 50% podatku VAT od nabycia paliwa.

A zatem podatnik, w odniesieniu do zakupu paliwa do własnego dystrybutora ma możliwość odliczenia tylko części podatku naliczonego. Aby precyzyjnie ustalić kwotę podatku naliczonego przy nabyciu paliwa podlegającą odliczeniu przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić stosowną dokumentację. Zgodnie bowiem z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT na podatnikach ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji, z której będzie wynikać, jaka kwota podatku naliczonego przy nabyciu paliwa podlega odliczeniu. Niestety, ustawodawca nie określił zasad prowadzenia takiej ewidencji.

Niewątpliwie przedsiębiorca musi dołożyć wszelkich starań by ewidencja ta była wiarygodna i rzetelna. Zapisy w prowadzonej ewidencji winny mieć swoje potwierdzenie w posiadanych dokumentach. To podatnik posiada bowiem wiedzę do jakich pojazdów i w jakich ilościach paliwo zostało rozdysponowane, jednakże powyższe dane winny być możliwe do zweryfikowania przez organy podatkowe.

Reasumując, dla celów odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup paliwa do firmowego dystrybutora, służącego do napędu maszyn, urządzeń, samochodów ciężarowych i osobowych, podatnik powinien prowadzić dokumentację, która pozwoli na precyzyjne określenie w jakiej ilości i do jakich samochodów jest tankowane paliwo a tym samym na ustalenie kwoty podatku naliczonego podlegającego odliczeniu.

Odnosząc się natomiast do wątpliwości, czy w omawianym przypadku należy wystawić fakturę wewnętrzną, w pierwszej kolejności należy wskazać, że obowiązujące przepisy nie przewidują ani obowiązku, ani możliwości wystawiania takich faktur. W celu wykazania w jakiej ilości i do jakich samochodów i urządzeń tankowane jest paliwo można prowadzić wewnętrzny rejestr rozchodu. Brak jest natomiast podstaw do wystawienia faktury, którą stosuje się przede wszystkim do sprzedaży, czyli w celu dokumentowania odpłatnych dostaw towarów i odpłatnego świadczenia usług na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów oraz eksportu towarów.