Zasady odliczania VAT od samochodów

Definicja zawarta w art. 2 pkt 34 ustawy o VAT stanowi, iż pojazdami samochodowymi są pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, czyli pojazdy silnikowe, których konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h.

Zgodnie z ogólną zasadą przewidzianą w art. 86a ust. 1 od wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 50% kwoty podatku naliczonego.

W art. 86a ust. 2 ustawy wskazano katalog wydatków, do których stosuje się ograniczenie. Są to wydatki związane z: nabyciem, importem lub wytworzeniem tych pojazdów, części składowych do nich, używaniem tych pojazdów w ramach umowy najmu, dzierżawy, leasingu oraz innych umów o podobnym charakterze (czynsz, raty lub inne płatności wynikające z takiej umowy), nabyciem lub importem paliw do ich napędu, serwisowaniem, naprawą oraz nabyciem innych towarów i usług związanych z eksploatacją i użytkowaniem tych pojazdów.

Odliczenie VAT w pełnej wysokości przysługuje (przy założeniu związku z czynnościami opodatkowanymi) w odniesieniu do wydatków (art. 86a ust. 3):

1) związanych z pojazdami wykorzystywanymi przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej,

2) związanych z pojazdami konstrukcyjnie przeznaczonymi do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie,

3) dotyczących nabycia towarów montowanych w pojazdach samochodowych i związanych z nimi usług montażu, napraw i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Na podstawie art. 86a ust. 4 ustawy o VAT pojazdy uznawane są za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika w przypadkach jeżeli:

1) sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza na określonych przez podatnika zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub

2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Dla potwierdzenia wykorzystywania pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, z której wynikać będzie, że wykluczone jest użycie pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Ewidencję tę należy prowadzić od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej do dnia zakończenia jego wykorzystywania wyłącznie do tej działalności. W przypadku samochodów nabytych (zaimportowanych, leasingowanych, itp.) przed 1 kwietnia 2014 r., ewidencję tę należy prowadzić począwszy od dnia, w którym po 31 marca 2014 r. podatnik poniesie pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać: numer rejestracyjny pojazdu samochodowego, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu (obejmujący kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy skąd - dokąd, liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem - wpis ten musi być potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem), liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W przypadku, gdy pojazd samochodowy udostępniany jest osobie niebędącej pracownikiem podatnika, ww. wpisu dokonuje osoba, która udostępnia pojazd. Wpis ten musi obejmować: kolejny numer wpisu, datę i cel udostępnienia pojazdu, stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, liczbę przejechanych kilometrów, stan licznika na dzień zwrotu pojazdu oraz imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd. W tym przypadku nie trzeba wpisywać opisu trasy.

Obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy pojazdów przeznaczonych wyłącznie do odprzedaży (jeżeli odprzedaż tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika), sprzedaży (w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika, jeżeli sprzedaż stanowi przedmiot działalności podatnika) i oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze (jeżeli oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika).

Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożenia w urzędzie skarbowym informacji o tych pojazdach - według ustalonego wzoru - w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT).

Obowiązek złożenia takiej informacji dotyczy także zmiany wykorzystywania pojazdu - z "mieszanego" na wyłącznie do działalności gospodarczej (zmiana wysokości przysługującego odliczenia podatku z 50% na 100%).

Jeśli informacja zostanie złożona w terminie i będzie zgodna ze stanem faktycznym, VAT od wydatków ponoszonych zarówno do dnia jej złożenia, jak i po tym dniu, nie będzie podlegał ograniczeniom w odliczaniu.

W przypadku niezłożenia tej informacji w terminie dla celów stosowania odliczenia uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej dopiero od dnia jej złożenia (art. 86a ust. 13 ustawy o VAT). Jeśli zatem podatnik odliczy w całości podatek naliczony od wszystkich wydatków związanych z pojazdem, w odniesieniu do którego nie złożono w terminie informacji, będzie on zobowiązany do dokonania korekty wszystkich dokonanych odliczeń. Podobne konsekwencje wystąpią, jeśli organ podatkowy stwierdzi, że informacja zawiera dane niezgodne ze stanem rzeczywistym.

Uwaga

Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których mają obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, powinni złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek z nimi związany.

Na mocy delegacji ustawowej zawartej w art. 86a ust. 15 ustawy o VAT, Minister Finansów wydał obowiązujące od 1 kwietnia 2014 r. rozporządzenie z dnia 21 marca 2014 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (Dz. U. poz. 371). W rozporządzeniu tym określony został wzór ww. informacji oznaczony jako formularz VAT-26.

Równocześnie w myśl art. 56a ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2016 r. poz. 2137 ze zm.) wskazano, iż podatnik, który wbrew obowiązkowi nie złoży właściwemu organowi podatkowemu informacji, o której mowa powyżej, albo złoży taką informację po terminie bądź też poda w niej dane niezgodne ze stanem rzeczywistym, dokonując odliczenia podatku niezgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, podlegać będzie karze grzywny do 720 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi, sprawca ww. czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Warto również dodać, że w przypadku samochodów konstrukcyjnie przeznaczonych do wykorzystywania do celów firmowych, podatnik ma pełne prawo do odliczenia VAT.

Dotyczy to m.in. wydatków związanych z pojazdami konstrukcyjnie przeznaczonymi do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (tj. autobusów). Odliczenie całego VAT od wydatków na takie pojazdy może mieć miejsce, pod warunkiem że z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie pojazdu.

Ponadto, VAT podlega odliczeniu w całości - bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - od wydatków na pojazdy, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z tą działalnością jest nieistotne (art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT).

Od wydatków na niektóre pojazdy można odliczać cały VAT, pod warunkiem, że pojazdy te będą poddane dodatkowemu badaniu technicznemu przeprowadzonemu przez okręgową stację kontroli pojazdów. Przeprowadzenie takiego badania powinno być potwierdzone wydanym przez tę stację zaświadczeniem. Konieczne jest także uzyskanie właściwej adnotacji w dowodzie rejestracyjnym o spełnieniu ustawowych wymagań. Dotyczy to:

1) pojazdów samochodowych, innych niż samochody osobowe, mających jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą: klasyfikowanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

2) pojazdów samochodowych, innych niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu.