Odpłatne udostępnianie samochodu pracownikowi a przychód pracodawcy

Gdy pracodawca udostępnia pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych, a pracownik płaci mu za to określoną sumę pieniędzy, to niewątpliwie pracodawca uzyskuje przysporzenie majątkowe, a więc przychód podatkowy.

Odpłatne udostępnienie samochodu służbowego pracownikowi traktowane jest jak świadczenie usług, w tym przypadku usługa wynajmu. Ustalając zatem moment, w którym pracodawca uzyska przychód z tytułu odpłatnego udostępnienia samochodu pracownikowi, należy wziąć pod uwagę regulacje zawarte w art. 12 ust. 3a ustawy o PDOP i odpowiednio art. 14 ust. 1c ustawy o PDOF. W myśl tych przepisów, za datę powstania przychodu uważa się (z zastrzeżeniem, które tu pomijamy) dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności (pomijamy tu kwestie związane z zaliczkami, gdyż w omawianym przypadku zaliczki raczej nie będą przez pracowników wpłacane).

Zatem to jedno z ww. zdarzeń, które nastąpi jako pierwsze, wyznaczy moment powstania przychodu z tytułu odpłatnego udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego.

Gdyby natomiast strony ustaliły, że usługa wynajmu samochodu na rzecz pracowników będzie rozliczana w okresach rozliczeniowych, wówczas datą powstania przychodu będzie ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku (art. 12 ust. 3c ustawy o PDOP i odpowiednio art. 14 ust. 1e ustawy o PDOF).

UWAGA! Wykazując przychód z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego za odpłatnością, należy mieć na uwadze, że do przychodów nie zalicza się VAT należnego. Przychodem będzie zatem wartość netto ww. usługi.

Wspomnijmy, że ponoszone przez pracodawcę wydatki na naprawy samochodów, raty leasingowe, ubezpieczenie samochodu służbowego używanego zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych pracowników, a także amortyzacja tego pojazdu, zasadniczo mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (oczywiście z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń - zob. np. art. 16 ust. 1 pkt 49 i 50 ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 47 i 48 ustawy o PDOF).

Odnośnie kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy wydatków na zakup paliwa zużywanego przez pracownika do celów prywatnych, Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z 22 kwietnia 2015 r. na zapytanie naszego Wydawnictwa stwierdziło, iż:

"(...) wydatki na paliwo zużywane przez pracownika wykorzystującego samochód służbowy dla celów prywatnych, stanowią koszty uzyskania przychodów tylko wtedy, gdy wartość tego paliwa stanowi przychód pracownika (podkreśl. red.).

Jeżeli samochód spełnia przesłanki do uznania go za środek trwały (art. 22a ustawy PIT, art. 16a ustawy CIT), podatnik ma prawo wprowadzić jego wartość (wartość początkowa) do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych, niezależnie od tego, czy samochód wykorzystywany jest wyłącznie do celów służbowych, czy też jednocześnie do służbowych i prywatnych.

W przypadku samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych przekazanego pracownikowi do wykorzystywania dla celów służbowych, jego wykorzystanie przez pracownika do celów prywatnych nie ma wpływu na prawo dokonywania odpisów amortyzacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Odpisy amortyzacyjne są w całości kosztem uzyskania przychodu.

Również wydatki związane z eksploatacją samochodu będącego środkiem trwałym, które nie dotyczą jego bezpośredniego wykorzystania przez pracownika do jazd prywatnych, np. naprawa, przegląd okresowy, itp. przedsiębiorca zalicza do kosztów podatkowych w całości z uwzględnieniem przepisów art. 22 ust. 1 ustawy PIT."

Gdyby pracodawca udostępniał pracownikowi nieodpłatnie samochód służbowy wyłącznie do prywatnego użytku na okres miesiąca lub dłużej, wówczas zastosowanie znalazłyby regulacje zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c) ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. c) ustawy o PDOF. W myśl tych przepisów, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych (oraz wartości niematerialnych i prawnych) oddanych do nieodpłatnego używania - za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania.