Wydatki związane z używaniem w działalności prywatnego samochodu wspólnika spółki jawnej

Koszty uzyskania przychodów

W związku z używaniem prywatnego samochodu wspólnika na potrzeby spółki jawnej mogą być ponoszone np. wydatki na zakup części zamiennych, paliwa, olejów silnikowych, na naprawy, remonty, przeglądy, ubezpieczenie, itd. Generalnie nie ma przeszkód, aby wydatki takie były zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (przypomnijmy, że do kosztów podatkowych zalicza się takie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF oraz są racjonalne, ekonomicznie uzasadnione i właściwie udokumentowane).

Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PDOF, wydatki z tytułu używania (na potrzeby prowadzonej działalności) samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych mogą zostać uznane za koszt podatkowy wyłącznie do wysokości "kilometrówki" i to pod warunkiem, że podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu (w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu). Wydatki w części przekraczającej "kilometrówkę" nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

UWAGA! Gdy podatnik nie prowadzi ww. ewidencji, wydatki z tytułu używania prywatnych samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia takiej ewidencji obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu (zob. art. 23 ust. 5 ustawy o PDOF).

Wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego wspólnika spółki jawnej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (w ramach limitu "kilometrówki") pod warunkiem ich właściwego udokumentowania. Właściwymi dokumentami będą tu np. faktury, rachunki, polisy ubezpieczeniowe. Tak też uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 25 czerwca 2013 r., nr IBPBI/1/415-572/13/AP i nr IBPBI/1/415-573/13/AP.

W powołanej interpretacji wspólniczka spółki cywilnej dokumentowała wydatki poniesione w związku z używaniem prywatnego samochodu na potrzeby spółki za pomocą faktur wystawianych na dane spółki (w tym zawierające NIP spółki). Organ podatkowy nie odnosił się tu do kwestii związanej z tym, na kogo powinny być wystawiane faktury dokumentujące ww. wydatki. Niemniej jednak skoro nie zakwestionował on udokumentowania kosztów używania samochodu wspólniczki fakturami wystawionymi na spółkę cywilną, to można wnioskować, że uznał on takie faktury za właściwe na potrzeby ujęcia ww. wydatków w kosztach podatkowych (w ramach limitu "kilometrówki" na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów).

Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 10 września 2010 r., nr ILPB1/415-683/10-4/AG przyznał rację wspólnikowi spółki cywilnej, że faktury za paliwo do jego prywatnego samochodu, używanego na potrzeby spółki, wystawione na dane wspólnika, są dokumentami pozwalającymi na zaliczenie ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów (w ramach "kilometrówki"). Zdaniem tego organu podatkowego:

"(...) wydatki na eksploatację samochodu prywatnego Wnioskodawczyni, rozliczane poprzez ewidencję przebiegu pojazdów, będą stanowić koszty uzyskania przychodów Wnioskodawczyni - jednak do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów działalności gospodarczej podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, przypadającej na udział Wnioskodawczyni w spółce cywilnej.

Natomiast faktury za paliwo należy wystawić na imię i nazwisko właściciela samochodu osobowego pojazdu - Wnioskodawczynię. (...)"

UWAGA! Ani w ustawach o podatku dochodowym, ani też w rozporządzeniu w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie określono, na kogo powinny być wystawione faktury (rachunki), będące podstawą rozliczania "kilometrówki". Uważamy, że prawidłowe będzie tu udokumentowanie ww. wydatków zarówno fakturami wystawionymi na spółkę jawną, jak i na jej wspólnika. Pamiętajmy, że w myśl art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dodajmy, że kwalifikując do kosztów podatkowych wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu wspólnika należy mieć na uwadze, że gdy wartość samochodu osobowego przekracza równowartość 20.000 euro (w przeliczeniu na złote), to składki na ubezpieczenie tego pojazdu podlegają ujęciu w kosztach podatkowych w ograniczonej wysokości, zgodnie z regulacjami zawartymi w art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PDOF.

Jeżeli natomiast prywatny samochód wspólnika nie był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym, to wydatki na jego powypadkowy remont nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PDOF).

Z uwagi na to, że podatnikami podatku dochodowego są wspólnicy spółki jawnej (a nie spółka), wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu wspólnika na potrzeby takiej spółki każdy z tych wspólników zalicza do kosztów uzyskania przychodów, proporcjonalnie do jego prawa do udziału w zysku.

Podkreślmy, że skoro do prowadzenia ww. ewidencji przebiegu pojazdu zobowiązany jest tylko ten wspólnik, który używa prywatnego samochodu, to ewidencji takiej nie prowadzą już pozostali wspólnicy.

Ujęcie w PKPiR wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu wspólnika

Choć w spółce jawnej podatnikami są wspólnicy takiej spółki, to jednak wartość przypadających na nich w odpowiedniej proporcji przychodów oraz kosztów ich uzyskania może być ustalana np. w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów, prowadzoną przez spółkę jawną.

Wydatki związane z używaniem prywatnych samochodów wspólników na potrzeby spółki jawnej ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". Z objaśnień do tej kolumny, zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.) wynika, że podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek sporządzać miesięczne zestawienie wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu do celów służbowych. Na podstawie takiego zestawienia ww. wydatki wpisuje się w kolumnie 13 PKPiR po zakończeniu miesiąca.

Należy mieć na uwadze, że wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu wspólnika spółki jawnej do celów firmowych (niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych) rozliczane są narastająco od początku roku, do końca miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty "kilometrówki", wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.

Jeśli wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu wspólnika do celów firmowych są niższe od limitu "kilometrówki" za dany okres, to cała wartość poniesionych wydatków mogłaby zostać uznana za koszt uzyskania przychodów. Gdyby natomiast wydatki te przekroczyły "kilometrówkę", wówczas nadwyżka nie stanowiłaby kosztu uzyskania przychodów w danym okresie. Podatnik będzie mógł ją jednak uwzględnić w kosztach podatkowych w następnych okresach rozliczeniowych danego roku, jeżeli limit "kilometrówki" w tych okresach na to pozwoli.

Ewidencja w księgach rachunkowych

Nieco inaczej przebiega rozliczenie omawianych wydatków dla celów bilansowych. Otóż w takim przypadku kwalifikacji do kosztów podlegają wszelkie wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, bez względu na wyłączenia zawarte w przepisach ustawy o PDOF.

Jeżeli zatem, zgodnie z wolą wszystkich wspólników, spółka jawna zamierza pokrywać wydatki na używanie pojazdu dla potrzeb działalności, to zostaną one zaliczone do kosztów działalności operacyjnej w całości, bez uwzględniania limitu stosowanego dla celów podatku dochodowego.

W takim przypadku wydatki na zakup paliwa, części zamiennych, przeglądy, naprawy, jak również inne wydatki związane z użytkowaniem pojazdu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, mogą być ewidencjonowane zapisem:

Obciążenie kosztów będzie następowało bieżąco na podstawie dokumentów potwierdzających ich poniesienie niezależnie od rozliczenia podatkowego.

Jeżeli natomiast spółka zwraca wspólnikom kwoty za używanie pojazdu do wysokości limitu ustalonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów, to wydatek taki może zostać ujęty w księgach rachunkowych, zapisem: Wn konto 40-9, Ma konto 24.