Ekwiwalent pieniężny za używanie własnych narzędzi na potrzeby zakładu pracy

Podstawę wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu może stanowić:

• regulamin pracy,
   
• umowa o pracę bądź
   
• odrębna umowa zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Dokument będący podstawą wypłaty ekwiwalentu powinien określać rodzaj narzędzi, materiałów lub sprzętu, których pracownik będzie używał na potrzeby pracodawcy, okres ich używania, wysokość ekwiwalentu przysługującego pracownikowi oraz termin jego wypłaty.

Ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracownika własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu do celów służbowych stanowi u niego przychód ze stosunku pracy.

Przychód ten korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
   
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
   
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika oraz
   
• muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Wolne od podatku są także ekwiwalenty otrzymane przez pracowników tymczasowych od pracodawcy użytkownika (art. 21 ust. 1a updof).

Wysokość ekwiwalentu

Ekwiwalent pieniężny powinien być ustalony w takiej wysokości, aby uwzględniał:

• rodzaj,
   
• wartość oraz
   
• stopień zużycia

narzędzi, materiałów lub sprzętu wykorzystywanych przez pracownika na potrzeby pracodawcy.

Skoro ekwiwalent ma stanowić świadczenie pieniężne równoważące używanie przez pracownika swojego sprzętu (narzędzi, materiałów) do wykonania powierzonych mu obowiązków, to pracodawca w celu ustalenia jego wysokości musi wziąć pod uwagę szereg elementów składających się na określenie wartości używania tego sprzętu, w tym m.in. ilość roboczogodzin używania danego sprzętu, normy zużycia używanych narzędzi.

Wyjątkiem jest używanie telefonu dla potrzeb zakładu pracy. W tym przypadku wolna od podatku jest wypłata ekwiwalentu pieniężnego odpowiadającego wydatkom faktycznie poniesionym przez pracownika, udokumentowanym np. billingiem.

Rodzaje narzędzi, materiałów lub sprzętu

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera definicji narzędzi, materiałów i sprzętu. Wskazane jest więc posłużenie się ich słownikowym znaczeniem.

I tak, narzędziami są urządzenia proste lub złożone, umożliwiające wykonywanie jakiejś czynności lub pracy; przyrządy, instrumenty (np. wiertarka, młotek).

Materiałami z kolei jest coś, z czego się wytwarza lub z czego się składają albo powstają jakieś przedmioty, rzeczy, obiekty; tworzywo, surowiec, substancja (np. materiał budowlany).

Natomiast sprzęt to przedmiot użytkowy, np. mebel, naczynie itp., a także przedmioty używane w jakiejś dziedzinie życia, np. sprzęt budowlany, gospodarski, komputerowy, itp.

Co istotne, za narzędzia, czy sprzęt nie może być uznany samochód. Ekwiwalenty pieniężne wypłacone pracownikowi za użytkowanie przez niego samochodu nie korzystają w związku z tym ze zwolnienia od opodatkowania (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 stycznia 2013 r., nr IPPB2/415-874/12-4/AK).

Własność narzędzi, materiałów lub sprzętu

Narzędzia, materiały lub sprzęt wykorzystywane przez pracownika do celów służbowych muszą stanowić jego własność. Jeżeli będą one używane przez pracownika na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia, wówczas wypłacony z tego tytułu ekwiwalent pieniężny będzie opodatkowany.

Jednak samo oświadczenie pracownika, że do celów służbowych wykorzystuje własne narzędzia (materiały, sprzęt), dla celów dowodowych może być niewystarczające. Wskazał na to WSA we Wrocławiu w wyroku z 13 marca 2007 r., sygn. akt I SA/Wr 59/07. W wyroku tym Sąd doszedł do wniosku, że: "Płatnik, stosując przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy, musi (...) wykazać, że narzędzia, materiały czy sprzęt, którymi posługuje się pracownik wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność. Musi zatem dysponować odpowiednimi dowodami. Z tego też względu winien zażądać od pracownika wykazania dowodem, który nie budzi wątpliwości, że konkretne narzędzie jest jego własnością. Z reguły będą to, jak wskazała strona skarżąca, faktury, dowody zakupu. Oświadczenie, aby mogło stanowić dowód własności sprzętu czy narzędzi, nie może budzić wątpliwości, a więc winno być poparte takimi dowodami, które pozwolą bez wątpienia uznać je za potwierdzające prawo własności pracownika do danego sprzętu, narzędzi czy materiałów".