Korekta błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży

Zasady dokonywania korekty obrotu w związku z popełnieniem tzw. oczywistych pomyłek zostały uregulowane w § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas. W myśl tego przepisu, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznej jej korekty poprzez ujęcie w odrębnej ewidencji:

• błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),
   
• krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest do ponownego zaewidencjonowania przy zastosowaniu kasy sprzedaży, ale już w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 6 rozporządzenia).

Uwaga

W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencjonowaniu sprzedaży przy użyciu kasy, podatnik zobowiązany jest do:

• niezwłocznego dokonania korekty pomyłki poprzez jej ujęcie w odrębnie prowadzonej ewidencji,
   
• zaewidencjonowania sprzedaży w prawidłowej wysokości.

Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór ewidencji pomyłek zarejestrowanych w kasie fiskalnej.

Zwrócić należy uwagę, że w przypadku zwrotów towarów czy uznanych reklamacji (o których mowa w pkt 6.1) podatnik do prowadzonej odrębnej ewidencji ma obowiązek dołączenia dokumentu potwierdzającego sprzedaż (np. paragonu fiskalnego czy wydruku z terminala, przy płatności bezgotówkowej). Natomiast w sytuacji, gdy popełniono oczywistą pomyłkę, podatnik w celu dokonania jej korekty jest zobowiązany dołączyć oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła ta pomyłka.

W praktyce nie zawsze jednak jest możliwość uzyskania od klienta oryginału paragonu. Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach w takich sytuacjach uznają, że dowodzenie zaistniałego błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. Podkreślają jednak, że to na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg.

Takie stanowisko zaprezentował m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 2 listopada 2015 r., nr ILPP2/4512-1-554/15-5/MR, w której czytamy m.in.:

"(...) Wskazać należy, że gdy dana transakcja została zaewidencjonowana dwukrotnie (prawidłowo i nieprawidłowo) na kasie rejestrującej i do ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 5 rozporządzenia (w sprawie kas - przyp. redakcji) nie zostały dołączone oryginały paragonu fiskalnego, to Wnioskodawca powinien posiadać inne dokumenty świadczące o stanie faktycznym. (...)

Zatem w sytuacji, kiedy Wnioskodawca nie dysponuje oryginałem paragonu, ponieważ np. zaginie, ulegnie zniszczeniu, zostanie wydany klientowi, z którym po transakcji sprzedaży nie ma ponownego kontaktu - może skorygować obrót z tytułu sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy fiskalnej przy założeniu, że podstawą prawidłowego sporządzenia rozliczenia jest rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej, udokumentowany rzetelnymi dowodami i wynika z zapisów zawartych w prowadzonych urządzeniach księgowych.

Dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt pomyłki w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zatem, w świetle powyższej analizy, stwierdzić należy, że Wnioskodawcy w związku z opisanymi pomyłkami ujawnionymi w wyniku samokontroli lub w wyniku zgłoszenia przez klienta przy żądaniu wystawienia faktury, przysługuje uprawnienie do korekty opisanych transakcji, pomimo nieposiadania oryginału paragonu. Warunkiem jednak jest udokumentowanie zdarzeń (korekt) innymi wiarygodnymi dowodami (np. umowami, wewnętrznymi dowodami przyjęcia zamówienia na usługę). (...)"