Ewidencja sprzedaży

Ewidencja sprzedaży prowadzona jest w celu prawidłowego wyliczenia kwot podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, dlatego też zapisy powinny być dokonywane chronologicznie, zgodnie z momentem powstania obowiązku podatkowego. Musi ona zawierać kwoty sprzedaży netto z podziałem na stawki podatkowe oraz kwoty podatku należnego od tej sprzedaży - także z podziałem według stawek podatkowych.

Uwaga

W ewidencji sprzedaży podatnik winien ujmować całą dokonywaną sprzedaż, wynikającą zarówno z faktur sprzedaży, jak i tę, która nie została udokumentowana fakturami.

W zależności od rozmiaru prowadzonego przedsiębiorstwa podatnicy decydują się na prowadzenie jednej ogólnej ewidencji sprzedaży, bądź też prowadzą ich kilka. Ponieważ brak jest regulacji ustawowych dotyczących sposobu prowadzenia ewidencji, podatnik sam decyduje o formie i ilości prowadzonych rejestrów. Pamiętać jednak należy, iż w tych firmach, w których podatnik prowadzi kilka rejestrów sprzedaży - np. dla każdego punktu oddzielnie - na koniec miesiąca (czy kwartału) musi zestawić dane wynikające z wszystkich tych ewidencji i dopiero po podsumowaniu danych może sporządzić jedną ogólną deklarację VAT.

W praktyce ewidencje sprzedaży prowadzone są zarówno w formie gotowych formularzy, jak i - co w zasadzie jest już zdecydowanie powszechniejsze, a w niektórych przypadkach obowiązkowe - komputerowo. Komputerowe prowadzenie ewidencji pozwala w wielu przypadkach uniknąć błędów i pomyłek.

Ewidencje prowadzone ręcznie zawierają najczęściej następujące pozycje:

• numer kolejny w ewidencji,
   
• datę sprzedaży,
   
• datę wystawienia faktury,
   
• numer faktury,
   
• dane dotyczące nabywcy,
   
• przyporządkowanie do odpowiedniej stawki podatkowej,
   
• wartość bez podatku oraz kwotę podatku z podziałem na stawki podatkowe,
   
• wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
   
• wartość brutto.

Ewidencja sprzedaży - w zależności od czynności wykonywanych przez podatnika - może być jeszcze bardziej rozbudowana. Niektóre rodzaje czynności wymagają wręcz odrębnego rejestrowania. Dotyczy to podatników:

• stosujących szczególne procedury w zakresie dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, którzy oprócz tych zasad szczególnych, stosują również ogólne zasady opodatkowania - prowadzona przez nich ewidencja powinna zawierać podział sprzedaży w zależności od sposobu opodatkowania;
   
• dokonujących dostaw złota inwestycyjnego - w ewidencji powinni zamieszczać dane dotyczące nabywcy, które umożliwiają jego identyfikację;
   
• mających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, ale nieposiadających takiej siedziby w państwie członkowskim konsumpcji, zidentyfikowanych na potrzeby procedury szczególnej dotyczącej usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych lub usług elektronicznych świadczonych, na rzecz osób niebędących podatnikami, o których mowa w art. 28a - ewidencję transakcji objętych procedurą szczególną rozliczania VAT mają oni obowiązek prowadzić w postaci elektronicznej, zgodnie z wymogami, o których mowa w art. 63c rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L nr 77/1 ze zm.);
   
• wykonujących usługi na ruchomym majątku rzeczowym - powinni oni dodatkowo ewidencjonować otrzymywane (lub przemieszczane poza terytorium kraju) towary z uwzględnieniem daty ich otrzymania, danych pozwalających na identyfikację tych towarów oraz daty wydania towaru po wykonaniu usługi;
   
• prowadzących sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju - muszą oni w ewidencji sumować całkowitą wartość netto towarów innych niż wyroby akcyzowe wysyłanych bądź transportowanych do tego samego państwa członkowskiego, aby ustalić czy nie przekroczyła w danym roku podatkowym kwoty wyrażonej w złotych, odpowiadającej kwocie określonej przez państwo członkowskie przeznaczenia dla wysyłanych bądź transportowanych towarów;
   
• świadczących usługi, których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju - są oni obowiązani w prowadzonej ewidencji podać nazwę usługi, wartość usługi bez podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, uwzględniając moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług świadczonych na terytorium kraju;
   
• prowadzących magazyn konsygnacyjny - powinni oni sporządzać ewidencję towarów wprowadzanych do tego magazynu, zawierającą datę ich wprowadzenia, datę pobrania towarów z magazynu, dane pozwalające na identyfikację towarów, a w przypadku powrotnego przemieszczenia tych towarów przez podatnika podatku od wartości dodanej w okresie 24 miesięcy od dnia ich wprowadzenia - także dane dotyczące powrotnego przemieszczenia towarów.

Warto zwrócić uwagę na fakt, iż zarówno ustawa o VAT, jak i niektóre przepisy wykonawcze, oprócz ogólnych zasad dotyczących ewidencjonowania, w sposób pośredni wymuszają ewidencjonowanie dodatkowych elementów. Tak jest np. w przypadku szczególnego momentu powstania obowiązku podatkowego. Przykładowo dla usług ubezpieczeniowych i udzielania kredytów ważnym elementem okazuje się uiszczenie zapłaty za usługę. Aby prawidłowo rozliczyć podatek należny, ważne jest zatem ustalenie daty zapłaty i przypisanie transakcji do właściwego miesiąca rozliczeniowego. Jeszcze inne elementy szczególne, które pojawić się muszą w ewidencji, wymagane są np. przepisami art. 120 ustawy, regulującymi rozliczanie podatku w systemie marży. Konieczne jest w tym przypadku "równoległe" ewidencjonowanie cen zakupu i sprzedaży tych samych towarów, aby móc prawidłowo ustalić marżę stanowiącą podstawę opodatkowania.

W przepisach ustawy o VAT nie znajdziemy wprost odpowiedzi na pytanie, czy ewidencji podlega każde zdarzenie mające wpływ na wysokość podatku należnego, czy też można tego dokonać poprzez zestawienie określonej liczby transakcji dokonanej w pewnym okresie czasu.

Należy jednakże zwrócić uwagę, że zakresem przedmiotowym ustawy o VAT objęte są poszczególne czynności wykonywane przez podatników tego podatku (np. dostawa towarów, świadczenie usług itd.). W związku z tym ewidencja powinna zawierać dane dotyczące czynności (przedmiotu) podlegającej opodatkowaniu, wartości (podstawy opodatkowania) tej czynności i stosowną kwotę podatku należnego z tego tytułu.

Jeżeli zestawienie faktur zawiera powyższe treści, wówczas może ono stanowić podstawę wpisu w tzw. ewidencji sprzedaży będącej elementem ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.