WNIOSEK O POTWIERDZENIE ZIDENTYFIKOWANIA PODMIOTÓW DLA POTRZEB TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH - VAT-ID

Podatnicy, którzy chcieliby potwierdzić, czy kontrahent jest podmiotem zarejestrowanym jako podatnik VAT UE, powinni złożyć wniosek o potwierdzenie zidentyfikowania określonego podmiotu dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych w danym państwie członkowskim.

W tym celu powstał system VIES (VAT Information Exchange System). Jest to system informatyczny, który pozwala na wymianę informacji, pomiędzy państwami członkowskimi, o transakcjach wewnątrzwspólnotowych oraz podatnikach VAT.

Funkcjonowanie systemu informacji VIES w Unii Europejskiej reguluje rozporządzenie Rady (UE) nr 904/2010 z dnia 7 października 2010 r. w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L nr 268/1 ze zm.). Rozporządzenie to obowiązuje polską administrację podatkową w sposób bezpośredni, tj. bez potrzeby wprowadzania odrębnych przepisów do prawa krajowego.

Prawidłowe funkcjonowanie wspólnotowego systemu opodatkowania wymaga, aby każde państwo członkowskie udostępniało innym państwom Unii Europejskiej swoją krajową bazę podatników zarejestrowanych dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego, zawierającą dane wszystkich podmiotów, którym nadano numer VAT. W bazie tej umieszczone są następujące informacje na temat każdego podatnika:

1) indywidualny numer identyfikacyjny VAT,

2) imię i nazwisko lub nazwa podatnika,

3) adres przedsiębiorstwa: chodzi o adres, zgodnie z którym przedsiębiorstwo przypisane jest do odpowiedniego urzędu skarbowego,

4) data przyznania numeru identyfikacyjnego,

5) data wygaśnięcia numeru identyfikacyjnego.

W polskich przepisach wymianę informacji reguluje:

• art. 97 ust. 17-18, 20 ustawy o VAT,
   
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2013 r. w sprawie potwierdzania zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (Dz. U. poz. 1662).

Potwierdzanie numerów identyfikacyjnych przydzielonych podatnikom VAT odbywa się za pośrednictwem jednostek administracyjnych (np. urzędów skarbowych) kraju, z którego pochodzi podatnik zwracający się o weryfikację takiego numeru (telefonicznie, pocztą elektroniczną lub faksem), w niektórych krajach także w systemie on-line.

Na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 listopada 2013 r. w sprawie wyznaczenia jednostki organizacyjnej, do celów dokonywania potwierdzenia zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju oraz informowania o braku takiego potwierdzenia (Dz. U. poz. 1299) jednostką, która pełni tę funkcję jest Izba Skarbowa w Poznaniu.

Wnioski dotyczące potwierdzania numerów identyfikacyjnych VAT zagranicznych kontrahentów można składać:

1) drogą pocztową na adres:

Biuro Wymiany Informacji Podatkowych
Izby Skarbowej w Poznaniu
ul. Poznańska 46
62-510 Konin

2) telefonicznie: potwierdzanie numerów VAT kontrahentów unijnych odbywa się za pośrednictwem infolinii Krajowej Informacji Podatkowej, pod numerem 801 055 055 lub 22 330 0 330,

3) faxem: (63) 240 19 89,

4) mailem: numery.vat@mofnet.gov.pl.

Wnioski można także kierować do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Wniosek dotyczący potwierdzania numerów identyfikacyjnych zagranicznych kontrahentów powinien zawierać co najmniej:

1) nazwę lub imię i nazwisko oraz adres podmiotu;

2) numer identyfikacyjny podmiotu dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla podmiotu;

3) nazwę lub imię i nazwisko oraz adres zainteresowanego;

4) numer identyfikacji podatkowej zainteresowanego; w przypadku gdy zainteresowany jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE numer identyfikacji podatkowej poprzedza się kodem PL;

5) określenie dnia, miesiąca oraz roku, na który ma nastąpić potwierdzenie zidentyfikowania określonego podmiotu, w przypadku gdy potwierdzenie zidentyfikowania dotyczy okresu wcześniejszego niż dzień złożenia wniosku.

Na stronie internetowej Komisji Europejskiej (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/) również możliwe jest dokonanie potwierdzenia (zweryfikowania) numerów identyfikacyjnych VAT kontrahentów z państw członkowskich Unii Europejskiej. Osoba zainteresowana dokonaniem potwierdzenia numeru VAT musi wprowadzić kod państwa kontrahenta oraz podać jego numer VAT. W odpowiedzi na zapytanie udzielana jest odpowiedź:

• TAK - podany numer jest ważny w danym momencie, lub
   
• NIE - podany numer jest nieważny lub nieprawidłowy.

Strona internetowa Komisji jest systemem przetwarzającym dane w czasie rzeczywistym, który sprawdza aktywność numerów VAT w bazach danych utrzymywanych przez państwa członkowskie. Weryfikacja polega na połączeniu się z krajowym rejestrem podatników VAT w wybranym państwie członkowskim. Nie istnieje baza VAT na poziomie Wspólnoty. Do celów weryfikacji zapytanie skierowane do bazy danych jest przesyłane za pośrednictwem bezpiecznej usługi Intranetu łączącego krajowe administracje celno-podatkowe, a odpowiedź jest odsyłana w ciągu kilku sekund.

Niektóre państwa członkowskie zezwalają na wyświetlanie nazwy i adresu podatnika, jeśli aktualnie jego numer VAT jest aktywny. Jeśli nazwa lub adres nie jest wyświetlana, oznacza to, że państwo członkowskie nie zezwoliło na udostępnienie tych danych. Kontrahenci mają prawo ubiegać się o uzyskanie stosownego potwierdzenia czy numer VAT jest związany z określoną nazwą lub adresem w administracji podatkowej własnego kraju.

Należy jednak zaznaczyć, że zgodnie z art. 97 ust. 17 ustawy, podatnicy mogą uzyskać potwierdzenie statusu zagranicznego kontrahenta tylko od krajowych organów podatkowych. Uzyskane więc informacje na stronie internetowej Komisji, nie są dla organów podatkowych dowodem potwierdzającym ważność numeru VAT UE.