REJESTRACJA W ZAKRESIE PODATKU VAT (VAT-R) ORAZ POTWIERDZENIE ZGŁOSZENIA REJESTRACYJNEGO (VAT-5 I VAT-5UE)

Rejestracja w obrocie krajowym

Obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego, co do zasady, ciąży na podatnikach podatku VAT, tj. na następujących podmiotach:

• osobach prawnych, jednostkach organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osobach fizycznych, wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel czy też rezultaty takiej działalności (w tym również w szczególnych okolicznościach na podmiotach niemających siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności lub miejsca zamieszkania na terytorium kraju),
   
• osobach fizycznych prowadzących wyłącznie gospodarstwo rolne, leśne lub rybackie, które nie będą korzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, jako rolnicy ryczałtowi; w przypadku gdy gospodarstwo rolne prowadzone jest wspólnie przez kilka osób (np. rodzinne gospodarstwo) zgłoszenie rejestracyjne dokonywane jest wyłącznie przez jedną z tych osób,
   
• organach administracji publicznej i urzędach administracji publicznej w przypadku, gdy wykonują czynności na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.

Uwaga

Obowiązek rejestracji nie dotyczy podmiotów zwolnionych z podatku ze względu na osiągane obroty (nieprzekraczające limitu określonego w art. 113 ust. 1, wynoszącego 150.000 zł), z pewnymi wyłączeniami wynikającymi z art. 113 ust. 13 ustawy o VAT oraz podmiotów wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z podatku. Podatnicy ci mogą jednak również złożyć zgłoszenie, deklarując dalsze korzystanie ze zwolnienia od podatku.

Wzór zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług (VAT-R) określony został w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 kwietnia 2004 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 55, poz. 539 ze zm.).

Wzory deklaracji, zgłoszeń i informacji dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl

Zgodnie z art. 96 ust. 4 ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podatnika jako "podatnika VAT czynnego" lub jako "podatnika VAT zwolnionego", i na wniosek podatnika potwierdza to zarejestrowanie na druku VAT-5, który określony został w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia.

Rejestracja w obrocie z zagranicą

Podatnicy, którzy decydują się na współpracę z zagranicznymi firmami, muszą dokonać rejestracji dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych (art. 97 ust. 1-3 ustawy). W wyniku tej rejestracji podatnicy uzyskują prawo do posługiwania się w kontaktach z zagranicznymi podatnikami numerem identyfikacyjnym poprzedzonym kodem PL. W Polsce jest to ten sam numer NIP, który służy do rozliczania transakcji krajowych. Jedyną różnicą jest dodany przedrostek.

O zamiarze dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowej mają obowiązek zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego:

• czynni podatnicy VAT planujący dokonywanie dostaw lub nabyć wewnątrzwspólnotowych, importu usług lub świadczenia usług, dla których podatnikiem będzie unijny usługobiorca,
   
• osoby prawne niebędące podatnikami oraz pozostali podatnicy:
   
• dokonujący wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, jeśli wartość tych transakcji w roku podatkowym przekracza 50.000 zł,
   
• dokonujący importu usług od podatników z krajów UE,
   
• świadczący usługi na rzecz podatników z krajów UE, z tytułu których podatek rozlicza nabywca unijny.

Uwaga

Jeśli dany podmiot zarejestrował się już wcześniej jako podatnik VAT, rejestracja dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych dokonywana jest na formularzu VAT-R oznaczonym jako "aktualizacyjny".

Po złożeniu zawiadomienia o zamiarze dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podmiot, który dokonał zgłoszenia jako podatnik VAT UE potwierdzając ten fakt na formularzu VAT-5UE. Wzór druku został określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług.

Podatnicy wyłączeni z obowiązku rejestracyjnego

Obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego nie mają podatnicy zidentyfikowani jako podatnicy VAT (przewozy okazjonalne na podstawie art. 134a ust. 4 ustawy) oraz podatnicy nieposiadający na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonują transakcji gospodarczych, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu, jeżeli wykonują na terytorium kraju wyłącznie następujące czynności:

a) usługi transportowe i usługi pomocnicze związane bezpośrednio z importem towarów, w przypadku gdy wartość tych usług została włączona do podstawy opodatkowania w imporcie towarów,

b) usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, świadczone na rzecz przewoźników lotniczych wykonujących głównie przewozy w transporcie międzynarodowym,

c) usługi związane z obsługą startu, lądowania, parkowania, obsługą pasażerów i ładunków oraz inne o podobnym charakterze usługi świadczone na rzecz przewoźników lotniczych wykonujących głównie przewozy w transporcie międzynarodowym,

d) usługi świadczone na obszarze portów morskich polegające na obsłudze środków transportu morskiego lub służące bezpośrednim potrzebom ich ładunków,

e) usługi świadczone na obszarze portów morskich, związane z transportem międzynarodowym, polegające na obsłudze środków transportu lądowego oraz żeglugi śródlądowej lub służące bezpośrednim potrzebom ich ładunków,

f) usługi ratownictwa morskiego, nadzoru nad bezpieczeństwem żeglugi morskiej i śródlądowej oraz usługi związane z ochroną środowiska morskiego i utrzymaniem akwenów portowych i torów podejściowych,

g) usługi związane z obsługą statków, wymienionych w klasie PKWiU ex 30.11, należących do armatorów morskich, z wyłączeniem usług świadczonych na cele osobiste załogi,

h) usługi polegające na remoncie, przebudowie lub konserwacji statków, wymienionych w klasie PKWiU ex 30.11, oraz ich części składowych,

i) usługi polegające na remoncie, przebudowie lub konserwacji środków transportu lotniczego oraz ich wyposażenia i sprzętu zainstalowanego na nich, używanych przez przewoźników lotniczych wykonujących głównie przewozy w transporcie międzynarodowym,

j) usługi, w stosunku do których podatnikami rozliczającymi podatek od towarów i usług są podatnicy, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,

k) dostawę towarów, dla której podatnikiem jest nabywca,

l) pozostałe usługi świadczone na rzecz armatorów morskich lub innych podmiotów wykonujących przewozy środkami transportu morskiego służące bezpośrednim potrzebom środków transportu morskiego, rybołówstwa morskiego i statków ratowniczych morskich, o których mowa w art. 83 ust. 1 pkt 1 ustawy, lub ich ładunków,

m) usługi telekomunikacyjne, usługi nadawcze lub usługi elektroniczne świadczone na rzecz osób niebędących podatnikami, o których mowa w art. 28a ustawy, rozliczane w ramach szczególnej procedury, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a i 7 ustawy.

Aktualizacja zgłoszenia rejestracyjnego

Jak stanowi art. 96 ust. 12 ustawy o VAT, jeżeli dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym ulegną zmianie, podatnik jest obowiązany zgłosić zmianę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2016 r. poz. 476 ze zm.) z wyjątkiem gdy zgłaszana zmiana powoduje zmianę właściwości organu podatkowego.

Aktualizacja danych dokonywana jest na formularzu VAT-R, w którym w części A zaznaczany jest kwadrat 2 w pozycji 4.

Uwaga

Podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, u których następnie sprzedaż została zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub którzy następnie zgłosili, że będą wykonywać wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43, pozostają w rejestrze jako podatnicy VAT zwolnieni.

Zasady wypełniania formularza VAT-R

W części A oraz B formularza VAT-R należy zamieścić informacje dotyczące celu i miejsca złożenia zgłoszenia oraz dane identyfikacyjne podatnika.

Aktualizacja danych dokonywana jest również na formularzu VAT-R, w którym w części A zaznaczany jest kwadrat 2 w pozycji 4.

C. OBOWIĄZEK PODATKOWY W ZAKRESIE PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG

Ta część formularza VAT-R podzielona jest na trzy części dotyczące:

• okoliczności określających obowiązek podatkowy,
   
• informacji związanych ze składaniem deklaracji,
   
• informacji związanych z wykonywaniem transakcji wewnątrzwspólnotowych.

C.1. OKOLICZNOŚCI OKREŚLAJĄCE OBOWIĄZEK PODATKOWY

Pozycję 27 - zakreśla podmiot, który nie jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT czyli: nie jest osobą prawną, jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej lub osobą fizyczną wykonującą samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat tej działalności.

Pozycję 28 - zakreśla podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju.

Pozycję 29 - zakreśla podatnik, który rozpoczynając działalność gospodarczą nie ma prawa do zwolnienia z opodatkowania ze względu na przewidywaną wartość sprzedaży.

Pozycję 30 - zakreśla podatnik, który będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia przysługującego na mocy art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT, tzw. drobnym przedsiębiorcom. Podatnik ten nie ma obowiązku rejestrować się jako podatnik VAT, ale składając zgłoszenie rejestracyjne może zostać zarejestrowany jako "podatnik VAT zwolniony".

Pozycję 31 - zakreśla podatnik, który będzie dokonywał (dokonuje) sprzedaży wyłącznie zwolnionej od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1, z wyłączeniem pkt 3 i art. 82, który z tego powodu nie ma obowiązku rejestrować się jako podatnik VAT, ale może zostać zarejestrowany jako "podatnik VAT zwolniony".

Pozycję 32 - zakreśla podatnik, który będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia wymienionego w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, czyli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczący usługi rolnicze.

Pozycję 33 - zakreśla podatnik, który rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9, czyli podatnik, któremu przysługiwało zwolnienie ze względu na wysokość obrotów i który z tego zwolnienia zrezygnował.

Pozycję 34 - zakreśla podatnik, który rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, czyli rolnik ryczałtowy rezygnujący ze zwolnienia.

Pozycję 35 - zakreśla podatnik, który traci (utracił) prawo do zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9 (zwolnienie ze względu na wartość sprzedaży).

Pozycję 36 - zakreśla podatnik, który będzie dokonywał (dokonuje) sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy, czyli podatnik podatku od wartości dodanej z kraju Unii, który sprzedaje towar na rzecz polskich podmiotów, niemających obowiązku rozliczania VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia (np. na rzecz osób fizycznych mających miejsce zamieszkania na terytorium kraju).

Pozycję 37 - zakreśla podatnik, który rezygnuje (zrezygnował) z opodatkowania sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art. 24 ust. 7 ustawy, czyli podatnik, o którym mowa w poz. 36.

Pozycja 38 - w rubryce tej podatnik podaje datę, od której będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia lub od której traci prawo do zwolnienia lub rezygnuje z tego prawa.

Pozycja 39 - obejmuje dane dotyczące obowiązku podatkowego u małych podatników:

• kwadrat 1 - zakreśla podmiot, który wybiera (wybrał) metodę kasową, polegającą na tym, że obowiązek podatkowy powstaje zasadniczo z dniem uregulowania całości lub części należności (jednak nie później niż 180. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż czynny podatnik VAT),
   
• kwadrat 2 - zakreśla podatnik, który traci (utracił) prawo do rozliczania się metodą kasową, czyli podatnik, który utracił status "małego podatnika" z powodu przekroczenia limitu obrotów,
   
• kwadrat 3 - zakreśla podatnik, który rezygnuje (zrezygnował) z metody kasowej; podatnik może zrezygnować z kasowej metody rozliczeń i powrócić do rozliczeń na zasadach ogólnych nie wcześniej jednak niż po upływie 12 miesięcy, w których stosowana była ta metoda rozliczeń.

Pozycje 40, 41, 42, 43 wypełnia tylko ten podatnik, który wybiera metodę kasową, traci prawo do jej stosowania lub rezygnuje z tego prawa; w rubryce należy wpisać kwartał i rok początku stosowania metody kasowej albo miesiąc lub kwartał i rok utraty (rezygnacji) podatnika z jej stosowania.

W pozycji 44:

• kwadrat 1 - zakreśla podatnik, który wybiera (wybrał) możliwość rozliczania się za okresy kwartalne,
   
• kwadrat 2 - zakreśla podatnik, który rezygnuje (zrezygnował) ze składania deklaracji za okresy kwartalne; rezygnacja jest możliwa dopiero po upływie czterech kwartałów, w których podatnik rozliczał się kwartalnie.

Pozycje 45 i 46 - rubryki te wypełnia tylko ten podatnik, który rezygnuje z prawa do składania deklaracji kwartalnych wpisując kwartał i rok ostatnio złożonej deklaracji kwartalnej.

Pozycja 47. Szczególne procedury:

• kwadrat 1 - zakreśla podatnik, który zgodnie z art. 114 ust. 1 ustawy wybiera (wybrał) opodatkowanie usług taksówkowych w formie ryczałtu,
   
• kwadrat 2 - zakreśla podatnik, który zgodnie z art. 114 ust. 4 ustawy rezygnuje (zrezygnował) z opodatkowania w formie ryczałtu usług taksówkowych; podatnik może zrezygnować z tej formy opodatkowania, nie wcześniej jednak niż po upływie 12 miesięcy,
   
• kwadrat 3 - zakreśla podatnik, który będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 122 ustawy, czyli podatnik wykonujący czynności dostawy, wewnątrzwspólnotowego nabycia i importu złota inwestycyjnego,
   
• kwadrat 4 - zakreśla podatnik, który rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia zgodnie z art. 123 ustawy; podatnik może zrezygnować ze zwolnienia w przypadku gdy: wytwarza złoto inwestycyjne lub przetwarza złoto innego rodzaju na złoto inwestycyjne, a dostawa jest dokonywana dla innego podatnika, lub w zakresie prowadzonego przedsiębiorstwa dokonuje dostawy złota w celach przemysłowych, a dostawa dotyczy złota inwestycyjnego w postaci sztabek lub płytek i jest dokonywana dla innego podatnika.

Pozycje 48 i 49 - rubryki te wypełnia tylko ten podatnik, który świadcząc usługi taksówkowe wybiera lub rezygnuje z opodatkowania w formie ryczałtu, wpisując miesiąc i rok wyboru lub rezygnacji z opodatkowania w formie ryczałtu.

C.2. INFORMACJE DOTYCZĄCE SKŁADANIA DEKLARACJI

Pozycję 50 - zakreśla podatnik, który będzie składał deklaracje VAT-7.

Pozycję 51 - zakreśla podatnik, który będzie składał deklaracje VAT-7K, w przypadkach, o których mowa w art. 99 ust. 2 lub 3 ustawy, czyli mały podatnik (bez względu na to, czy wybrał metodę kasową, czy też nie).

Pozycję 52 - zakreśla podatnik, który będzie składał kwartalne deklaracje VAT-7D w przypadkach, o których mowa w art. 99 ust. 3 ustawy, czyli gdy nie jest on małym podatnikiem.

Pozycję 53 - zakreśla podatnik, który będzie składał deklaracje VAT-8, w zakresie dokonywanych nabyć zgodnie z art. 99 ust. 8 ustawy, czyli podatnik, który nie jest podatnikiem VAT czynnym, a także osoby prawne niebędące podatnikami, jeżeli dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a całkowita wartość tego nabycia przekroczyła w trakcie roku podatkowego kwotę 50.000 zł.

Pozycję 54 - zakreśla podatnik, który będzie składał deklaracje VAT-12, w przypadkach, o których mowa w art. 114 ust. 3 ustawy, czyli podatnik świadczący usługi taksówek osobowych opodatkowane w formie ryczałtu, składający skróconą deklarację podatkową.

Pozycje 55, 56, 57 i 58 - w rubrykach tych podatnik wpisuje kwartał lub miesiąc oraz rok, za który złoży pierwszą deklarację wymienioną w pozycjach od 50 do 54.

C.3. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH

Ta część formularza wykorzystywana jest w celu rejestracji podatników VAT UE, którzy dokonują towarowych transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz importu usług, a także świadczyć będą usługi, z tytułu których zobowiązanymi do zapłaty podatku od wartości dodanej będą unijni usługobiorcy. Część tę wypełniają również podatnicy dokonujący aktualizacji zgłoszenia.

Pozycję 59 - zakreśla podatnik podlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny, który będzie dokonywał lub dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, lub będzie dokonywał lub dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a także podatnik który będzie świadczył lub świadczy usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, tj. usługi, z tytułu których zobowiązanymi do zapłaty podatku od wartości dodanej będą unijni usługobiorcy, lub będzie nabywał lub nabywa usługi, do których stosuje art. 28b, jeżeli usługi te stanowiłyby u podatnika import usług.

Pozycję 60 - zakreśla podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny lub osoba prawna niebędąca podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy, który będzie dokonywać lub dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Pozycję 61 - zakreśla podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny, który będzie świadczył lub świadczy usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy, tj. usługi, z tytułu których zobowiązanymi do zapłaty podatku od wartości dodanej będą unijni usługobiorcy, lub będzie nabywał lub nabywa usługi, do których stosuje art. 28b, jeżeli usługi te stanowiłyby u podatnika import usług.

Pozycja 62 - w rubryce tej podatnik podaje przewidywaną datę rozpoczęcia dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, z tytułu których dokonuje rejestracji.

Pozycję 63 - wypełnia podatnik VAT UE, w przypadku gdy zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych (zarówno transakcji towarowych, jak i świadczenia bądź nabywania usług, o których mowa odpowiednio w art. 100 ust. 1 pkt 4 lub art. 28b).

Pozycję 64 - wypełnia podatnik podając datę ostatniej transakcji wewnątrzwspólnotowej.