Wydatki o charakterze osobistym

Prowadzę małą firmę. Które wydatki ponoszone przeze mnie jako przedsiębiorcę mogą być w razie kontroli przeprowadzonej przez organ podatkowy wyłączone z kosztów uzyskania przychodów i uznane za wydatki o charakterze osobistym?

Za wydatki o charakterze osobistym, a tym samym niestanowiące kosztów podatkowych, mogą być uznane wydatki ponoszone niezależnie od tego czy podatnik prowadzi działalność gospodarczą, czy nie (szczegóły w dalszej części odpowiedzi).

Stosownie do art. 22 ust. 1 updof, za koszty uzyskania przychodów uważa się koszty, które:

• zostały poniesione przez podatnika,
   
• zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
   
• nie są wymienione w art. 23 updof zawierającym katalog kosztów nieuważanych za koszty podatkowe.

Każdorazowo rozliczenie kosztu musi poprzedzać ocena, czy spełnia on łącznie wszystkie wymienione przesłanki.

Koszty kształcenia

Wydatki ponoszone przez osoby prowadzące działalność gospodarczą na poszerzanie własnej wiedzy i umiejętności nie są wymienione w art. 23 updof. Tego rodzaju wydatki nie spełniają jednak wymogów koniecznych do uznania ich za koszty uzyskania przychodów, w przypadku gdy celem kształcenia jest podniesienie ogólnego poziomu wiedzy (wykształcenia) podatnika. Według organów podatkowych kosztem uzyskania przychodów nie mogą być też wydatki na zdobycie uprawnień zawodowych ponoszone przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z uzyskanym wykształceniem (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 7 maja 2014 r., nr ITPB1/415-114/14/WM). Podatnicy mogą natomiast zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na własną edukację, poniesione w trakcie prowadzonej działalności, o ile nabywaną wiedzę i umiejętności będą wykorzystywać bezpośrednio w tej działalności (zdobyte umiejętności przełożą się na wzrost przychodów uzyskiwanych z tego źródła przychodów).

Odzież i obuwie

Do kosztów uzyskania przychodów nie kwalifikują się wydatki na zakup odzieży osobistej, która służy podatnikom w celach biznesowych. Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, jedynie trwałe pozbawienie odzieży charakteru osobistego, uniemożliwiające korzystanie z niej w inny sposób niż tylko na potrzeby wykonywanej pracy (np. poprzez oznaczenie logo), pozwala rozpoznać wydatki na jej zakup jako koszty uzyskania przychodów. Potwierdzają to m.in. interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 19 sierpnia 2014 r., nr IPTPB1/415-285/14-2/AP oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 18 lipca 2013 r., nr ILPB1/415-457/13-3/IM.

Wydatki na zakup odzieży i obuwia roboczego (ochronnego) podatnicy mogą kwalifikować jako koszt podatkowy pod warunkiem, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wykonują czynności wymagające stosowania takiej odzieży i obuwia. Tak wynika m.in. z interpretacji indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 21 stycznia 2011 r., nr ILPB1/415-1201/10-4/AGr oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r., nr IBPBI/1/415-1426/14/ŚS. W tej ostatniej interpretacji organ podatkowy podkreślił, że: "(...) zakup odzieży i obuwia dla potrzeb wykonywanej działalności gospodarczej należy oceniać na tle przepisów prawa pracy lub innych przepisów branżowych. Jeżeli ze względu na wymagania sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy jest się zobowiązanym do wykonywania pracy w odzieży ochronnej, to wydatki poniesione na jej zakup można uznać za wydatki niezbędne do uzyskania przychodów (...)".

Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia

Do sfery wydatków osobistych należy też zaliczyć wydatki podyktowane stanem zdrowia osób prowadzących działalność gospodarczą. Wyklucza to możliwość ujmowania przez takich podatników do kosztów uzyskania przychodów m.in. wydatków na zakup okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych. Nie ma przy tym znaczenia, że stosowanie takich okularów (szkieł) jest konieczne przy wykonywaniu czynności zawodowych (np. do pracy z monitorem ekranowym). Tak wynika przykładowo z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 sierpnia 2014 r., nr ITPB1/415-599/14/AK.

Zajęcia sportowe

Nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez podatników na zajęcia sportowe (np. karnety na basen czy siłownię). Utrzymanie dobrej kondycji fizycznej należy do sfery osobistej i ma wpływ na jakość życia podatników. Mimo więc że dobry stan zdrowia sprzyja prowadzeniu działalności, to jednak nie przekłada się bezpośrednio na osiąganie przychodów czy utrzymanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Zatem omawiane wydatki dotyczące osób prowadzących działalność gospodarczą, co do zasady, nie należą do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof. Jednak w przypadku tego rodzaju wydatków mogą zaistnieć okoliczności uzasadniające uznanie ich za koszty podatkowe. Wskazuje na to przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 10 marca 2010 r., nr IPPB1/415-17/10-2/AM. Organ podatkowy przyznał w niej prawo do ujęcia w rozliczeniu podatkowym m.in. wydatków na opłacenie karnetów na basen, siłownię oraz opłacenie treningów sportu walki ponoszonych przez właściciela firmy zajmującej się ochroną osób. Uznał bowiem, że utrzymanie przez niego sprawności fizycznej może przyczynić się do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Polisy ubezpieczeń osobowych

W przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osoby fizyczne jednoosobowo, osiąganie przychodów z tego źródła jest uzależnione od osobistej aktywności tych osób. W rezultacie nagłe zdarzenia takie jak wypadek czy choroba mogą prowadzić do wstrzymania wykonywania działalności i ograniczenia lub wykluczenia możliwości zarobkowania. Chcąc się uchronić przed taką ewentualnością, podatnicy wykupują niekiedy polisy chroniące ich od ryzyka utraty zarobków w związku z chorobą. Opłaty ponoszone z tytułu wykupienia tego rodzaju ubezpieczenia należy traktować jako wydatki na cele osobiste, gdyż ich celem jest zabezpieczenie sytuacji materialnej osób ubezpieczonych, a nie działalności gospodarczej. Przykładem takiego stanowiska organów podatkowych jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 20 lutego 2014 r., nr IPTPB1/415-754/13-2/MD.