Jak udowodnić, że środek trwały jest używany?

Zakupiliśmy maszynę (rok produkcji 1988) od osoby, która miesiąc wcześniej nabyła ją w celu odsprzedaży. Maszyna była używana przez ponad 6 miesięcy przez wcześniejszych właścicieli, lecz nie mamy żadnych dokumentów związanych z używaniem przez nich tej maszyny. Maszyna wygląda na mocno zużytą. Informacja o roku produkcji wynika z tabliczki umieszczonej na tej maszynie. Czy sam fakt, że maszyna została wyprodukowana w 1988 r., jest wystarczający do zastosowania amortyzacji indywidualnej?

Rok produkcji nie jest wystarczający do zastosowania indywidualnej stawki amortyzacyjnej. Aby stosować tę stawkę amortyzacyjną, przedsiębiorca jest zobowiązany do udowodnienia, że maszyna była używana przez co najmniej 6 miesięcy.

Jeżeli podatnik nabył używany środek trwały, to może go amortyzować przy zastosowaniu indywidualnej stawki amortyzacyjnej. Indywidualną stawkę amortyzacyjną określa sam podatnik. Nie ma przy tym pełnej dowolności. Jej ustalenie jest możliwe do określonego przepisami limitu. Limit ten wyznaczają minimalne okresy amortyzacji wskazane przez ustawodawcę.

Mianowicie, w myśl art. 22j ust. 1 updof oraz art. 16j ust. 1 updop, okres amortyzacji używanego środka trwałego, po raz pierwszy wprowadzonego do ewidencji danego podatnika, nie może być krótszy niż:

1) dla środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych:

a) 24 miesiące - gdy ich wartość początkowa nie przekracza 25.000 zł,

b) 36 miesięcy - gdy ich wartość początkowa jest wyższa od 25.000 zł i nie przekracza 50.000 zł,

c) 60 miesięcy - w pozostałych przypadkach,

2) dla środków transportu, w tym samochodów osobowych - 30 miesięcy,

3) dla budynków (lokali) i budowli, innych niż wymienione w pkt 4 - 10 lat, z wyjątkiem:

a) trwale związanych z gruntem budynków handlowo-usługowych wymienionych w rodzaju 103 Klasyfikacji i innych budynków niemieszkalnych wymienionych w rodzaju 109 Klasyfikacji, trwale związanych z gruntem,

b) kiosków towarowych o kubaturze poniżej 500 m³, domków kempingowych i budynków zastępczych

dla których okres amortyzacji - nie może być krótszy niż 3 lata,

4) dla budynków (lokali) niemieszkalnych, dla których stawka amortyzacyjna z Wykazu stawek amortyzacyjnych wynosi 2,5% - 40 lat pomniejszone o pełną liczbę lat, które upłynęły od dnia ich oddania po raz pierwszy do używania do dnia wprowadzenia do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej przez podatnika, z tym że okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat.

Przykładowo, przyjęcie dla maszyny o wartości początkowej wyższej niż 50.000 zł minimalnego okresu amortyzacji (tj. 5 lat) oznacza, że jej indywidualna roczna stawka amortyzacyjna nie może przekroczyć 20% (100% : 5).

Środki trwałe, zaliczane do grupy 3-6 i 8 KŚT (tj. maszyny, urządzenia, aparaty, przyrządy itp.) oraz środki transportu uznaje się za używane, jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane co najmniej przez okres 6 miesięcy (art. 22j ust. 2 pkt 1 updof i art. 16j ust. 2 pkt 1 updop).

W opisanym stanie faktycznym używanie przedmiotowej maszyny co najmniej przez okres 6 miesięcy można udowodnić np.:

• opinią biegłego,
   
• oświadczeniem świadków, np. pracowników firmy, w której maszyna była eksploatowana,
   
• oświadczeniem poprzedniego właściciela, który wprawdzie posiadał ją tylko miesiąc, ale mógłby wskazać wcześniejszego właściciela, który eksploatował tę maszynę przez wymagany okres.

Dodatkowym dowodem mogą być też zdjęcia elementów maszyny, które zużyły się w toku jej eksploatacji.

Należy podkreślić, że to przedsiębiorca jest zobowiązany do udowodnienia, że nabył rzecz używaną, gdy zastosuje indywidualną stawkę amortyzacyjną. Z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 21 marca 2013 r., nr IPTPB1/415-780/12-2/AG wynika, że: "(...) przez »używanie« należy rozumieć eksploatowanie. Przepisy nie regulują, jakimi dowodami należy udokumentować używanie środka trwałego. Przyjąć zatem należy, że mogą to być wszelkie wiarygodne dowody, np. potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie: faktury zakupu środka trwałego, ewidencji przebiegu pojazdu, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonych przez poprzedniego użytkownika, oświadczenie poprzedniego użytkownika o używaniu środka trwałego w określonym czasie".

Dodajmy, że dla zastosowania indywidualnej stawki amortyzacji konieczne jest, obok uznania środka trwałego za używany, aby został on po raz pierwszy wprowadzony do ewidencji danego podatnika.