Paragon za przejazd autostradą prywatnym samochodem pracownika

Zasadniczo wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, jakie pracownik uzyskuje od pracodawcy, stanowią dla tego pracownika przychód ze stosunku pracy. Otrzymując zatem zwrot opłat za przejazdy autostradą prywatnym samochodem w podróży służbowej, pracownik uzyskuje przychód. Należy mieć jednak na uwadze treść art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF. Na podstawie tego przepisu, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowej.

W przywołanym wyżej rozporządzeniu ustawodawca określił, że z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej (odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę), pracownikowi przysługuje m.in. zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zatem jeśli pracownikowi, odbywającemu podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, pracodawca zwróci poniesione przez niego m.in. opłaty za przejazd autostradami, to zwrot tych wydatków będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego. Tego rodzaju wydatki zwracane są bowiem pracownikowi zgodnie z rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.

Podobne stanowisko prezentują również organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 19 lipca 2013 r., nr ILPB1/415-588/13-3/AP. W interpretacji tej czytamy:

"(...) zwrot wydatków poniesionych przez pracowników w czasie podróży służbowej własnym środkiem transportu, obejmujących opłaty za przejazd płatnymi odcinkami autostrady oraz opłaty parkingowe, związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego, jest dla pracowników zwolniony z opodatkowania zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (...)"

Powyższy pogląd podzielił także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 21 listopada 2013 r., nr IPPB4/415-562/13-3/JK2, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 18 października 2013 r., nr ITPB2/415-685/13/BK, jak również Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 26 czerwca 2013 r., nr IBPBII/1/415-358/13/BD.

Jak już wskazano, niewątpliwie wydatki związane z podróżą służbową pracowników mają związek z działalnością gospodarczą podatnika, a ich poniesienie ma na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Kwalifikując opłaty za przejazd autostradą do kosztów uzyskania przychodów, należy mieć jednak na uwadze, że ustawodawca wyłączył z tych kosztów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej tzw. "kilometrówkę" (czyli kwotę stanowiącą iloczyn przejechanych w celach służbowych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury). Wydatki mieszczące się w ww. limicie są kosztem podatkowym, jeśli przebieg pojazdu jest udokumentowany ewidencją przebiegu pojazdu. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) i ust. 5 ustawy o PDOP oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) i ust. 5 i 7 ustawy o PDOF.

W ustawach o podatku dochodowym nie określono, jakie wydatki należy uznać za wydatki "z tytułu używania samochodów". Według organów podatkowych, w katalogu tych wydatków mieszczą się zarówno wydatki eksploatacyjne (tj. na zakup paliwa, oleju napędowego, gazu), jak i inne koszty wynikające z używania samochodu do celów podróży służbowej, np. opłaty za przejazd autostradą czy opłaty parkingowe. Tak uznał np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 11 października 2013 r., nr IBPBI/2/423-805/13/CzP:

"(...) "wydatki z tytułu używania" to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb podatnika, w szczególności takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, koszty drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą. (...)"

W konsekwencji organ podatkowy uznał, że:

"(...) Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom odbywającym podróż służbową prywatnym samochodem osobowym wydatki związane z ich używaniem obejmujące w szczególności koszty przejazdu autostradą i opłaty za parkingi pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz właściwego ich udokumentowania, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. (...)"

Podobne stanowisko zajęło Ministerstwo Finansów w piśmie z 26 lutego 2013 r., będącym odpowiedzią na zapytanie naszego Wydawnictwa. Analogiczne stanowisko zajmują w przedmiotowej kwestii również sądy administracyjne, np. NSA w wyroku z 7 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 1945/11.

A zatem, opłaty za przejazd autostradami uznaje się za "wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności" pracodawcy, w związku z czym opłaty te mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w ramach limitu tzw. "kilometrówki" (pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu).

Uważamy, że niepodlegający odliczeniu VAT od opłat za przejazd autostradą (w wysokości 50% kwoty podatku naliczonego) powinien być zaliczany do kosztów uzyskania przychodów na takich samych zasadach jak kwota netto tej opłaty. Jeśli więc zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych i sądów administracyjnych opłata za autostradę (w kwocie netto) ujmowana jest w kosztach podatkowych w ramach limitu "kilometrówki", to - naszym zdaniem - w ramach tego limitu powinna być także ujmowana w kosztach podatkowych ww. niepodlegająca odliczeniu kwota VAT (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 28 listopada 2013 r., nr IPTPB3/423-345/13-2/GG).

Wspomnijmy jednak, że Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 7 marca 2011 r., nr ILPB1/415-1414/10-2/AO, uznał (odnosząc się do kwoty VAT od paliwa do samochodu osobowego), że do niepodlegającego odliczeniu VAT naliczonego nie stosuje się ograniczenia wynikającego z "kilometrówki". Według niego:

"(...) w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów podatku od towarów i usług w związku z zakupem paliwa do samochodu osobowego, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, stwierdzić należy, iż w sytuacji, gdy podatek naliczony VAT nie podlega odliczeniu w rozliczeniu VAT, ponieważ podatnikowi takie odliczenie nie przysługuje i koszty z tytułu używania samochodu, z którymi wiąże się ten VAT, były poniesione w celu uzyskania przychodów, podatek ten może w całości stanowić koszty uzyskania przychodu.

(...) rozliczanie naliczonego podatku VAT, który nie podlega odliczeniu zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, nie powinno odbywać się w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu. (...) podatek ten może w całości stanowić koszty uzyskania przychodu. (...)"

Uwzględniając stanowisko organów podatkowych, a także sądów administracyjnych, jeżeli pracownikowi odbywającemu podróż służbową pracodawca zwraca koszty przejazdu prywatnym samochodem osobowym w wysokości "kilometrówki", a oprócz tego wypłaca mu równowartość opłat za przejazd autostradą, wówczas kwota tych opłat (także niepodlegający odliczeniu VAT naliczony) nie stanowi kosztów uzyskania przychodów.