Odliczanie VAT od wydatków na samochód, który pracownik lub przedsiębiorca wykorzystuje na dojazdy do pracy

Obecnie obowiązuje zasada, że od wydatków na pojazdy samochodowe (w tym - na samochód osobowy) można odliczać 50% kwoty podatku wykazanej w fakturze. Tylko w przypadku, gdy samochód wykorzystywany jest wyłącznie do opodatkowanej działalności gospodarczej, przysługuje odliczenie pełne (100%). Co istotne - aby można było odliczyć 100% kwoty VAT, muszą być spełnione dodatkowe warunki. Chodzi tu głównie o konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, która ma potwierdzać, że samochód wykorzystywany jest wyłącznie do celów firmowych (pomijamy przypadki, gdy ewidencji tej nie trzeba prowadzić). W ww. ewidencji trzeba szczegółowo określać m.in. cel wyjazdu i opis trasy: skąd-dokąd (patrz art. 86a ust. 7 ustawy o VAT).

Z dostępnych wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że umożliwienie pracownikowi wykorzystywania samochodu służbowego na dojazdy do/z pracy należy traktować jako wykorzystywanie pojazdu do celów mieszanych (firmowych i prywatnych), co skutkuje koniecznością stosowania ograniczonego prawa do odliczenia VAT (50%). Podobnie - zdaniem fiskusa - należy traktować także dojazdy przedsiębiorcy do miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Tak wynika z broszury Ministerstwa Finansów opisującej zasady odliczania VAT od wydatków na samochody (broszura ta dostępna jest na stronie internetowej www.finanse.mf.gov.pl). Podobnie uznają też organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 24 lipca 2014 r., nr IPTPP4/443-304/14-4/UNR. W tej interpretacji czytamy:

"(...) fakt dojazdów Wnioskodawcy (prowadzącego indywidualną działalność gospodarczą - przyp. red.) samochodem służbowym z miejsca zamieszkania do miejsca pracy oznacza wykorzystywanie go do celów prywatnych, co powoduje, że przedmiotowy samochód nie będzie wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej (podkreśl. red.), w rozumieniu art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy (o VAT - przyp. red.). W konsekwencji powyższego Wnioskodawcy na podstawie art. 86a ust. 1 i ust. 2 pkt 3 ustawy przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu kosztów leasingu i kosztów serwisu lub konserwacji nabytego samochodu osobowego. Natomiast z tytułu zakupu paliwa do napędu przedmiotowego samochodu osobowego Wnioskodawcy do 30 czerwca 2015 r., zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy nowelizującej, nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT. (...)"

Zdaniem sądów administracyjnych, parkowanie samochodu blisko miejsca zamieszkania pracowników nie musi jednak automatycznie oznaczać konieczności stosowania ograniczonego odliczenia VAT od wydatków na ten pojazd. Jako przykład można tu wskazać wyrok WSA w Krakowie z 20 stycznia 2015 r., sygn. akt I SA/Kr 1834/14 (orzeczenie nieprawomocne).

W sprawie będącej przedmiotem tego rozstrzygnięcia spółka zamierzała udostępnić pracownikom (współpracownikom) samochody firmowe (własne lub leasingowane). Do tych samochodów miała być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, z której wynikałoby, do jakich celów (na jakiej trasie) samochód był wykorzystywany. Dodatkowo z regulaminu miało wynikać, że samochody te mogą być wykorzystywane wyłącznie do wykonywania obowiązków służbowych. Do tych obowiązków należałaby przede wszystkim stała kontrola i nadzór nad procesem dystrybucji materiałów reklamowych, a także - w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości - obowiązek odpowiedniej reakcji w zależności od zastanej sytuacji. Dodatkowo regulamin miał określać, że użytkownik ma prawo do korzystania z samochodu tylko i wyłącznie w czasie wypełniania obowiązków służbowych. W przypadku stwierdzenia, iż samochód był wykorzystany do celów prywatnych, użytkownik miał ponosić odpowiedzialność finansową. Ponadto, użytkownik samochodu miał być zobowiązany do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z treścią regulaminu, w tym akceptacji możliwych konsekwencji jego nieprzestrzegania. W związku z koniecznością szybkiej reakcji na możliwe nieprawidłowości, jak i wypełniania obowiązków o charakterze kontrolno-nadzorczym, samochody miały być parkowane w rejonie miejsca zamieszkania ich użytkowników (np. pod domem pracownika lub w jego garażu). Spółka zapytała, czy od wydatków na ww. pojazdy może odliczyć cały VAT. Sama uznała, że tak, ale Dyrektor Izby Skarbowej miał inne zdanie. Jego zdaniem, samochody, o których mowa, będą wykorzystywane także do celów prywatnych pracowników (współpracowników). Takim celem będzie np. dojazd z miejsca zamieszkania do miejsca pracy i z miejsca pracy do miejsca zamieszkania. W związku z tym od wydatków na takie pojazdy można odliczać generalnie 50% kwoty VAT.

WSA nie zgodził się jednak ze stanowiskiem organu podatkowego. Jego zdaniem, parkowanie samochodu poza siedzibą firmy nie oznacza automatycznie, że samochód nie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. W rozpatrywanym przypadku możliwość parkowania pojazdu poza siedzibą firmy będzie uzasadniona specyfiką prowadzonej działalności. Z okoliczności sprawy wynika bowiem, że osoby użytkujące pojazdy będą musiały być jak najbardziej mobilne i przemieszczać się w miejsca często od siebie oddalone, a na wszelkie ujawnione nieprawidłowości reagować natychmiastowo ze względu na poważne konsekwencje cywilnoprawne dla spółki (kary, odszkodowania) lub niebezpieczeństwo utraty klientów. Wprowadzony wewnętrzny regulamin ma zapewnić odpowiednie mechanizmy kontroli przestrzegania wykorzystywania pojazdów wyłącznie dla celów związanych z działalnością gospodarczą. Ponadto, gdyby było tak, jak chce fiskus, przepisy umożliwiające odliczanie całego VAT nigdy nie mogłyby zostać zastosowane. Dopóki mamy bowiem do czynienia z tzw. "czynnikiem ludzkim", zawsze istnieje potencjalne zagrożenie, że dany pojazd może zostać wykorzystany do celów innych, niż firmowe. Okoliczności tej nie da się całkowicie wyeliminować. Chodzi tu tylko o stworzenie i wprowadzenie odpowiednich mechanizmów i zasad używania pojazdów, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania ich wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika. Końcowo sąd wyjaśnił:

"(...) sporządzenie stosownego regulaminu obwarowanego sankcjami za nieprzestrzeganie zapisów w nim zawartych, zapoznanie z nim użytkowników pojazdów, kontrola okresowa oraz kontrola w czasie rzeczywistym stanowią wystarczające i obiektywne środki dla zabezpieczenia wykorzystania przedmiotowych pojazdów dla celów działalności gospodarczej. (...)"

Był to pierwszy korzystny wyrok dotyczący prawa do odliczania VAT od wydatków na samochody, ale nie jedyny.

Podobnie uznał WSA w Bydgoszczy w wyroku z 8 września 2015 r., sygn. akt I SA/Bd 577/15 (orzeczenie nieprawomocne). W sprawie rozstrzyganej w tym wyroku spółka posiadała samochody służbowe, które wykorzystywali pracownicy do realizacji powierzonych im obowiązków służbowych (tu: do wykonywania usług serwisowych, naprawczych i modernizacyjnych). Zasady korzystania z tych pojazdów określone były w odpowiednim regulaminie. Wskazano w nim m.in., że istnieje całkowity zakaz używania ww. pojazdów do celów prywatnych. Spółka prowadziła do tych pojazdów ewidencję przebiegu pojazdu oraz dokonała zgłoszenia do właściwego urzędu skarbowego o zamiarze ich wykorzystania wyłącznie do działalności gospodarczej (na formularzu VAT-26). Ze względu na specyfikę pracy pracowników używających ww. pojazdy oraz ograniczoną liczbę miejsc parkingowych na parkingu firmowym spółki, pracownicy mogli parkować (garażować) pojazdy poza siedzibą firmy - również na parkingu położonym w pobliżu miejsca ich zamieszkania. Powstał spór, czy od wydatków na takie pojazdy spółka może odliczać 100% kwoty VAT. Organ podatkowy uznał, że nie jest to możliwe. Jego zdaniem parkowanie samochodów służbowych w miejscach innych, niż siedziba spółki wskazuje, że obiektywnie nie można wykluczyć wykorzystania ich do celów prywatnych pracowników. W takim przypadku nie ma bowiem obiektywnych możliwości rozdzielenia wykorzystania tych pojazdów wyłącznie do celów działalności gospodarczej spółki. Uznano więc, że ww. pojazdy służą do tzw. celów mieszanych, a od wydatków na te pojazdy VAT podlega odliczeniu w ograniczonym zakresie (generalnie w wysokości 50% kwoty VAT wykazanej w fakturze).

Sprawa trafiła do WSA, a sąd uznał stanowisko fiskusa za nieprawidłowe. Uznał bowiem, że wyeliminowanie użycia pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą należy postrzegać jako ustalenie i wprowadzenie takich mechanizmów i zasad używania pojazdów, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania ich wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika. Takie też zasady spółka ustaliła i wdrożyła. Sąd uznał ponadto, że w analizowanej sprawie parkowanie samochodów służbowych poza parkingiem firmowym było racjonalne i uzasadnione specyfiką prowadzonej działalności gospodarczej. Pracownicy wykonywali bowiem swoje obowiązki służbowe głównie w terenie, a naprawy awarii realizowane były na szerokim obszarze terytorialnym. Ponadto, parkowanie poza siedzibą firmy było konieczne ze względu na ograniczoną liczbę miejsc parkingowych na parkingu firmowym. Uwzględniając powyższe WSA ostatecznie uznał, że w analizowanej sprawie pojazdy były wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej spółki, a ustalony sposób ich wykorzystania wykluczał ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Spółce przysługuje zatem prawo do odliczania VAT od wydatków na takie pojazdy w pełnej wysokości.

Podobnie uznał również WSA w Warszawie w wyroku z 15 maja 2015 r. sygn. akt III SA/Wa 3714/14 i w wyroku z 18 czerwca 2015 r., sygn. akt III SA/Wa 3275/14 (ten drugi wyrok dotyczył prawa do odliczania VAT od wydatków na samochody udostępniane podwykonawcom).

Pamiętajmy jednak, że stanowisko organów podatkowych jest odmienne. Zatem podatnicy, którzy zdecydują się odliczać cały VAT od wydatków na pojazdy samochodowe, które są parkowane (garażowane) blisko miejsca zamieszkania pracowników (zleceniobiorców, itp.), muszą więc liczyć się z tym, że ich rozliczenia mogą być zakwestionowane. Powyższe wyroki wskazują jednak, że jeżeli podatnicy zdecydują się dochodzić swoich praw na drodze sądowej, mają szanse na wygraną. Zaznaczamy jednak, że wszystkie ww. wyroki są jeszcze nieprawomocne. Nie wiadomo zatem, jakie stanowisko zaprezentuje NSA.