Nowe sposoby doręczania pism przez fiskusa

Pisma dla osoby fizycznej

Przepisy obowiązujące do końca ubiegłego roku stanowiły, że pisma doręcza się osobom fizycznych do rąk własnych zasadniczo w ich mieszkaniu (także miejscu pracy oraz siedzibie organu podatkowego). Odbiór przesyłki następował jednak często nie w mieszkaniu, lecz poza nim, np. na klatce schodowej czy przy wejściu na posesję. Nieprecyzyjny zapis zastąpiono nowym, który wskazuje, że pisma doręcza się pod adresem zamieszkania podatnika. Dodano jednocześnie możliwość przekazania przesyłki pod adresem do doręczeń w kraju - innym niż adres zamieszkania.

W przypadku nieobecności adresata w miejscu zamieszkania albo pod adresem korespondencyjnym pisma są doręczane, za pokwitowaniem, pełnoletniemu domownikowi. Gdyby go nie było lub odmówił przyjęcia przesyłki, list można zostawić sąsiadowi, zarządcy domu lub dozorcy, o ile te osoby podjęły się przekazać go adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi, zarządcy domu lub dozorcy umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, na której zamieszkuje lub której adres wskazano jako adres do doręczeń. Dotychczas domownik nie miał pierwszeństwo przed innymi osobami. Pismo można było doręczyć jemu, sąsiadowi lub dozorcy domu.

Pismo, którego nie udało się dostarczyć osobie fizycznej do rąk własnych lub za pośrednictwem jednej z ww. osób trzecich, jest doręczane w trybie zastępczym. Oznacza to, że list trafia na 14 dni do placówki pocztowej - jeżeli próbował go dostarczyć operator pocztowy, albo do urzędu miasta (gminy) - gdy doręczycielem był pracownik organu podatkowego lub inna upoważniona osoba. Przesyłka jest dwukrotnie awizowana. Drugie awizo zostawia się w przypadku niepodjęcia pisma w terminie 7 dni od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia. Zawiadomienia umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, a gdy nie jest to możliwe - na drzwiach mieszkania adresata lub miejsca wskazanego jako adres do doręczeń w kraju, na drzwiach biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję. Pismo, które nie zostanie odebrane w ciągu 14 dni, jest uznawane za doręczone z upływem ostatniego dnia tego okresu.

Podatnik może również złożyć wniosek o doręczanie korespondencji na skrytkę pocztową. Pismo przesyłane za pośrednictwem operatora pocztowego zostanie w takim przypadku złożone w jego placówce pocztowej. Adresat dostanie natomiast na skrytkę pocztową zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w placówce pocztowej w ciągu 7 dni. W przypadku niepodjęcia pisma w tym czasie otrzyma powtórne awizo. Przesyłkę można odebrać w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pierwszego zawiadomienia.

Pisma dla firm

Podstawowy sposób dostarczania korespondencji firmom - osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej - nie zmienił się. Pisma nadawane przez organy podatkowe są zasadniczo doręczane w lokalu ich siedziby lub miejscu prowadzenia działalności. Przesyłki przyjmuje osoba upoważniona do odbioru korespondencji.

Regulacje, które weszły w życie 1 stycznia 2016 r., poszerzają możliwości dotarcia z korespondencją do firmy. Doręczyciel może doręczyć pismo w siedzibie danego podmiotu nie tylko osobie upoważnionej do przyjmowania korespondencji, ale także prokurentowi. Dopuszczalne stało się pozostawienie przesyłki osobie postronnej: zarządcy budynku lub dozorcy, np. gdy firma będzie zamknięta. Doręczenie jest skuteczne, jeżeli pośrednik pokwituje odbiór pisma i zgodzi się przekazać je adresatowi. Doręczyciel korzystający z tej opcji musi jednak zostawić informujące o tym zawiadomienie w skrzynce pocztowej firmy, na drzwiach lokalu siedziby lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, na której mieści się siedziba. Pismo, którego nie uda się przekazać w siedzibie firmy lub miejscu prowadzenia działalności albo przez pośrednika, trafia na okres do 14 dni do placówki pocztowej lub urzędu miasta (gminy) - w zależności od tego, kto próbował je doręczyć. Firmy mogą ponadto wnioskować o doręczanie korespondencji na skrytkę pocztową.

Nowością jest możliwość doręczania pism kierowanych do danego podmiotu na adres osoby upoważnionej do jego reprezentowania. Rozwiązanie to stosuje się w przypadku problemów z lokalizacją firmy: podaniu przez nią nieistniejącego adresu siedziby, wskazaniu adresu wykreślonego albo niezgodnego z rejestrem lub braku możliwości ustalenia miejsca prowadzenia działalności. Jeżeli nie uda się ustalić adresu reprezentanta, pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.