Szczegóły z zakresie wystawiania e-zwolnień

Zasady wystawiania e-zwolnień zostały określone odpowiednio w:

• art. 55, 57 i 58a ustawy zasiłkowej, oraz
   
• rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim (Dz. U. poz. 2013), zwanym dalej nowym rozporządzeniem, które wchodząc w życie z dniem 1 stycznia 2016 r. zastąpiło dotychczas obowiązujące:
   
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika (Dz. U. z 2013 r. poz. 229) oraz
   
• rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 22 lipca 2005 r. w sprawie orzekania o czasowej niezdolności do pracy (Dz. U. nr 145 poz. 1219).

Niezbędne dane

Do wystawiania e-zwolnień, tak jak do sporządzania zaświadczeń lekarskich ZUS ZLA, są upoważniani przez ZUS lekarze, lekarze dentyści, felczerzy lub starsi felczerzy, za wyjątkiem lekarzy i lekarzy dentystów w okresie odbywania stażu podyplomowego.

Zgodnie z art. 55 ust. 1 ustawy zasiłkowej, wzór e-zwolnienia został ustalony przez ZUS. Przy czym ustawodawca wyraźnie wskazał (w art. 55 ust. 3 ustawy zasiłkowej) katalog danych, które powinno ono zawierać (patrz ramka). Są one analogiczne do tych zawartych w dotychczas obowiązującym formularzu zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA.

Jakie dane powinny być zawarte w e-zwolnieniu?

Zaświadczenie lekarskie wystawiane w formie dokumentu elektronicznego powinno zawierać odpowiednio:

1) identyfikator i datę wystawienia zaświadczenia lekarskiego,

2) dane ubezpieczonego: pierwsze imię, nazwisko, numer PESEL albo serię i numer paszportu i datę urodzenia, jeżeli nie nadano numeru PESEL, oraz adres miejsca pobytu ubezpieczonego w czasie trwania niezdolności do pracy,

3) dane płatnika składek: numer identyfikacji podatkowej, zwany dalej "NIP", lub numer PESEL albo serię i numer paszportu, jeżeli nie ma obowiązku posługiwania się NIP i nie nadano numeru PESEL, oraz rodzaj identyfikatora płatnika składek,

4) imię, nazwisko i numer prawa wykonywania zawodu wystawiającego zaświadczenie lekarskie oraz adres miejsca udzielania świadczeń zdrowotnych,

5) okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy, w tym okres pobytu w szpitalu,

6) informacje o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokość, określone w art. 7 pkt 2, art. 8, art. 9 ust. 2, art. 11 ust. 2 pkt 1 i art. 16 ustawy zasiłkowej, podane z zastosowaniem kodów literowych, o których mowa w art. 57 ust. 1 ustawy zasiłkowej, tj. odpowiednio: A, B, C, D lub E,

7) wskazania lekarskie - odpowiednio: chory powinien leżeć albo chory może chodzić,

8) okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny, datę urodzenia tego członka rodziny i stopień jego pokrewieństwa lub powinowactwa z ubezpieczonym,

9) numer statystyczny choroby ubezpieczonego ustalony według Międzynarodowej Statystycznej Klasyfikacji Chorób i Problemów Zdrowotnych,

10) oznaczenie instytucji, w której ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczenia.

Bezpośrednie badanie

Orzekanie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne lub o konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny następuje wyłącznie po przeprowadzeniu bezpośredniego badania stanu zdrowia ubezpieczonego lub chorego członka rodziny.

Przy orzekaniu brane są pod uwagę wszystkie okoliczności istotne dla oceny stanu zdrowia i upośledzenia funkcji organizmu powodujące czasową niezdolność do pracy ubezpieczonego, ze szczególnym uwzględnieniem rodzaju i warunków pracy.

Wystawiający zaświadczenie lekarskie jednocześnie dokonuje oceny, czy stan zdrowia ubezpieczonego uzasadnia potrzebę przeprowadzenia rehabilitacji leczniczej, sporządzając na tę okoliczność (w razie stwierdzenia takiej potrzeby) stosowny wniosek.

Ponadto nie później niż 60 dni przed zakończeniem okresu zasiłkowego wystawiający zaświadczenie lekarskie, powinien przeprowadzić badanie i ocenić, czy stan zdrowia ubezpieczonego uzasadnia zgłoszenie wniosku o ustalenie prawa do:

• świadczenia rehabilitacyjnego lub
   
• renty z tytułu niezdolności do pracy

oraz stosownie do wyników tej oceny, wystawić zaświadczenie o stanie zdrowia dla celów świadczeń z ubezpieczenia społecznego, informując ubezpieczonego o potrzebie niezwłocznego zgłoszenia wniosku o ustalenie prawa do danego świadczenia.

Okres niezdolności do pracy

E-zwolnienie powinno być wystawione na okres, w którym ubezpieczony ze względu na jego stan zdrowia lub stan zdrowia członka rodziny powinien powstrzymać się od pracy, jednak nie dłuższy niż do dnia, w którym niezbędne jest przeprowadzenie ponownego badania stanu zdrowia ubezpieczonego lub członka rodziny.

Okres orzeczonej niezdolności do pracy, co do zasady, powinien rozpoczynać się od dnia, w którym zostało przeprowadzone badanie, lub od dnia bezpośrednio następującego po dniu badania. Przy czym w przypadku gdy:

• bezpośrednio po dniu badania przypadają dni wolne od pracy lub
   
• badanie jest przeprowadzane w okresie wcześniej orzeczonej czasowej niezdolności do pracy,

możliwe jest wystawienie e-zwolnienia na okres rozpoczynający się po dniu badania, nie później jednak niż 4. dnia po tym dniu.

Zachowana została również zasada wystawiania zwolnienie lekarskiego za okres wsteczny. Otóż okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy może obejmować okres nie dłuższy niż 3 dni poprzedzające dzień, w którym zostało przeprowadzone badanie, o ile wyniki badania ubezpieczonego wykażą, że niewątpliwie w tym okresie był on niezdolny do pracy. W dalszym ciągu jedynie lekarz psychiatra może wskazać wcześniejszy (niż wspomniany 3-dniowy) okres czasowej niezdolności do pracy, pod warunkiem stwierdzenia lub podejrzenia zaburzeń psychicznych ograniczających zdolność ubezpieczonego do oceny własnego postępowania.

Pobyt w szpitalu

Okres czasowej niezdolności do pracy przypadający na czas pobytu ubezpieczonego w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne obejmować ma, tak jak dotychczas, okres od dnia przyjęcia do dnia wypisania z danej placówki.

Zaświadczenie lekarskie, co do zasady powinno być wystawione nie później niż w dniu wypisania ubezpieczonego ze szpitala lub wspomnianej placówki, choć na wniosek ubezpieczonego, dopuszczalne jest jego wystawienie także w terminie późniejszym. Jeśli jednak zaświadczenia lekarskiego obejmuje również okres niezdolności do pracy przypadający po zakończeniu pobytu w szpitalu lub innej placówce, musi spełnić wspomniane wcześniej warunki jego wystawiania za okres wsteczny.

W przypadku hospitalizacji trwającej dłużej niż 14 dni ubezpieczony powinien otrzymywać e-zwolnienia co 14 dni.

Analogiczne zasady mają zastosowanie do zaświadczeń lekarskich stwierdzających czasową niezdolność do pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny przebywającym w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne.

Odpowiednia ilość zwolnień

Jeśli dana osoba jest ubezpieczona z dwóch lub więcej tytułów, powinna na swój wniosek otrzymać odpowiednią liczbę zaświadczeń lekarskich. Z tym że zaświadczenie dla kolejnego płatnika zasiłku, potwierdzające wcześniej orzeczoną dla innego płatnika niezdolność do pracy, może być wystawione na wniosek ubezpieczonego w terminie późniejszym.

Jeśli natomiast otrzymany przez ubezpieczonego wydruk zaświadczenia lekarskiego z systemu teleinformatycznego lub zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanego z systemu teleinformatycznego, ulegnie zagubieniu, wystawiający e-zwolnienie, na wniosek ubezpieczonego, przekaże ubezpieczonemu jeszcze raz odpowiednio wydruk zagubionego zaświadczenia lekarskiego lub zaświadczenie lekarskie sporządzone na wydrukowanym formularzu.

Prostowanie błędów

Ustawodawca inaczej niż dotychczas postanowił uregulować kwestie związane z trybem postępowania w razie powstania błędu w zaświadczeniu lekarskim. Szczegółowo zostały one określone w art. 58a ustawy zasiłkowej oraz w § 14 i 15 nowego rozporządzenia.

Wynika z nich m.in., że:

• wystawiający zaświadczenie lekarskie, w którym został popełniony błąd, albo inny wystawiający zaświadczenie lekarskie, co do zasady w terminie 3 dni roboczych od dnia stwierdzenia błędu lub otrzymania informacji o stwierdzeniu błędu, w szczególności od płatnika składek, ubezpieczonego lub ZUS, zobowiązany jest przekazać na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego, w którym został popełniony błąd, wraz z ewentualnym nowym zaświadczeniem lekarskim,
   
• sprostowaniu podlega zaświadczenie lekarskie, w którym zostanie stwierdzony błąd w jego treści, w szczególności dotyczący danych:
   
• o niezdolności do pracy,
   
• osoby ubezpieczonej lub osoby, nad którą ma być sprawowana opieka, lub
   
• płatnika składek,
   
• informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego wystawiający zaświadczenie lekarskie przekazuje:
   
• płatnikowi składek - w trybie i w sposób, w jakim przekazano mu informację o wystawieniu zaświadczenia lekarskiego, którego sprostowanie dotyczy, a także
   
• ubezpieczonemu, którego sprostowanie dotyczy - w formie pisemnej,
   
• nie podlega sprostowaniu przez wystawiającego zaświadczenie lekarskie e-zwolnienie, w związku z którym zostało wystawione zaświadczenie lekarskie wydane w wyniku kontroli przez lekarza orzecznika ZUS.

Jeżeli błąd w zaświadczeniu lekarskim ma wpływ na prawo do przyznanego zasiłku lub jego wysokość, organ rentowy wydaje decyzję o braku prawa do zasiłku lub o zmianie jego wysokości. W przypadku gdy do wypłaty zasiłku zobowiązany jest płatnik składek, decyzja zostanie wydana na wniosek płatnika składek lub ubezpieczonego.