Zwrot członkom rady nadzorczej kosztów dojazdu na posiedzenia rady nadzorczej

"(...) dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ważnym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dlatego koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie »podróży« ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyodrębnił dwa rodzaje podróży: »podróż służbową« oraz »podróż osoby niebędącej pracownikiem«. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty »podróż służbowa« oraz »podróż osoby niebędącej pracownikiem« będą miały to samo znaczenie.

Należy wskazać, że pojęcie »podróż« zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zostało zdefiniowane ani w ustawie podatkowej ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) - podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży. Stąd też przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, bowiem nie spełniają definicji »podróży«.

Biorąc powyższe pod uwagę należy przyjąć, że podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest dojazd osób należących do składu Rad Nadzorczych na posiedzenia Rady, z miejscowości położonych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba osoby prawnej, jeśli posiedzenia odbywają się w tej miejscowości lub w innej niż siedziba osoby prawnej miejscowości.

Zatem zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ma zastosowanie do przychodu z tytułu zwrotu kosztów podróży członkom Rady Nadzorczej na posiedzenia tej Rady, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z opisu zdarzenia wynika, że posiadają Państwo ustawowy obowiązek powoływania Rady Nadzorczej (dalej RN) (art. 35 § 1 Prawa spółdzielczego). Na podstawie Państwa Statutu za udział w posiedzeniu Członkowie RN otrzymują wynagrodzenie, a Członkowie RN przyjeżdżający na posiedzenie z innych miejscowości niż Państwa siedziba otrzymują zwrot kosztów podróży z powyższego tytułu, które Państwo pokrywają w związku z dojazdem na posiedzenie organu nadzoru. Podróże Członków Rady Nadzorczej ściśle związane są z posiedzeniami Rady, na których omawiane są Państwa bieżące sprawy, nadzorowana oraz kontrolowana jest praca Zarządu. Państwo jako osoba prawna podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. Członkowie RN na posiedzenia dojeżdżają ze swojego miejsca zamieszkania do Państwa siedziby w A. Zwracają Państwo Członkom koszty związane z dojazdem na posiedzenie na podstawie zapisów Państwa Statutu oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku od osób prawnych, nie zaliczają Państwo do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków Członków RN, między innymi kosztów przejazdów, z wyjątkiem ich wynagrodzeń z racji pełnionych funkcji. Państwo jako płatnik naliczają i pobierają zaliczki na podatek dochodowy stosując do dokonanego świadczenia, pomniejszenia o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 i potrącone w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b oraz najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1 o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mając na uwadze przedstawiony opis stanu faktycznego oraz powołane wyżej przepisy wskazać należy, że w sytuacji gdy zwracają Państwo koszty poniesione przez Członków Rady Nadzorczej z tytułu przejazdów na posiedzenia Rady Nadzorczej odbywające się poza miejscem (miejscowością) ich zamieszkania, w miejscowości, w której znajduje się Państwa siedziba, stanowią one dla nich przychód z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do którego znajduje zastosowanie zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, przy spełnieniu warunków wynikających z art. 21 ust. 13 tej ustawy. Tym samym od kwoty zwracanych przez Państwa kosztów przejazdów, poniesionych przez Członków Rady Nadzorczej, na posiedzenia Rady Nadzorczej, które nie przekraczają limitów wynikających z ww. rozporządzenia nie są Państwo zobowiązani do naliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 sierpnia 2024 r., nr 0115-KDIT2.4011.330.2024.2.MD)