Ubezpieczenie samochodu osobowego

Osoba fizyczna prowadzi indywidualnie pozarolniczą działalność gospodarczą (zasady ogólne, podatkowa księga przychodów i rozchodów). Na potrzeby swojej firmy wykorzystuje nieelektryczny samochód osobowy o wartości powyżej 150.000 zł, który w jej działalności został zakwalifikowany jako środek trwały wprowadzony do właściwej ewidencji. Do kosztów uzyskania przychodów zalicza ona 75% wydatków związanych z jego eksploatacją, z uwagi na to, że jest on użytkowany zarówno do celów firmowych, jak i na potrzeby prywatne. W lipcu 2024 r. wykupiła dla tego samochodu polisę ubezpieczenia autocasco. W jaki sposób powinna rozliczyć wartość tej polisy w kosztach, skoro ochrona ubezpieczeniowa odnosi się do dwóch lat podatkowych? Czy dotyczy jej limit 75% wydatków przewidziany dla kosztów eksploatacyjnych?

Wydatki związane z ubezpieczeniem samochodu osobowego będącego firmowym środkiem trwałym są rozliczane w firmowych kosztach podatkowych w ramach oddzielnego od wskazanego w pytaniu limitu dotyczącego tzw. kosztów eksploatacyjnych związanych z używaniem takiego samochodu. O momencie ich ujęcia w kosztach uzyskania przychodów w pdof decyduje metoda prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W pytaniu wskazano, że samochód osobowy stanowiący w jednoosobowej firmie środek trwały jest przez przedsiębiorcę wykorzystywany do tzw. celów mieszanych, czyli zarówno firmowych, jak i pozostałych. Gdy mamy do czynienia z takim sposobem używania firmowego samochodu osobowego, wówczas każdy z wydatków związanych z jego bieżącym wykorzystaniem do celów służbowych obciąża firmowe koszty uzyskania przychodów tylko w wysokości 75% jego wartości, co wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.).

Jeżeli natomiast chodzi o opłaty wynikające z polis ubezpieczeń komunikacyjnych dotyczących samochodów osobowych będących środkami trwałymi, to są rozliczane w firmowych kosztach uzyskania przychodów z uwzględnieniem innych ograniczeń. Zasadniczo obejmują one dwa rodzaje ochrony: obowiązkową i dobrowolną. Właściciele samochodów mają jedynie obowiązek posiadania polisy odpowiedzialności cywilnej (OC). Nabywanie innych rodzajów ubezpieczeń jest całkowicie dobrowolne, a nabywca polisy kalkuluje je według indywidualnego zapotrzebowania. Innym kryterium podziału ochrony ubezpieczeniowej samochodu osobowego jest kalkulacja wysokości składki ubezpieczeniowej w oparciu o wartość samochodu przyjętą dla celów ubezpieczenia (w tym autocasco - AC i Guaranteed Asset Protection - GAP) oraz kalkulacja składki bez uwzględnienia tej wartości (czyli od odpowiedzialności cywilnej - OC i od następstw nieszczęśliwych wypadków - NNW).

Ujmowanie w rachunku kosztowym na gruncie podatku dochodowego niektórych składek dotyczących ubezpieczeń samochodów osobowych będących składnikami firmowego majątku trwałego podlega limitowaniu. Jest to limit odrębny od pozostałych, omówionych wcześniej limitów kosztowych związanych z autami osobowymi. Limit kwotowy odnoszący się do wartości samochodu osobowego przyjętej dla celów obliczenia składki z tytułu ubezpieczenia auta nieelektrycznego, jaką podatnik może zaliczyć do firmowych kosztów podatkowych, wyznacza kwota 150.000 zł określona w art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o pdof. Dotyczy on jednak wyłącznie tych składek ubezpieczeniowych, które są kalkulowane w oparciu o wartość ubezpieczanego samochodu. Tym samym limit ten nie ma zastosowania do składek opłacanych na obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej oraz składek na ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.

Na sposób ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatku na jednorazowe opłacenie całorocznego ubezpieczenia firmowego samochodu wpływ ma metoda prowadzenia księgi. Składkę takiego ubezpieczenia zalicza się do kosztów pośrednich. Przedsiębiorcy prowadzący księgę podatkową koszty pośrednie zasadniczo potrącają w dacie ich poniesienia (art. 22 ust. 6b ustawy o pdof). Jeśli prowadzą ją metodą uproszczoną (kasową), zaliczają je do kosztów jednorazowo. Natomiast prowadzący księgę metodą memoriałową, w sytuacji gdy wydatki te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, muszą rozliczać je proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Zatem jeżeli przedsiębiorca, o którym mowa w pytaniu, prowadzi księgę kasowo i składkę roczną opłacił jednorazowo w dacie polisy, wówczas wydatki na ten cel podlegają u niego zaliczeniu do kosztów również jednorazowo, w tej dacie (tu: w lipcu 2024 r.). Z kolei w sytuacji gdy korzysta z metody memoriałowej i opłacił całą roczną składkę w dacie polisy, wówczas powinien rozliczyć ją w kosztach proporcjonalnie do okresu trwania umowy (przykład).