Wydatki na wyjazd integracyjny pracowników

Aby wzmocnić współpracę między członkami załogi i zwiększyć ich zaangażowanie w pracę, podatnik sfinansował pracownikom wyjazd integracyjny w góry. Czy wydatki z tego tytułu, poniesione ze środków obrotowych, stanowią koszt podatkowy? Jeśli tak, to jak ująć je w podatkowej księdze?

Koszty wyjazdu służącego integracji pracowników i zwiększeniu ich motywacji do pracy, sfinansowane przez pracodawcę ze środków obrotowych, stanowią koszty uzyskania przychodów. Jednocześnie udział w wyjeździe nie skutkuje powstaniem przychodu ze stosunku pracy u pracowników. Zatem poniesione wydatki podatnik powinien ująć w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".

Cel wydatku uzasadnia koszt

Zgodnie z art. 22 ust. 1 updof, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.

W ramach tych kosztów mieszczą się tzw. koszty pracownicze, do których przede wszystkim zalicza się wynagrodzenia, wszelkiego rodzaju nagrody, premie, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Ta kategoria kosztów może również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu wyjazdów integracyjnych. Analiza skutków podatkowych poniesienia tego rodzaju wydatków wymaga oceny, czy w okolicznościach konkretnej sprawy poniesiony wydatek przyczyni się do powstania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła.

Przedstawiając stan faktyczny, podatnik wskazał, że zorganizowany dla pracowników wyjazd w góry służył zacieśnianiu więzi między pracownikami (zintegrowaniu zespołu). W praktyce może to się przełożyć na większe zaangażowanie i lepszą pracę, co wpłynie na jej wyniki, a w efekcie również na osiągane przez podatnika przychody z prowadzonej działalności gospodarczej. Można zatem uznać, że w opisanym przypadku wydatki związane z organizacją wyjazdu integracyjnego pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą i stanowią koszty uzyskania przychodów.

Skoro podatnik sfinansował wydatki ze środków obrotowych, to nie będzie miał w sprawie zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 42 updof. Stanowi on, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wymaga podkreślenia, że organy podatkowe odnoszą ten przepis do sytuacji, gdy pracodawca finansuje świadczenia na rzecz pracowników ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 stycznia 2024 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.782.2023.2.MM).

Ujęcie wydatków w podatkowej księdze

W podatkowej księdze, której wzór i do której objaśnienia zawarte są w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544), koszty uzyskania przychodu ponoszone w związku z działalnością gospodarczą wpisuje się w kolumnach od 10 do 13 z zachowaniem podziału na: koszty zakupu towarów handlowych i materiałów, koszty uboczne zakupu, wynagrodzenia w gotówce i w naturze oraz pozostałe wydatki.

Odpowiedź na pytanie, czy wydatki na sfinansowanie wyjazdu integracyjnego powinny być uwzględnione w księdze w kolumnie 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze" czy w kolumnie 13 "pozostałe wydatki", wymaga rozważenia kwestii, czy podatnik powinien (jako płatnik) ustalić u pracowników przychód z tytułu otrzymania nieodpłatnego świadczenia. W tym kontekście warto wskazać, że organy podatkowe przyjmują, że w sytuacji gdy impreza integracyjna służy interesom pracodawcy, to nawet jeśli pracownik wyraził zgodę na udział w niej, wydatek pracodawcy na pokrycie kosztów z nią związanych nie stanowi przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnego świadczenia (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 maja 2023 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.236.2023.2.GG).

Uważamy, że ta wykładnia ma zastosowanie w analizowanym przypadku. Skoro więc wydatki na wyjazd integracyjny nie stanowią elementu wynagrodzenia pracowników, to należy je potraktować jako pozostałe wydatki, do których wpisania w księdze przeznaczona jest kolumna 13. Podatnik powinien zatem ująć koszt w tej kolumnie na podstawie faktury (lub innego dowodu) - pod datą jej wystawienia.