Zasady sporządzania pliku JPK_VAT

Szczegółowy zakres danych, jakie muszą być zawarte w deklaracjach i w ewidencji VAT - w formie JPK_VAT - wskazuje rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Obowiązują dwa warianty JPK_VAT:

• JPK_V7M - dla podatników rozliczających VAT miesięcznie,
• JPK_V7K - dla podatników rozliczających VAT kwartalnie.

Struktura schematu głównego dla JPK_VAT składa się z następujących elementów:

• "Naglowek" (m.in. dane dotyczące okresu, za jaki składany jest plik JPK_V7M/JPK_V7K, cel złożenia, urząd skarbowy, do którego adresowana jest deklaracja, data złożenia),
• "Podmiot1" (dane, które identyfikują podmiot składający plik),
• "Deklaracja" (dane niezbędne do obliczenia wysokości podatku należnego, obliczenia wysokości podatku naliczonego, obliczenia wysokości podatku lub zwrotu podatku wraz z oznaczeniem sposobu dokonania tego zwrotu oraz pouczenia podatnika),
• "Ewidencja" (dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego i naliczonego), tj.:
• "SprzedazWiersz" (dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego),
• "SprzedazCtrl" (dane dotyczące liczby wierszy oraz podatek należny według ewidencji w zakresie podatku należnego za okres, którego dotyczy plik),
• "ZakupWiersz" (dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku naliczonego),
• "ZakupCtrl" (dane dotyczące liczby wierszy oraz podatek naliczony według ewidencji w zakresie podatku naliczonego za okres, którego dotyczy plik).

Podatnicy rozliczający VAT za okresy miesięczne są zobowiązani do wypełniania wszystkich elementów JPK_V7M, tj. "Naglowek", "Podmiot1", "Deklaracja" oraz "Ewidencja".

Natomiast podatnicy rozliczający VAT kwartalnie są zobowiązani do składania części ewidencyjnej miesięcznie, a deklaracyjnej - kwartalnie. W JPK_V7K za dwa pierwsze miesiące kwartału powinni oni wypełnić takie elementy jak "Naglowek", "Podmiot1", "Ewidencja". Natomiast za trzeci miesiąc kwartału powinni wypełnić wszystkie elementy JPK_V7K, tj.: "Naglowek", "Podmiot1", "Deklaracja", "Ewidencja" (z tym, że "Deklaracja" dotyczy danych za cały kwartał, natomiast "Ewidencja" obejmuje dane tylko za ostatni miesiąc kwartału).

Zgodnie z ogólnymi założeniami dotyczącymi JPK_VAT:

• formatem pliku jest XML,
• pola w pliku przyjmują następujący charakter:
• obowiązkowy - zapisy są dokonywane każdorazowo, a w przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie wymaganych danych (np. "NrKontrahenta", "NazwaKontrahenta"), należy wpisać "BRAK",
• opcjonalny - zapisy są dokonywane wyłącznie w przypadku wystąpienia wymaganych danych, a w pozostałych przypadkach pole pozostaje puste,
• fakultatywny - zapisy są dokonywane dobrowolnie; w przypadku braku zapisu (np. numer telefonu kontaktowego) pole pozostaje niewypełnione,
• pola znakowe są polami alfanumerycznymi; dopuszczalne jest stosowanie małych i dużych liter oraz cyfr (maksymalna ilość znaków - co do zasady - wynosi 256),
• polskie znaki diakrytyczne (ą, ę, ć, ł, ń, ó, ś, ż, ź) muszą być wpisywane przy użyciu kodowania UTF-8; w polach znakowych dopuszczalne jest stosowanie znaków specjalnych, np. "/", "-", "+",
• pola kwotowe (numeryczne) służą do podania wartości liczbowej; wartość należy wpisać ciągiem cyfr; nie można używać separatorów dla tysięcy (np. spacji); jako separatora miejsc dziesiętnych można używać wyłącznie kropki ("."),
• kwoty, w części dotyczącej ewidencji, podawane są z dokładnością do 2 miejsc po przecinku - o ile wystąpią (np. 12345.56),
• kwoty, w części dotyczącej deklaracji, są zaokrąglane do pełnych złotych (w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów Ordynacji podatkowej),
• wszystkie wielkości ujemne są poprzedzane znakiem minus ("-"),
• daty są podawane w formacie RRRR-MM-DD (np. 2023-10-01),
• wymóg podania daty i czasu dotyczy tylko jednego pola - opisującego datę i czas wytworzenia pliku; datę i czas podaje się w formacie RRRR-MM-DDTGG: MM: SS (np. 2023-10- 01T09:30:47Z, gdzie T oznacza "Time"); przy podawaniu czasu uniwersalnego (UTC) na końcu dodajemy literę "Z" (ZULU),
• numery dowodów sprzedaży oraz dowodów zakupu trzeba ujmować w ewidencji w całości, zgodnie z ich oryginalną pisownią - nie należy pomijać części oznaczeń takich dokumentów.

Wypełniając JPK_VAT, należy mieć także na uwadze, że:

• w przypadku przesłania pliku pierwotnego należy w pozycji "CelZlozenia" wypełnić wartość "1", natomiast wartość "2" należy wypełnić w przypadku przesyłania korekty dotychczas złożonego pliku (niezależnie, czy korekta dotyczy deklaracji, ewidencji, czy deklaracji z ewidencją),
• jeżeli podatnik w danym okresie nie dokona żadnej transakcji, która ma wpływ na ewidencję, a tym samym na deklarację, wówczas składa tzw. "zerowy" JPK_VAT (wpisując wartość "0" w elemencie: "Deklaracja" pola P_38 i P_51, w polach "LiczbaWierszySprzedazy" oraz "LiczbaWierszyZakupow", a w polach "PodatekNalezny" oraz "PodatekNaliczony" - wykazując wartość "0.00"); zasady te mają zastosowanie także w przypadku wypełniania korekty części deklaracyjnej/ewidencyjnej "do zera".

JPK_VAT jest składany wyłącznie w wersji elektronicznej za okresy miesięczne, do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (jeżeli 25. dzień miesiąca przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, wówczas JPK_VAT należy złożyć pierwszego dnia roboczego).

Podatnicy zobowiązani do składania JPK_V7K wypełniają tylko część ewidencyjną za pierwsze 2 miesiące każdego kwartału. Natomiast po zakończeniu kwartału wypełniają część ewidencyjną za trzeci miesiąc kwartału oraz część deklaracyjną JPK_VAT za cały kwartał.

Przykład rozliczenia kwartalnego za III kwartał 2023 r.:

• JPK_VAT tylko część ewidencyjną za lipiec br. - przedsiębiorca wyśle do 25 sierpnia 2023 r.,
• JPK_VAT tylko część ewidencyjną za sierpień br. - przedsiębiorca wyśle do 25 września 2023 r.,
• JPK_VAT część ewidencyjną za wrzesień br. oraz część deklaracyjną za lipiec, sierpień i wrzesień 2023 r. - przedsiębiorca wyśle do 25 października 2023 r.

Aby przygotować i wysłać plik JPK_VAT, można skorzystać:

• z aplikacji e-mikrofirma,
• z narzędzia Formularz uproszczony,
• z narzędzia Klient JPK_WEB, które służy do wysyłania plików przygotowanych przez aplikację e-mikrofirma, formularz uproszczony oraz programy komercyjne, lub
• utworzyć JPK_VAT przy pomocy uaktualnianego programu księgowego lub jednej z komercyjnych aplikacji on-line.

JPK_VAT z deklaracją można podpisać:

• podpisem kwalifikowanym (polskim lub innego kraju UE),
• profilem zaufanym,
• danymi autoryzującymi.

Po złożeniu poprawnego JPK_VAT podatnik może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Jeżeli w pliku JPK_VAT za dany okres wystąpią jakiekolwiek błędne dane (w części deklaracyjnej czy ewidencyjnej), to podatnik jest zobowiązany do wysłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej korekty pliku za ten okres rozliczeniowy. Korekta takiego pliku może obejmować: wyłącznie ewidencję, wyłącznie deklarację lub ewidencję i deklarację (w zależności od danej sytuacji).

W strukturze pliku JPK_VAT w części deklaracyjnej znajduje się pole P_ORDZU. Z opisu tego pola wynika, że jest to pole przeznaczone dla uzasadnienia przyczyn złożenia korekty. Należy jednak pamiętać, że jest to pole fakultatywne.