Oświadczenia i wnioski wpływające na zaliczki PIT obliczane przez płatników w 2023 r.

W dniu 30 grudnia 2022 r. Ministerstwo Finansów (MF) wydało objaśnienia podatkowe pt. "Oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych obliczanych przez płatników tego podatku". Objaśnienia te określają podmioty pełniące funkcję płatnika, rodzaje oświadczeń i wniosków, zasady ich składania oraz skutki, jakie one wywołują.

Objaśnienia MF uwzględniają stan prawny obowiązujący od 1 stycznia 2023 r. Zastosowanie się przez podatnika lub płatnika w okresie rozliczeniowym do objaśnień podatkowych powoduje objęcie go ochroną przewidzianą w art. 14k-14m Ordynacji podatkowej.

W artykule tym opisujemy najważniejsze kwestie poruszone w ww. objaśnieniach.

Oświadczenie o stosowaniu/niestosowaniu kwoty zmniejszającej podatek

• Kwota zmniejszająca podatek stosowana z mocy ustawy

Do dochodów miesięcznych - od których płatnicy podatku dochodowego obliczają zaliczki na podatek dochodowy (PIT) - ma zastosowanie 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Od 1 lipca 2022 r. 1/12 kwoty zmniejszającej podatek wynosi 300 zł.

Płatnikami stosującymi pomniejszanie zaliczek o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek z mocy ustawy, tj. bez składania oświadczenia w tej sprawie, są:

• rolnicza spółdzielnia produkcyjna,
• organ rentowy od wypłat z tytułu emerytur i rent,
• organ zatrudnienia,
• wojewódzki urząd pracy,
• organ egzekucyjny.

Oznacza to, że m.in. emeryci, renciści, osoby pobierające świadczenia przedemerytalne, zasiłek dla bezrobotnych, świadczenia z FGŚP, nie muszą składać ww. płatnikom oświadczenia o stosowaniu pomniejszenia zaliczki na podatek o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.

• Kwota zmniejszająca podatek stosowana na wniosek podatnika

Płatnikami pomniejszającymi zaliczki o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek "na wniosek" podatnika są: zakłady pracy, zleceniodawcy (jednostki organizacyjne), organy rentowe od wypłat z tytułu zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, banki, placówki pocztowe, uczelnie, areszty śledcze, zakłady karne, centrum integracji społecznej, spółdzielnie, oddziały Agencji Mienia Wojskowego, podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką lub staż uczniowski.

W oświadczeniu o stosowaniu pomniejszenia podatnik wskazuje, że dany płatnik jest uprawniony do pomniejszania zaliczki na podatek o kwotę 300 zł.

UWAGA! Oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę 300 zł podatnik może złożyć tylko jednemu płatnikowi.

• Stosowanie pomniejszenia zaliczki o kwotę 150 zł lub 100 zł

Nowym rozwiązaniem jest możliwość pomniejszania przez płatnika zaliczek na podatek o kwotę 150 zł lub 100 zł. Kwota 150 zł odpowiada 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, a 100 zł - 1/36 tej kwoty.

Oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki na podatek o kwotę 150 zł lub 100 zł jest stosowane przez płatnika wyłącznie na "wniosek" podatnika.

Jak wyjaśniło MF:

"(...) Rozwiązanie polegające na podziale kwoty 300 zł na części jest adresowane w szczególności do osób, które równocześnie uzyskują przychody od więcej niż jednego płatnika, przy czym od żadnego z nich nie otrzymują przychodów, dla których podstawa opodatkowania przekracza 2.500 zł miesięcznie. (...)"

Jeżeli podatnik otrzymuje w danym miesiącu przychody od różnych płatników, oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek może złożyć maksymalnie trzem płatnikom. Łączna kwota pomniejszenia zaliczki stosowanego w danym miesiącu przez wszystkich płatników (dotyczy płatników stosujących pomniejszenie "z mocy ustawy" oraz "na wniosek") nie może przekraczać kwoty 300 zł.

• Rezygnacja ze stosowania pomniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą

Podatnik może w każdym momencie zrezygnować ze stosowania pomniejszania zaliczki na podatek o kwotę 300 zł. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy pomniejszenie to płatnik stosuje "z mocy ustawy", jak i "na wniosek". Wystarczy, że podatnik złoży płatnikowi oświadczenie o rezygnacji ze stosowania tego pomniejszenia lub wycofa uprzednio złożone oświadczenie. Podatnik może również wycofać uprzednio złożone oświadczenie(a) o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę 150 zł lub 100 zł. Wycofanie u jednego z płatników takiego oświadczenia nie zmienia proporcji kwoty zmniejszającej podatek stosowanej u pozostałych płatników.

• Zaliczki obliczane przez jednego płatnika z tytułu różnych dochodów

MF wyjaśniło, że oświadczenia (wnioski) złożone przez pracownika dla celów obliczania zaliczek przez zakład pracy nie mają zastosowania do obliczania zaliczek z umowy zlecenia zawartej z tym pracownikiem. Oznacza to, że np. zakładowi pracy oraz zleceniodawcy, będącemu jednym podmiotem (płatnikiem), należy składać odrębne oświadczenia (wnioski) mające wpływ na wysokość obliczanych zaliczek z tytułu odrębnych źródeł dochodów/przychodów.

Oświadczenie o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko

Złożenie przez podatnika oświadczenia o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko w sytuacji, gdy:

• przewidywane dochody podatnika nie przekroczą kwoty 120.000 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów powoduje, że płatnik - oprócz "podstawowego" pomniejszenia o kwotę 300 zł - stosuje dodatkowe pomniejszenie w tej wysokości; tym samym płatnik może maksymalnie pomniejszyć zaliczkę o 600 zł; kwota 300 zł odliczana od zaliczki w ramach dodatkowego pomniejszenia jest stosowana w całości (nie jest dzielona na części),
• przewidywane dochody podatnika przekroczą kwotę 120.000 zł, a dochody małżonka lub dziecka, które łączy się z dochodami podatnika, nie przekroczą tej kwoty - powoduje, że płatnik może pomniejszyć zaliczkę wyłącznie o kwotę odpowiednio 300 zł, 150 zł albo 100 zł w ramach ogólnej zasady dotyczącej korzystania przez podatnika z kwoty wolnej od podatku w trakcie roku; płatnik nie stosuje natomiast dodatkowego pomniejszenia w wysokości 300 zł.

Zaliczki na podatek za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą wówczas 12%.

Oświadczenia/wnioski o stosowaniu ulg podatkowych

• Ulga na powrót, dla rodzin 4+ oraz pracujących seniorów

Ulgi podatkowe, takie jak na powrót, dla rodzin 4+ czy dla pracujących seniorów - na etapie ustalania zaliczek na podatek - mogą stosować płatnicy będący m.in. zakładami pracy czy zleceniodawcami.

Płatnik uwzględnia wskazaną ulgę (ulgi), jeżeli podatnik złoży temu płatnikowi oświadczenie, że spełnia warunki do jej (ich) stosowania, przy czym w oświadczeniu dotyczącym ulgi na powrót podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania tej ulgi przez płatnika.

Oświadczenie o stosowaniu ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ oraz ulgi dla pracujących seniorów jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia i zawiera klauzulę o następującej treści: "Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia." Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

Podatnik, który nie złożył płatnikowi oświadczenia w sprawie stosowania ww. ulgi (ulg), nie traci do niej (do nich) prawa. Może zastosować ją (je) w rozliczeniu rocznym.

• Wniosek o stosowanie/niestosowanie ulgi dla młodych

Zasadą jest, że płatnicy stosują ulgę dla młodych "z mocy ustawy". Jedynie organ rentowy (w zakresie wypłat z tytułu zasiłku macierzyńskiego) stosuje ją "na żądanie" podatnika. Podatnik (w wieku do ukończenia 26. roku życia) może złożyć płatnikowi wniosek o niestosowanie ulgi dla młodych.

Wniosek o niestosowanie ulgi dla młodych ma zastosowanie również do wypłat dokonanych po ustaniu stosunku prawnego łączącego płatnika z podatnikiem.

Rezygnacja ze stosowania ulgi dla młodych w trakcie roku nie pozbawia podatnika prawa do korzystania z niej w rozliczeniu rocznym.

W przypadku gdy płatnikiem jest organ rentowy, a podatnik spełnia warunki do ulgi dla młodych i chce, aby ulga ta była stosowana, powinien złożyć do organu rentowego wniosek o obliczanie zaliczek z uwzględnieniem tej ulgi.

Na temat tej ulgi więcej piszemy w pkt 8.2. na str. 37 tego dodatku.

Oświadczenia/wnioski w sprawie stosowania kosztów uzyskania przychodów

• Podstawowe koszty uzyskania przychodów

Koszty uzyskania przychodów w wysokości 250 zł są stosowane z "mocy ustawy". Podatnik może jednak w dowolnym momencie roku podatkowego złożyć płatnikowi wniosek o obliczanie zaliczek bez uwzględniania tych kosztów. Z rozwiązania tego może skorzystać każdy podatnik uzyskujący przychody z pracy na etacie lub z działalności wymienionej w art. 13 pkt 7 i 9 ustawy o PDOF. Jest ono "dedykowane" w szczególności pracownikom wieloetatowym, w celu uniknięcia ewentualnej dopłaty podatku w rozliczeniu rocznym.

Jak wskazało MF:

"(...) Wniosek o rezygnację ze stosowania kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł miesięcznie ma zastosowanie również do wypłat dokonywanych po ustaniu stosunku prawnego łączącego płatnika z podatnikiem. (...)"

• Koszty uzyskania przychodów dla pracowników zamiejscowych

W przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy oraz podatnik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy, podatnik może złożyć zakładowi pracy oświadczenie, że spełnia warunki do korzystania z tzw. podwyższonych kosztów dla pracowników zamiejscowych. Oświadczenie podatnika w tej sprawie stanowi podstawę dla zakładu pracy do pomniejszania miesięcznych przychodów o koszty uzyskania przychodów w wysokości 300 zł.

Podatnik może również złożyć wniosek o niestosowanie przez płatnika ww. kosztów.

Jak wyjaśniło MF, niezłożenie wniosku o stosowaniu kosztów uzyskania przychodów dla pracowników zamiejscowych lub rezygnacja ze stosowania tych kosztów w trakcie roku nie pozbawia podatnika prawa do korzystania z nich w rozliczeniu rocznym, jeśli spełnione są warunki określone dla tej preferencji.

• Wniosek o niestosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów

Także podatnicy uzyskujący przychody, do których mają zastosowanie 50% koszty uzyskania przychodów, mogą złożyć płatnikowi (np. zakładowi pracy czy płatnikowi wypłacającemu przychody z praw majątkowych) wniosek o rezygnację ze stosowania tych kosztów przy obliczaniu zaliczek.

Jak wyjaśniło MF:

"(...) Płatnicy, którzy otrzymają taki wniosek, nie stosują w odniesieniu do tych przychodów (zamiast 50%) kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł lub 300 zł miesięcznie. (...)"

Wniosek o rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów ma zastosowanie również po ustaniu stosunku prawnego łączącego płatnika z podatnikiem.

Rezygnacja ze stosowania ww. kosztów w trakcie roku nie pozbawia podatnika prawa do korzystania z nich w rozliczeniu rocznym (z uwzględnieniem rocznego limitu), jeśli spełnione są warunki określone dla tej preferencji.

Wniosek o niepobieranie zaliczek na podatek

Podatnik, który przewiduje, że jego roczne dochody podlegające opodatkowaniu według skali podatkowej nie przekroczą kwoty wolnej od podatku, czyli 30.000 zł, może złożyć płatnikowi wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym.

Wniosek ten podatnik może złożyć każdemu płatnikowi (z wyjątkiem organu egzekucyjnego).

W sytuacji gdy podatnik złoży płatnikowi wniosek o niepobieranie zaliczek, a jego dochody - mimo wcześniejszych przewidywań - przekroczą u tego płatnika w roku podatkowym kwotę 30.000 zł, od nadwyżki ponad ww. kwotę płatnik oblicza zaliczki bez stosowania pomniejszenia o kwotę zmniejszającą podatek. Stanowi o tym art. 31c ust. 3 ustawy o PDOF.

W odpowiedzi na jedno z pytań MF wyjaśniło ponadto, że:

"(...) Po wycofaniu przez pracownika wniosku o niepobieranie zaliczki na podatek zakład pracy zaczyna pobierać zaliczkę na podatek na ogólnych zasadach. Oznacza to, że po wycofaniu wniosku płatnik może stosować pomniejszenie zaliczki o kwotę 300 zł, 150 zł albo 100 zł, jeśli podatnik złożył oświadczenie o stosowaniu tego pomniejszenia, jednak w takiej sytuacji może wystąpić dopłata w zeznaniu podatkowym. (...)"

MF wyjaśniło, że ww. oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość zaliczek na podatek podatnik składa płatnikowi na piśmie lub w dowolny sposób przyjęty przez płatnika, np. poprzez system płacowo-księgowy obowiązujący w danej firmie. Mogą być one składane w dowolnym momencie roku podatkowego.

Oświadczenia i wnioski podatnik może złożyć korzystając z ministerialnych wzorów PIT-2, PIT-2A, PIT-3.

Oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczek złożone płatnikowi przed 1 stycznia 2023 r. zachowują moc, jeśli nie uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczek. Przy czym jeżeli dane oświadczenie/wniosek dotyczyło wyłącznie ubiegłego roku, naszym zdaniem, należy złożyć nowe oświadczenie/wniosek dotyczący tego roku.

Płatnik uwzględnia oświadczenie lub wniosek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał, a w przypadku płatnika będącego organem rentowym - najpóźniej od drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał.

Podatnik jest obowiązany wycofać lub zmienić złożone uprzednio oświadczenie lub wniosek, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki. Wycofanie i zmiana złożonego uprzednio oświadczenia lub wniosku następuje w drodze nowego oświadczenia lub wniosku.

Jak wyjaśniło MF:

"(...) Złożone oświadczenia i wnioski:

• dotyczą również kolejnych lat podatkowych
  obecnie ustawa PIT nie zawiera wyjątku od tej reguły. W konsekwencji wszystkie oświadczenia i wnioski są wieloletnie, chyba że uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki,
• wygasają po ustaniu stosunku prawnego łączącego podatnika z płatnikiem. Oznacza to, że jeśli w momencie realizacji świadczenia nie istnieje "więź" łącząca podatnika z płatnikiem, płatnik pomija oświadczenia i wnioski uprzednio złożone przez podatnika w odniesieniu do tych świadczeń. Jest to generalna zasada, od której przepisy ustawy PIT przewidują tylko dwa wyjątki. Mianowicie po ustaniu stosunku prawnego płatnik nadal uwzględnia oświadczenia i wnioski podatnika dotyczące:
• niestosowania ulgi dla młodych,
• niestosowania kosztów uzyskania przychodów dla pracowników w wysokości podstawowej (250 zł miesięcznie) lub podwyższonej (300 zł miesięcznie), bądź kosztów uzyskania przychodów według normy 50%. (...)"

UWAGA! Płatnik nie ponosi odpowiedzialności, w przypadku gdy zaniżenie przez niego lub nieujawnienie podstawy opodatkowania wynikało z zastosowania przez niego wniosków i oświadczeń mających wpływ na obliczenie zaliczki złożonych przez podatnika (art. 31a ust. 10 ustawy o PDOF).