Postępowanie w przypadku niedostępności/awarii KSeF

» Obowiązek zamieszczania informacji/komunikatów

W myśl art. 106ne ust. 1 ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych będzie zamieszczać w Biuletynie Informacji Publicznej MF:

• informacje dotyczące okresu trwania niedostępności oraz
• komunikaty o okresie trwania awarii KSeF, które będą również zamieszczanie za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

Okres trwania awarii będzie mógł być również komunikowany w środkach społecznego przekazu, w sytuacji gdy komunikatu o tej awarii nie będzie można zamieścić w BIP MF (art. 106ne ust. 4 ustawy).

W uzasadnieniu czytamy: "(...) Niedostępność systemu spowodowana pracami serwisowymi będzie krótkotrwała i przekazywana z odpowiednim wyprzedzeniem, aby podatnicy mogli się przygotować na ten czas. Prace serwisowe będą z reguły prowadzone w godzinach nocnych, tak aby nie zakłócać obrotu gospodarczego spowodowanego brakiem, w tym okresie, możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Natomiast awaria KSeF może wystąpić w sposób niespodziewany, ona również będzie komunikowana na BIP MF. W komunikacie zostanie precyzyjnie określony okres awarii (od dnia do dnia), aby podatnicy mogli w tym okresie stosować zasady wystawiania faktur przewidziane dla awarii. Informacja o awarii KSeF udostępniana będzie, także za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. Oprogramowanie to będzie udostępnione na stronie BIP MF (...)".

Z uzasadnienia do ww. projektu wynika, że w przypadku awarii czy niedostępności KSeF podatnicy prowadzący działalność gospodarczą będą mogli wystawiać faktury inne niż ustrukturyzowane. Faktury i faktury korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom według dotychczasowych zasad (w postaci papierowej oraz elektronicznej).

» Awaria Krajowego Systemu e-Faktur

Projektowany art. 106nf ustawy o VAT przewiduje rozwiązania w zakresie sposobu wystawiania faktur w sytuacji awarii KSeF.

Jak wynika z projektu - podatnik będzie miał możliwość wystawiania faktur elektronicznych, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie przepisu art. 106gb ust. 7.

Faktury wystawione w tym okresie podatnik będzie zobowiązany udostępnić nabywcy w sposób z nim uzgodniony (art. 106nf ust. 2 ustawy o VAT). W świetle wyjaśnienia zawartego w uzasadnieniu do projektu przekazanie faktury w sposób uzgodniony oznacza: "(...) przekazanie do nabywcy faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej. W zależności od preferencji nabywcy. Nabywca może jednak preferować otrzymywanie faktury w KSeF i w związku z tym oczekuje na fakturę, do momentu aż faktura ta znajdzie się w KSeF. W tym ostatnim przypadku wystawca wystawi fakturę wg wzoru (data wystawienia będzie widoczna w numerze KSeF) i prześle do KSeF po zakończeniu awarii (data wprowadzenia do systemu będzie widoczna dla nabywcy w KSeF). Faktura będzie wtedy dostępna dla nabywcy bezpośrednio w KSeF (...)".

W ust. 3 art. 106nf planuje się wprowadzić obowiązek oznaczenia faktury wystawionej w okresie trwania awarii KSeF, w sposób umożliwiający weryfikację danych w niej zawartych według przepisów wykonawczych wydanych do ustawy w przypadku, gdy po jej wystawieniu, faktura taka zostanie użyta poza Krajowym Systemem e-Faktur. Regulacja ta, jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy, obejmie przypadki:

• dostarczenia do nabywcy faktury w postaci papierowej lub elektronicznej w sytuacji awarii lub faktury wystawionej w trybie off-line,
• po przesłaniu faktury do KSeF po okresie ustąpienia awarii, gdy wystawca lub nabywca będzie chciał jej użyć poza KSeF,
• dostarczenia tej faktury nabywcy w KSeF, jeśli taki sposób dostarczenia faktury został uzgodniony z nabywcą.

Uwaga

Za datę wystawienia faktury elektronicznej wystawionej w okresie awarii KSeF będzie się uznawało datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Natomiast za datę otrzymania takiej faktury będzie się uznawało datę faktycznego jej otrzymania przez nabywcę.

Natomiast jeśli data faktycznego otrzymania tej faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę będzie się uznawało datę przydzielenia tego numeru (art. 106nf ust. 5 ustawy).

Jednocześnie w terminie 7 dni roboczych od dnia kończącego okres awarii KSeF określonego w komunikacie, o którym mowa w art. 106ne ust. 1 lub ust. 2, podatnik będzie zobowiązany do przesłania do KSeF faktur wystawionych w okresie trwania awarii, w celu przydzielenia im numerów KSeF (art. 106nf ust. 6). W tym zakresie czytamy: "(...) Nadanie tego numeru będzie miało charakter porządkujący. Regulacje te będą miały zastosowanie również do ustrukturyzowanych faktur elektronicznych wystawianych w ramach elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych (PEF i OpenPEPPOL) - ust. 7. Faktury te będą również podlegały obowiązkowi przesłania w terminie 7 dni roboczych od dnia kończącego okres awarii do KSeF (...)".

Z kolei art. 106nf ust. 10 będzie określał zasady dotyczące faktur elektronicznych wystawionych w okresie awarii, która została zakomunikowana w sposób określony w art. 106ne ust. 4, tj. w środkach społecznego przekazu. W myśl tego przepisu do faktur elektronicznych wystawionych przez podatnika w okresie trwania awarii i nieprzesłanych do KSeF nie będzie się stosowało ust. 6.

W uzasadnieniu do projektu możemy również przeczytać, że: "(...) W przypadku gdy po wystawieniu faktury w okresie trwania awarii podatnik nie ma możliwości przesłania jej do KSeF z uwagi na niezgodność ze wzorem (błędy semantyczne), dokonuje korekty tej faktury, tzw.: »korekty technicznej«. Oznacza to poprawienie błędów semantycznych w wystawionej fakturze i ponowne przesłanie dokumentu do KSeF. Funkcjonalność umożliwiająca dokonanie korekty technicznej zostanie udostępniona w oprogramowaniu interfejsowym oraz opisana w dokumentacji technicznej (...)".

Przy czym w okresie awarii KSeF w przypadku gdy zostanie udostępniony w środkach społecznego przekazu komunikat o niej, podatnik będzie wystawiał faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne, w tym faktury elektroniczne wystawiane zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie przepisu art. 106gb ust. 7. Dla tego przypadku nie przewiduje się obowiązku przekazywania faktur do KSeF po ustaniu tej awarii (art. 106ng ustawy).

» Niedostępność KSeF

Projektowany art. 106nh ustawy o VAT będzie regulował sposób wystawiania faktur podczas problemów z dostępnością KSeF zarówno leżących po stronie podatnika, jak i a związanej z serwisem systemu.

W takiej sytuacji projektowane regulacje dopuszczają w okresie niedostępności KSeF, określonej w informacji zamieszczonej na BIP MF, oraz w przypadkach gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF na wystawianie faktur elektronicznych zgodnie ze wzorem, o którym mowa w art. 106gb ust. 7.

Faktury, które będą wystawione w trybie off-line, podatnik będzie zobowiązany przesłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia, w celu przydzielenia numeru KSeF (art. 106nh ust. 2).

Jak czytamy w uzasadnieniu: "(...) Sposób postępowania przez podatnika i nabywcę w przypadku tych faktur (art. 106nh ust. 3), będzie analogiczny, jak w przypadku wystawianych w okresie awarii, w tym w odniesieniu do:

• uzgodnienia sposobu jej przekazania odbiorcy,
• obowiązku oznaczenia faktury kodem QR,
• dat wystawienia i otrzymania faktury,
• wystawienia faktury korygującej dopiero do faktury korygowanej ustrukturyzowanej, a także przypadku konieczności wystawienia faktury korygującej stosowania do niej wzoru faktury.

Dodatkowo należy podkreślić, że tryb przewidziany w przepisie art. 106nh tzw. »off-line« u podatnika, nie jest przeznaczony dla faktur wystawianych przy użyciu PEF i OpenPEPPOL. Wynika to ze sposobu wdrożenia KSeF dla faktur wystawianych przy zastosowaniu ww. platform (...)".

Z kolei z uzasadnienia do projektowanego art. 106ng ust. 4 ustawy wynika: "(...) w przypadku gdy podatnik wystawił faktury w trybie off-line i nie przesłał ich do KSeF, a następnie zostały udostępnione komunikaty na BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym o awarii KSeF, wtedy tryb off-line »przekształca się« w awarię systemu KSeF - zmianie ulegnie termin przekazania faktur do KSeF: na 7 dni roboczych od ustania awarii. Jeśli tryb off-line »przekształci się« w awarię komunikowaną w środkach społecznego przekazu (albo awarię systemu KSeF, a po niej w awarię komunikowaną w środkach społecznego przekazu) - wówczas nie wprowadza się tych faktur do systemu (...)".