KORZYŚCI Z WYSTAWIANIA FAKTUR USTRUKTURYZOWANYCH

» Zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury

Obowiązkiem podatnika - w myśl art. 106m ust. 1 ustawy - zarówno w odniesieniu do faktur elektronicznych, jak i papierowych - jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Uwaga

Podatnik ma obowiązek ustalenia sposobu dokumentowania transakcji opodatkowanych podatkiem VAT i zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Kontrola biznesowa powinna przede wszystkim umożliwić sprawdzenie, czy dany dokument wiąże się z konkretną dostawą towaru, czy świadczoną przez podatnika usługą. Jest to pewnego rodzaju proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Z kolei pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu" oznacza że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia, zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w art. 106m ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Uwaga

W przypadku faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu KSeF przyjmuje się, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane.

» Przyspieszony termin zwrotu VAT na rachunek bankowy

Terminy zwrotu nadwyżki VAT naliczonego
nad należnym/kwoty podatku naliczonego

Podatnicy wystawiający e-fakturę z wykorzystaniem KSeF mogą wystąpić o zwrot w terminie 40 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia po spełnieniu warunków określonych w art. 87 ust. 5b, czyli:

1) w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur na podstawie art. 106b ust. 1:

a) pkt 1 lub

b) pkt 3, lub

c) pkt 4 - w zakresie, w jakim dotyczy otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1, uwzględnionych w rozliczeniu podatnika za dany okres rozliczeniowy

- podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,

2) kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w art. 87 ust. 1, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji, nie przekracza 3.000 zł,

3) podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który wystąpił z wnioskiem o zwrot:

a) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,

b) składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje podatkowe,

c) posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1.

Zasady zwrotu w terminie 40 dni - zgodnie z art. 87 ust. 5c ustawy - mają zastosowanie również w przypadku gdy podatnik w danym okresie rozliczeniowym oprócz faktur wystawionych w KSeF wykaże w rozliczeniu faktury, których nie można wystawić w tym systemie z powodu braku zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej oraz faktury uproszczone wystawione za pomocą kas fiskalnych.

Ponadto z treści uzasadnienia ustawy nowelizującej wprowadzającej fakultatywną możliwość wystawiania e-faktur wynika, że obowiązek wystawienia faktur ustrukturyzowanych w przypadku ubiegania się o preferencyjny 40-dniowy termin zwrotu VAT dotyczy również:

• faktur wystawianych w obrocie transgranicznym, np. WDT (w tym również WDT nowych środków transportu na rzecz podmiotów innych niż podatnicy), eksportu towarów, świadczenia usług opodatkowanych poza terytorium kraju;
• faktur wystawianych z tytułu otrzymania całości lub części zapłaty z tytułu czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1, z wyłączeniem sytuacji, w których otrzymana zapłata nie będzie się wiązać z powstaniem obowiązku podatkowego w podatku VAT (np. w przypadku WDT).

Spełnienie powyższych warunków jest weryfikowane z wykorzystaniem zasobów teleinformatycznych Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Zatem podatnik otrzyma zwrot w ciągu 40 dni nawet w przypadku gdy w danym okresie rozliczeniowym wykaże niewystawione w KSeF:

• faktury uproszczone wystawione za pomocą kas fiskalnych,
• noty korygujące,
• faktury VAT RR,
• faktury pro forma.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku gdy zasadność zwrotu wymagać będzie dodatkowego zweryfikowania, naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć ten termin do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika.

Zaznaczenia wymaga, że podatnik nie traci prawa do zwrotu w terminie 40-dniowym, w przypadku gdy nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu systemu KSeF i w efekcie faktura ustrukturyzowana będzie wysłana do nabywcy w innej uzgodnionej z nim formie.

Wnioskując o zwrot w terminie 40 dni podatnik w części deklaracyjnej struktury JPK_VAT zaznacza:

1) pole P_53 wskazując wysokość kwoty nadwyżki podatku naliczonego nad należnym i następnie:

2) pole P_54 (wysokość różnicy podatku podlegającą zwrotowi na rachunek bankowy podatnika) oraz pole P_560.

» Przechowywanie i archiwizowanie faktur

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów na terytorium kraju. W przypadku ww. podatników, faktury mogą być przechowywane również poza terytorium kraju wyłącznie w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto, podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do wymienionych dokumentów, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Natomiast podatnicy, którzy zdecydują się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF są, co do zasady, zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizowania. W myśl bowiem art. 112aa ust. 1 ustawy faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostaną wystawione. Natomiast po upływie tego okresu podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Do faktur ustrukturyzowanych nie mają zatem zastosowania przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji faktur, o których mowa w art. 112 i art. 112a. W tym przypadku to administracja podatkowa zapewnia przechowywanie wystawionych za jej pośrednictwem faktur, tym samym posiada do nich natychmiastowy dostęp. Funkcjonalność ta ułatwia kontrolę dokumentacji podatkowej, a jednocześnie odciąża podatników od obecnie wymaganego obowiązku, np. w czasie prowadzenia postępowań wyjaśniających.

» Brak konieczności wystawiania duplikatów

Zasady wystawiania duplikatów (ponownie wystawianych faktur) reguluje art. 106l ustawy o VAT.

Do faktur ustrukturyzowanych nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, bowiem tego typu faktury w Krajowym Systemie e-Faktur są przechowywane przez 10 lat.

W uzasadnieniu do ustawy nowelizującej wyjaśniono, że: "(...) Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury), określone w art. 106l ustawy o VAT. Tego typu faktury będą przechowywane na stałe (przez okres 10 lat) w systemie. Jeżeli odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyraził zgody na jej otrzymanie w KSeF i faktura ustrukturyzowana, która została mu przekazana w inny uzgodniony z nim sposób, ulegnie zgubieniu lub zniszczeniu, odbiorca faktury ustrukturyzowanej będzie mógł wystąpić do wystawcy faktury o jej ponowne przekazanie (podkreślenie redakcji) (...)".

» Wyłączenie obowiązku przesyłania pliku JPK_FA

W myśl art. 193a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.) w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci JPK, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Przepisu art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej nie stosuje się do faktur ustrukturyzowanych. Dane te są bowiem dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie ma uzasadnienia (art. 193a § 1a Ordynacji podatkowej).

» Dostępność i bezpieczeństwo systemu teleinformatycznego

Jak czytamy w informacji zamieszczonej na stronie internetowej MF KseF:

• gwarantuje pewność, że faktura dotarła do kontrahenta,
• zapewnia możliwość sprawdzenia treści faktury,
• posiada mechanizm uwierzytelnienia pozwalający na weryfikację tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu.

Dostęp do danych KSeF jest:

• możliwy wyłącznie w toku czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej KAS,
• każdorazowo poprzedzony złożeniem wniosku o dostęp przez uprawionego pracownika US oraz akceptacją przełożonego wraz z podaniem celu.

Dostęp do e-faktury jest możliwy praktycznie w czasie rzeczywistym 24/7, obsługuje do 100 mln danych dziennie a gromadzone dane są multiplikowane oraz zapisywane w kopiach zapasowych aby zabezpieczyć się przed ich utratą także w nadzwyczajnych sytuacjach awarii sprzętowych.