Każdy płatnik składek musi posiadać profil na PUE ZUS

Od 1 stycznia 2023 r. każdy płatnik składek będzie miał ustawowy obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS. Wymóg taki wprowadziła ustawa o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 1621). Akt ten w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, po art. 47a dodał art. 47b (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.). Z jego treści wynika m.in., że:

• w przypadku niedopełnienia tego obowiązku ZUS sam założy płatnikowi składek profil informacyjny,
• płatnik składek jest zobowiązany do utrzymania aktywnego profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym ZUS w czasie prowadzenia z organem rentowym rozliczeń z tytułu składek.

Do końca 2022 r. obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS mają płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Od 1 stycznia 2023 r. obowiązek ten będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców, także właścicieli małych firm, czyli zatrudniających do 5 pracowników oraz tych, którzy opłacają składki ubezpieczeniowe do ZUS tylko za siebie.

Jak wskazał ZUS na swojej stronie internetowej (www.zus.pl) w informacji z dnia 10 listopada 2022 r.: "(...) PUE ZUS to duże ułatwienie dla przedsiębiorców, dlatego założenia konta nie warto odkładać na ostatnią chwilę. Aby zachęcić płatników składek do zrobienia tego już teraz, ZUS prowadzi kampanię informacyjną, której celem jest pomoc w założeniu profilu do końca roku jak największej liczbie osób. Płatnicy składek mogą spodziewać się kontaktu telefonicznego, mailowego lub listownego ze strony ZUS. Wsparcie jest udzielane klientom również bezpośrednio we wszystkich placówkach ZUS, w trakcie e-wizyty w ZUS oraz na infolinii pod numerem Centrum Obsługi Telefonicznej. (...)".

Platforma dla płatnika i ubezpieczonego

Z PUE ZUS może korzystać zarówno płatnik składek, jak i osoba ubezpieczona. Na platformie tej:

1) osoba ubezpieczona (np. pracownik) może sprawdzić swoje dane zapisane na koncie w ZUS, ma także dostęp do informacji o stanie konta ubezpieczonego oraz do informacji o wystawionych zwolnieniach lekarskich,

2) płatnik składek (np. przedsiębiorca):

• ma dostęp m.in. do:
• informacji np. o saldzie bieżącym oraz saldzie miesięcznym, o należnych do opłacenia składkach oraz o dokonanych wpłatach, rocznej dla płatnika składek, a także deklaracji rozliczeniowych, które wysłał do ZUS, listy osób zgłoszonych do ubezpieczeń, listy pracowników na zwolnieniu lekarskim,
• wniosków o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem składek, o rozliczenie konta, o kontrolę - czy zaświadczenie lekarskie dla pracownika zostało wystawione prawidłowo, a także o potwierdzenie ubezpieczeń, związanych z przepisami unijnymi dotyczącymi zabezpieczenia społecznego oraz o udzielenie pełnomocnictwa,
• potwierdzania stanu faktycznego, np. w zakresie rozliczeń ze zobowiązań dotyczących składek,
• ma możliwość m.in.:
• wystawienia zaświadczenia płatnika składek do celów zasiłkowych,
• zamawiania raportów dotyczących e-ZLA (w tym raportów cyklicznych i raportów przekazywanych do oprogramowania kadrowo-płacowego),
• otrzymywania powiadomienia o nowych zwolnieniach swoich pracowników na SMS lub e-mail,
• może zgłosić lub wprowadzić korektę dokumentu RUD za pomocą kreatora, który ułatwia wypełnienie i umożliwia import listy wykonawców oraz umów (jednorazowo w zgłoszeniu lub korekcie można wykazać umowy dla 50 wykonawców, możliwa jest również korekta przekazanego wcześniej zgłoszenia lub jego wycofanie - jeśli zaszły ku temu przesłanki), przekazane informacje widoczne są w rejestrze umów o dzieło.

Wiele instytucji, np. banki czy instytucje przyznające różnego typu dotacje, wymagają od firm potwierdzania stanu faktycznego, np. w zakresie rozliczeń ze zobowiązań dotyczących składek ubezpieczeniowych. Na PUE ZUS płatnik może samodzielnie utworzyć elektroniczny dokument z danymi z ZUS i przekazać takie potwierdzenie do instytucji, która wymaga od niego przekazania takich danych. Dokument jest potwierdzony kwalifikowaną pieczęcią ZUS. Można go zapisać w postaci elektronicznej lub wysłać na dowolny adres e-mail. Pracownik instytucji, do której przekazany zostanie dokument, może sprawdzić jego autentyczność w wyszukiwarce.

W taki sposób płatnik może też np. utworzyć dokument z informacją o saldzie i rozliczeniu za ostatnie 12 miesięcy czy o liczbie ubezpieczonych we wskazanym okresie.

Aplikacja ePłatnik

Na PUE ZUS przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpłatnej aplikacji ePłatnik (przeznaczonej do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych). Jest to narzędzie dla małych i średnich przedsiębiorców (do 100 ubezpieczonych).

Główne funkcje ePłatnika to:

• wypełnianie i przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych przez internet,
• wypełnianie dokumentów z wykorzystaniem danych bezpośrednio z systemu ZUS,
• weryfikacja on-line i blokada wysłania do ZUS błędnych dokumentów.