Moment zaliczenia do kosztów wydatków remontowych

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 października 2021 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.413.2021.1.MZA)

Stan faktyczny oraz stanowisko podatnika

Spółka planowała przeprowadzenie okresowego remontu środa trwałego, którego celem miała być jedynie konserwacja, a nie jego ulepszenie. Koszt remontu miał znacznie przekroczyć 500.000 zł. Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości, poniesiony wydatek ujęty zostanie na koncie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów i będzie rozliczany w czasie do kolejnego zalecanego przez serwisanta remontu.

W związku z powyższym spółka zadała następujące pytanie: Czy poniesiony i ujęty w księgach rachunkowych wydatek na remont stanowić będzie w całości koszt podatkowy 2021 r.?

Zdaniem spółki, poniesiony wydatek (na remont) zostanie uznany za koszt pośredni, a data jego ujęcia w księgach rachunkowych będzie dniem poniesienia kosztu w znaczeniu podatkowym.

Stanowisko organu podatkowego

Organ podatkowy uznał stanowisko spółki za prawidłowe. Jednocześnie przypomniał, iż o tym, czy poniesione nakłady stanowią wydatki na remont, bezpośrednio zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, czy też uznane zostaną za nakłady na ulepszenie środka trwałego i będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami - decyduje zakres przeprowadzonych robót.

Istotą remontu jest przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego wraz z wymianą zużytych składników technicznych, niezmieniające jego charakteru i funkcji, a następujące w trakcie eksploatacji środka trwałego i będące wynikiem tej eksploatacji. Będą to więc wszystkie zmiany trwale przywracające pierwotny poziom techniczny danego środka trwałego, pierwotną zdolność użytkową utraconą na skutek upływu czasu i eksploatacji niezwiększające jego wartości początkowej.

Organ podatkowy podkreślił, iż różnica między nakładami na remont a nakładami na ulepszenie środków trwałych polega głównie na tym, że pierwsze z nich zmierzają do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środków trwałych, a drugie - do podwyższenia bądź istotnej zmiany cech użytkowych tych składników majątkowych.

Odnosząc się do sposobu rozliczania wydatków remontowych organ podatkowy wskazał, że jeżeli podatnik poniesie takie wydatki, to ma prawo zaliczyć je bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów jako koszty, o jakich mowa w art. 15 ust. 4d ustawy o PDOP, czyli jako koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodem, zwane też kosztami pośrednimi.

Koszty pośrednie potrąca się - co do zasady - w roku ich poniesienia. Jeżeli jednak dotyczą one okresu dłuższego niż 1 rok, rozlicza się je proporcjonalnie. Jak zaznaczył organ podatkowy, o tym, czy dany wydatek z uwagi na swój charakter nie może zostać przyporządkowany do długości okresu, którego dotyczy, decydują przepisy prawa podatkowego, a nie sposób jego księgowania na potrzeby prawa bilansowego.

Jak stwierdził organ podatkowy:

"(...) w rozpatrywanej sprawie nie będzie można uznać, że koszty remontu (...) z uwagi na swój charakter powinny być powiązane z okresem przekraczającym rok podatkowy. Wydatki na ww. remont będą bieżącymi wydatkami ponoszonymi przez Spółkę. Efekt prac remontowych wiąże się co prawda z poprawą ich jakości oraz warunków eksploatacji w przyszłości, niemniej jednak ich charakter nie umożliwia powiązania z konkretnym okresem czasu.

W takim przypadku rozliczenie przedmiotowych kosztów remontu, dla celów rachunkowych, poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe przez okres czterdziestu jeden miesięcy nie będzie mieć znaczenia dla celów podatkowych. Rozliczenie kosztów remontu powinno następować, na podstawie odpowiednio udokumentowanych wydatków, w dacie poniesienia kosztu, tj. w dniu, w którym ujęto koszt na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo w dniu, na który zostanie ujęty koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) w księgach rachunkowych. (...)

W zakresie wszelkich wydatków stanowiących na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych pośrednie koszty uzyskania przychodów, które w momencie poniesienia, dla celów księgowych, są ujmowane na innych kontach niż kosztowe (tj. nie są księgowane jako koszt), podatnik jest uprawniony do rozpoznania ich w kosztach podatkowych w dacie, pod którą dany wydatek zostanie ujęty w księgach rachunkowych bez względu na rodzaj konta, na jakim zostanie dokonany zapis księgowy, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Należy bowiem zauważyć, że istnieje taka grupa wydatków (kosztów) poniesionych przez podatnika, które stanowią koszt poniesiony w rozumieniu art. 15 ust. 4e updop, a rachunkowo nie będą ujęte na koncie kosztowym wcale albo będą ujęte z opóźnieniem. W związku z powyższym, jeżeli podatnik poniósł dany wydatek (koszt), który ujęty został w księgach rachunkowych i zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych można go uznać za koszt pośredni, to data ujęcia w księgach rachunkowych tego wydatku będzie momentem poniesienia kosztu podatkowego.

W świetle powyższego należy uznać, że faktyczna data dokonania zapisu w księgach rachunkowych (tj. ujęcie danego wydatku "jako koszt" w księgach rachunkowych - ujęcie wydatku na koncie kosztowym) nie będzie mogła zmieniać kwalifikacji danego wydatku i wpływać na moment zaliczenia go jako kosztu uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 4e updop. (...)"