Nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących

Cel wydania nowego rozporządzenia

Z dniem 1 maja 2019 r. zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Nowelizacja ustawy o VAT od 1 maja 2019 r. wprowadziła nowy rodzaj kas rejestrujących (tzw. kasy on-line) do prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zakłada się, że kasy on-line będą stosowane obligatoryjnie przez podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie branżach, zidentyfikowanych jako szczególnie narażone na nadużycia. Jednocześnie, zgodnie z ustawą zmieniającą, dopuszcza się stosowanie dotychczasowych kas. W związku z tym wprowadzone rozwiązanie nie ma charakteru czasowego, gdyż założeniem jest, że kasy dotychczasowe będą funkcjonowały obok kas on-line, aż do momentu ich wyeksploatowania się. W zależności od rodzaju działalności gospodarczej, do której jest używana dana kasa rejestrująca, może ona funkcjonować nawet kilka lat.

W związku z tym, nowe kasy on-line i kasy dotychczasowe będą funkcjonowały zasadniczo równolegle oraz wiele obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji, stosowaniem kas oraz organizowaniem i prowadzeniem serwisów jest wspólne i niezależne od rodzaju kasy, uzasadnione było wydanie nowego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących obejmującego regulacjami w zakresie stosowania wszystkie rodzaje kas rejestrujących: dotychczasowe kasy, dla których uległa zmianie jednostka redakcyjna delegacji ustawowej, a także wprowadzane kasy on-line.

Dla potrzeb czytelności zapisów rozporządzenia w jego stosowaniu w odniesieniu do poszczególnych rodzajów kas wprowadza się odpowiedni podział redakcyjny. Z uwagi na to rozporządzenie to zawiera odrębne przepisy - regulujące prowadzenie ewidencji, warunki i sposób używania oraz sposób zakończenia używania kas - dla kas on-line oraz dla kas starego typu, czyli kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii, a także przepisy ogólne, wspólne dla wszystkich typów kas.

W przepisach tego rozporządzenia doprecyzowano, że co do zasady, podatnik ma obowiązek wystawienia i wydania paragonu fiskalnego, bez żądania nabywcy, najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. Ponadto uregulowano obowiązki podatnika związane z wystawieniem i wydaniem paragonu fiskalnego w stosunku do otrzymanych zaliczek przed dokonaniem sprzedaży. Wskazano, że w przypadku zaliczki otrzymanej:

• w gotówce - podatnik ma obowiązek wystawić i wydać nabywcy (bez jego żądania) paragon z chwilą jej otrzymania,
   
• za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, na rachunek w banku/spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej podatnika - podatnik ma obowiązek wystawić i wydać nabywcy (bez jego żądania) paragon niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność ta została uznana na jego rachunku, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Oprócz tego nałożono na podatników obowiązek zapoznania osób prowadzących ewidencję z zasadami prawidłowego wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego i skutkami niewykonywania tych obowiązków. Osoba prowadząca u podatnika ewidencję składa oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji; oświadczenie składane jest przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przez te osoby (wzór informacji o zasadach ewidencji oraz oświadczenia o zapoznaniu się z tymi zasadami stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia).

Z nowego rozrządzenia w sprawie kas wynikają również obowiązki:

• umieszczania wyświetlacza kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych,
   
• zapewnienia przez podatnika odpowiedniego technicznego stanu kasy, gwarantującego czytelny wydruk paragonów fiskalnych i faktur, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

Ponadto zrezygnowano z obowiązku zaokrąglania kwot wykazanych na paragonach, oraz doprecyzowano, że w przypadku utraty kasy podatnik ma obowiązek zgłosić ten fakt do naczelnika urzędu skarbowego nie później niż w terminie 5 dni od dnia powzięcia informacji o utracie.

W rozporządzeniu określono terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas rejestrujących, które w porównaniu do starego rozporządzenia zasadniczo nie uległy zmianie, z tym, że:

• odrębnie określono termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kas on-line oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, wskazując, że ma on być wykonany przez podatnika po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji,
   
• wprowadzono nowe rozwiązanie, zgodnie z którym obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik nie dokonuje w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej na podstawie przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców (pod warunkiem, że w tym okresie nie prowadzi ewidencji) - w takim przypadku obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik dokonuje po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji,
   
• zniesiono obowiązek dotyczący zawiadamiania przez podatników naczelnika urzędu skarbowego o rozpoczęciu ewidencjonowania na kasie rejestrującej,
   
• zniesiono obowiązek uczestniczenia pracownika urzędu skarbowego przy dokonywaniu odczytu pamięci fiskalnej kasy i w konsekwencji zrezygnowano z wniosku o wyznaczenie daty odczytu zawartości pamięci fiskalnej.

Zmiana serwisu kas

W rozporządzeniu w sprawie kas dopuszczono możliwość dokonania zmiany serwisu kas przez podatników bez zgody podmiotu prowadzącego serwis główny. Przy czym podatnik jest zobowiązany powiadomić podmiot prowadzący serwis główny o dokonanej zmianie w terminie 5 dni od dnia jej dokonania. Dotychczas podatnik mógł dokonać zmiany serwisu kas, niewynikającej z naruszenia warunków jego prowadzenia, za zgodą podmiotu prowadzącego serwis główny, który nie mógł jej odmówić, jeżeli warunki cenowe i miejsce jego świadczenia były dla podatnika korzystniejsze. W uzasadnieniu do projektu nowego rozporządzenia w sprawie kas Ministerstwo Finansów podkreślało, że podstawą zmiany przepisów w tym zakresie był fakt, że otrzymywano sygnały o pobieraniu przez podmioty prowadzące serwis główny opłat za rozpatrzenie omawianych wniosków o zgodę na zmianę serwisu oraz o wygórowanych cenach za dokonywanie przeglądów technicznych przez serwisy kas.

Jednak trzeba zaakcentować, że przepisy nowego rozporządzenia w sprawie kas wprowadzają wymóg, zgodnie z którym podatnik może dokonać zmiany podmiotu prowadzącego serwis wyłącznie na podmiot, który na dzień dokonywania tej zmiany widnieje w prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej publicznym wykazie serwisantów posiadających upoważnienie do serwisowania kas. Ponadto, zrezygnowano z obowiązku zawiadamiania przez podatników naczelnika urzędu skarbowego o dokonanej zmianie serwisu kas - obowiązek w tym zakresie będzie realizował podmiot prowadzący serwis właściwy po zmianie.

Paragon fiskalny w innej formie

Przepisy rozporządzenia wprowadziły nową regulację, która dotyczy wystawiania dokumentów przez kasy w postaci innej niż wydruk. W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji sprzedaży przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługi, podatnik może nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli zapewnia nabywcy zapoznanie się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów lub usług.

Przypisanie oznaczeń literowych do stawek VAT

Wprowadzono także obowiązek oznaczenia literowego od "A" do "G" do właściwych stawek podatku, przypisanych odpowiednio do nazw towarów i usług, w następujący sposób:

a) literze "A" - stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%,

b) literze "B" - stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%,

c) literze "C" - stawka obniżona podatku w wysokości 5%,

d) literze "D" - stawka obniżona podatku w wysokości 0%,

e) literze "E" - zwolnienie od podatku,

f) literze "F" i "G" - pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy.

Dotychczas, wyłącznie do litery A przypisana była podstawowa stawka VAT, a pozostałe stawki oraz zwolnienie z VAT można było przypisać do dowolnych liter od B do G. W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia wyjaśniono, że realizacja tego obowiązku w praktyce będzie oznaczała, że podatnik będzie miał obowiązek przyporządkowania właściwych oznaczeń literowych w odniesieniu jedynie do stawek VAT przypisanych do nazw towarów i usług, których dostaw lub świadczeń dokonuje, a nie wszystkich oznaczeń literowych, przewidzianych w rozporządzeniu.

Podatnik używający kasy na dzień 1 maja 2019 r. może używać dotychczasowych oznaczeń literowych dla stawek VAT do 31 lipca 2019 r.

Przepisy przejściowe

Rozporządzenie w sprawie kas weszło w życie z dniem 1 maja 2019 r., z wyjątkiem przepisów dotyczących możliwości zmiany serwisu kas bez zgody podmiotu prowadzącego serwis główny, które weszły w życie z dniem 1 lipca 2019 r.

Ponadto z przepisów przejściowych wynika m.in., że:

1) podatnicy użytkujący kasy, które zostały nabyte w okresie obowiązywania:

• decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych wydanej na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem 1 grudnia 2008 r.,
   
• potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar wydanego po dniu 1 września 2011 r.

mogą ich nadal używać do prowadzenia ewidencji po upływie tego okresu, pod warunkiem, że kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika,

2) osoba prowadząca u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, która rozpoczęła prowadzenie ewidencji przed 1 maja 2019 r., oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji musiała złożyć do dnia 31 maja 2019 r.,

3) do 30 czerwca 2019 r. można było dokonać zmiany serwisu kas (niewynikającej z naruszenia warunków jego prowadzenia) wyłącznie za zgodą serwisu głównego (podatnik musiał zawiadamiać naczelnika urzędu skarbowego o dokonanej zmianie, w terminie 7 dni od dnia jej dokonania),

4) sprawy w zakresie m.in. czynności:

• wykonywanych przez podatnika w przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia pracy tych kas w trybie fiskalnym (w tym w zakresie złożenia wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas oraz wniosku o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy),
   
• obowiązkowego przeglądu technicznego wykonywanego przez serwisanta,

wszczęte i niezakończone przed dniem 1 maja 2019 r. - są prowadzone według przepisów dotychczasowych.

Podstawa prawna

Ustawa o VAT z dnia 11.03.2004 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz. U. z 2019 r. poz. 820)