Wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej a PIT i ZUS pracowników

Skutki w PIT

Ustawodawca zwolnił z podatku dochodowego świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Tak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF.

Dla możliwości zastosowania zwolnienia z PIT zwrotu pracownikom kosztów prania odzieży roboczej organy podatkowe nie przywiązują szczególnej wagi do nazewnictwa tego świadczenia. Warunkują jedynie, aby przysługiwało ono na podstawie przepisów bhp oraz stanowiło rekompensatę poniesionych kosztów. Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 kwietnia 2017 r., nr 1462-IPPB4.4511.81.2017.1.IM, na pytanie wnioskodawcy, czy "ryczałt", ustalony w oparciu o średnie koszty prania w danym miesiącu, stanowi przychód pracownika, od którego należy naliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, odpowiedział:

"(...) wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikowi kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez niego poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika.

(...) Przepisy ustawy podatkowej nie stawiają szczególnych wymogów dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu od opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że wypłacany przez Wnioskodawcę w formie miesięcznego ryczałtu ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, który zostanie przyznany zgodnie z przepisami bhp, będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (podkreśl. red.). W konsekwencji Wnioskodawca jako płatnik nie będzie zobowiązany do naliczania, pobierania i odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. (...)"

Podobnie wyjaśnił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 14 września 2018 r., nr 0114-KDIP3-3.4011.326.2018.2.MP czy z 5 stycznia 2018 r., nr 0115-KDIT2-2.4011.377.2017.1.IL.

W ww. interpretacji z 14 września 2018 r. wnioskodawca uważał, że kwoty wypłacane za pranie odzieży roboczej w formie ryczałtu stanowią przychód pracowników podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W interpretacji tej wnioskodawca przedstawił zdarzenie przyszłe, w świetle którego:

"(...) Kwota ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej obowiązująca w danym roku kalendarzowym ustalana jest przez pracodawcę w konsultacji ze służbą bhp i społecznym inspektorem pracy. Wysokość ekwiwalentu ustalana jest w wysokości 1,5% najniższego wynagrodzenia zasadniczego obowiązującego w danym roku kalendarzowym. Wypłacana jest ta sama stała kwota za pranie odzieży roboczej, niezależnie od tego, czy pracownik korzysta z usług pralni, czy pierze samodzielnie. Pracodawca nie wymaga dokumentowania przez pracowników kosztów prania. Wnioskodawca wypłaca ekwiwalent w jednakowych kwotach za pranie odzieży roboczej pracownikom na ściśle określonych stanowiskach wymienionych w wewnętrznych procedurach Zakładu (...). Wysokość ekwiwalentu nie jest zróżnicowana w zależności od stanowiska. Wysokość przyznanego ekwiwalentu, każdego roku jest aktualizowana w porozumieniu ze służbą BHP i społecznym inspektorem pracy.

Zatem kwota ekwiwalentu za pranie odzieży wypłacana w formie ryczałtu stanowi przychód dla pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. (...)"

Dyrektor KIS nie zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy. Odnosząc się do powyższego, organ podatkowy wyjaśnił:

"(...) Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikowi kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez niego poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika.

Przy czym podkreślić należy, że przepisy prawa pracy nie są przepisami podatkowymi, wobec czego tutejszy Organ nie posiada kompetencji do ich autorytarnej interpretacji. W celu ostatecznego rozstrzygnięcia wątpliwości w zakresie podstaw do wypłaty wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej należy zwrócić się do organów właściwych dla spraw pracowniczych i bhp. Przepisy ustawy podatkowej nie stawiają szczególnych wymogów dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu od opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

(...) stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym wypłacana kwota ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej w formie ryczałtu stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych należało uznać za nieprawidłowe, ponieważ jest to przychód pracownika ze stosunku pracy, ale korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. (...)"

Składki ZUS

Jak wynika z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowi m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego.

Należy zwrócić uwagę, że dla zastosowania wyłączenia z oskładkowania zwrotu pracownikom kosztów prania odzieży roboczej organ rentowy wymaga jednak, aby był to ekwiwalent. Ma on zatem odzwierciedlać faktycznie poniesione przez pracownika koszty prania odzieży. Przykładowo, ZUS (Oddział w Gdańsku) w interpretacji indywidualnej z 6 grudnia 2016 r., znak: DI/100000/43/1194/2016, wyjaśnił:

"(...) Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie (...) spełniony (...) w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie przez nich odzieży roboczej. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, nie zaś ekwiwalentu pieniężnego (podkreśl. red.) (...). W sytuacji więc, gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom kwoty z tytułu kosztów prania odzieży roboczej używanej do celów służbowych, które nie odzwierciedlają rzeczywiście poniesionych przez pracowników wydatków, to ich wartość będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. (...)"

Podobnie wyjaśnił ZUS (Oddział w Gdańsku) w interpretacji z 17 lipca 2017 r., znak: DI/100000/43/615/2017.

Należy dodać, że wypłata kwoty opartej wyłącznie na obecności lub nieobecności pracownika w pracy, nie zaś w wysokości odzwierciedlającej faktycznie poniesione koszty prania odzieży roboczej, również nie spełnia przesłanek pozwalających na wyłączenie takiego świadczenia z oskładkowania (por. interpretację indywidualną ZUS Oddział w Lublinie z 8 sierpnia 2013 r., znak: WPI/200000/451/1082/2013).

Zatem w myśl stanowiska ZUS, kwota wypłacana z tytułu kosztów prania odzieży roboczej, nieodzwierciedlająca rzeczywiście poniesionych wydatków, nie może korzystać z wyłączenia z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia, co oznacza, że podlega ona oskładkowaniu razem z innymi przychodami ze stosunku pracy (stanowiącymi podstawę wymiaru składek ZUS) na zasadach ogólnych.