Skutki błędów w dokonywaniu płatności

W przypadku gdy podatnik zdecyduje się dokonać podzielonej płatności na rzecz kontrahenta, nie wiedząc, że kontrahent ten nie posiada rachunku VAT, bank nie zrealizuje takiego przelewu. Środki wrócą w takim przypadku na rachunek podatnika.

Natomiast inaczej będzie gdy podatnik pomyli się wpisując niewłaściwe kwoty w komunikacie przelewu. Banki nie są obowiązane do sprawdzania prawidłowości obliczenia kwoty podatku VAT wskazanej w komunikacie przelewu, a także nie mają możliwości sprawdzenia prawidłowości wskazanych przez podatnika kwot. Zatem w sytuacji pomyłki w kwocie przelew zostanie zrealizowany według danych z komunikatu przelewu.

Ministerstwo Finansów w odpowiedziach na pytania dotyczące stosowania mechanizmu podzielonej płatności (umieszczone na stronie internetowej www.finanse.mf.gov.pl) wyjaśniło, że: "W przypadku pomyłkowej wpłaty zbyt wysokiej kwoty na rachunek VAT (np. podatek na fakturze wynosi 800 zł, a wpłacono 1.000 zł), nie ma możliwości zwrotu 200 zł z rachunku VAT. Kontrahenci mogą uzgodnić, że podatnik zwróci nabywcy 200 zł ze swojego rachunku rozliczeniowego (podkreślenie redakcji). Co innego, jeśli wpłacona kwota wynika z faktury, a następnie do tej faktury będzie wystawiona korekta - wówczas można dokonać zwrotu tej kwoty z rachunku VAT." Oznacza to, że w przypadku pomyłkowej wpłaty zbyt wysokiej kwoty podatku na rachunek VAT nabywca może porozumieć się z dostawcą i odzyskać nadpłaconą kwotę VAT, lecz nie z rachunku VAT dostawcy, ale z rachunku rozliczeniowego.

Z tytułu wpłaty zbyt wysokiej kwoty podatku VAT w mechanizmie podzielonej płatności nie grożą podatnikowi sankcje karno-skarbowe. Przepisy ustawy o VAT nie przewidują tego rodzaju konsekwencji w odniesieniu do rozpatrywanego przypadku. Nie ma zatem potrzeby składania czynnego żalu, o którym mowa w przepisach ustawy z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958 ze zm.). Nie dochodzi bowiem w takim przypadku do uszczuplenia podatkowego, zatem podatnik nie popełnia czynu zabronionego.

Odnośnie wątpliwości Czytelnika w zakresie uzupełnienia rachunku VAT w wyniku pomyłkowej wpłaty (zbyt wysokiej kwoty podatku VAT) na rachunek VAT dostawcy, należy podkreślić, iż w myśl art. 62b ust. 1 Prawa bankowego rachunek VAT Czytelnika może być uznany wyłącznie środkami pieniężnymi pochodzącymi z tytułu:

1) zapłaty kwoty odpowiadającej kwocie podatku VAT, przy użyciu komunikatu przelewu, o którym mowa w art. 108a ust. 3 ustawy o VAT,

2) wpłaty kwoty podatku VAT przez podatnika, o którym mowa w art. 103 ust. 5a ustawy o VAT, na rzecz płatnika, o którym mowa w art. 17a tej ustawy, przy użyciu komunikatu przelewu,

3) przekazania środków z innego rachunku VAT Czytelnika rachunku VAT prowadzonego w tym samym banku,

4) zwrotu:

a) kwoty odpowiadającej kwocie podatku VAT w przypadkach, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1-3 i ust. 14 ustawy o VAT, wynikającego z wystawionej przez podatnika faktury korygującej,

b) różnicy podatku, o którym mowa w art. 87 ust. 6a ustawy o VAT, przez urząd skarbowy

- przy użyciu komunikatu przelewu.

Nie ma zatem możliwości uzupełnienia przez podatnika kwoty na rachunku VAT poprzez jej przelanie z należącego do niego rachunku rozliczeniowego.

W art. 108a ust. 5 ustawy o VAT, przewidziano solidarną odpowiedzialność za nierozliczony podatek VAT, w przypadku gdy płatność przy zastosowaniu mechanizmu split payment zostanie dokonana na rzecz podatnika innego niż wskazany na fakturze. Odpowiedzialność solidarna dotyczy w tym przypadku podatnika, na rzecz którego dokonano tej błędnej płatności i dostawcy towarów lub usługodawcy. Warto dodać, że odpowiedzialność ta jest wyłączona w przypadku dokonania przez podatnika, który otrzymał błędny przelew, płatności na rachunek VAT dostawcy towarów lub usługodawcy wskazanego na fakturze, albo zwrotu otrzymanej płatności na rachunek VAT podatnika, od którego płatność otrzymano, niezwłocznie po powzięciu informacji o otrzymaniu błędnego przelewu.

Zatem ustawodawca uregulował zasady odpowiedzialności solidarnej podmiotu, który otrzymał w mechanizmie split paymet przelew skierowany omyłkowo nie do niego z podmiotem, który faktycznie przelew powinien otrzymać. Przepisy ustawy o VAT nie nakładają natomiast żadnych sankcji (np. w postaci zakazu odliczenia podatku naliczonego) w stosunku do nabywcy towarów i usług, który błędnie wykonał przelew (na rzecz innego podmiotu niż wskazany na fakturze).

Oczywistym jest natomiast, że w przypadku tego rodzaju błędu, obu stronom transakcji zależeć będzie na skorygowaniu błędnego przelewu. W związku z tym należy porozumieć się z podmiotem, do którego trafił taki omyłkowy przelew i zwrócić się z prośbą o zwrot środków - na swój rachunek VAT lub na rachunek VAT podmiotu, do którego powinien on zostać skierowany.

W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, iż nabywca decydując się na zapłatę należności przy zastosowaniu mechanizmu podzielnej płatności winien prawidłowo wskazywać w komunikacie przelewu wszystkie dane, m.in. numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność. Oznacza to, że podstawą dokonania płatności w systemie split payment jest otrzymana przez podatnika faktura. Z kolei dokument zwany potocznie "fakturą pro forma", często stosowany w praktyce stosunków gospodarczych nie stanowi faktury w rozumieniu art. 106b ustawy o VAT. Nie stanowi również zobowiązania, jest jedynie dokumentem informacyjnym. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 15 lutego 2012 r., sygn. akt III SA/Wa 1373/10 (orzeczenie prawomocne) stwierdził, że: "(...) Faktura pro forma pełni zwykle rolę swojego rodzaju oferty handlowej (...)."

Powyższe potwierdza Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z dnia 29 czerwca 2018 r. o stosowaniu mechanizmu podzielonej płatności, tj.: "(...) Skorzystanie z mechanizmu podzielonej płatności jest uzależnione od posiadania faktury, której płatność dotyczy. (...) Nie będzie natomiast możliwe zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności w przypadku otrzymania przed dostawą towarów czy świadczeniem usług dokumentu zwanego potocznie fakturą »pro forma«. Dokument ten nie jest bowiem fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT (podkreślenie redakcji) (...)."

Z przedstawionego pytania wynika, iż Czytelnik na podstawie otrzymanego dokumentu pro forma nieprawidłowo dokonał zapłaty w systemie split payment. Należy podkreślić, iż podmioty otrzymujące pomyłkowo wpłaty z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności (również w wyniku otrzymania wpłaty związanej z wystawieniem dokumentu pro forma) powinny niezwłocznie dokonać zwrotu otrzymanych nienależnie na rachunek VAT kwot. Najbezpieczniej w takich przypadkach byłoby, aby Czytelnik uzgodnił z kontrahentem, że dokona on (dostawca) zwrotu kwoty nabywcy ze swojego rachunku rozliczeniowego (nie z rachunku VAT).

Powyższa kwota winna być zwrócona z rachunku rozliczeniowego dostawcy, gdyż środkami zgromadzonymi na rachunku VAT dostawca może dysponować w bardzo ograniczony sposób, tj. określony w art. 62b ust. 2 ustawy - Prawo bankowe.

Nawet gdyby uznać, że w przypadku wskazanym w pytaniu Czytelnik zamierzał wpłacić kontrahentowi zaliczkę, nie byłoby możliwości uiszczenia tej płatności przy zastosowaniu split payment. Ministerstwo Finansów w ww. objaśnieniach podatkowych z dnia 29 czerwca 2018 r. wyjaśniło, iż: "(...) Mechanizm ten może być również stosowany do regulowania przedpłat, zaliczek, zadatków czy rat, jednakże tylko wtedy, gdy nabywca przed dokonaniem płatności otrzyma na tę okoliczność fakturę (podkreślenie redakcji) (...)."

Podsumowując, dokument pro forma nie jest dowodem zawarcia transakcji oraz dowodem księgowym (fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT). W związku z tym nie jest możliwe zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności w przypadku otrzymania przed dostawą towarów czy świadczeniem usług dokumentu pro forma. W przypadku zapłaty kwoty wynikającej z otrzymanej pro formy na rachunek VAT Czytelnik powinien porozumieć się z dostawcą i odzyskać kwotę VAT, lecz nie z rachunku VAT dostawcy, ale z jego rachunku rozliczeniowego. Czytelnik może dokonać płatności przy wykorzystaniu mechanizmu split payment na podstawie otrzymanej od kontrahenta właściwej faktury dotyczącej danej transakcji.