Rozliczenia związane z samochodami osobowymi

Z dniem 1 stycznia 2019 r. zmieniły się zasady obciążania firmowych kosztów podatkowych wydatkami na zakup i używanie samochodów osobowych. Dotyczą one samochodów służbowych zarówno tych stanowiących składniki majątku firmowego, jak i tych w leasingu, wynajmowanych lub dzierżawionych. Objęły również prywatne auta używane do celów służbowych.

Środki trwałe

W kwestiach dotyczących amortyzacji samochodów osobowych stanowiących firmowe środki trwałe od nowego roku kwota limitu wartości samochodu osobowego, do wysokości której możliwe jest pełne odliczanie odpisów amortyzacyjnych, podwyższona została do 150.000 zł (z dotychczasowych 20.000 euro), a w przypadku samochodu będącego pojazdem elektrycznym do 225.000 zł (z dotychczasowych 30.000 euro). Również do 150.000 zł (z dotychczasowych 20.000 euro) podwyższona została kwota odnosząca się do wartości samochodu przyjętej dla celów obliczenia składki z tytułu ubezpieczenia samochodu osobowego, jaka może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

Jak wynika z pisma Ministerstwa Finansów z dnia 9 listopada 2018 r. stanowiącego odpowiedź na pytanie naszego Wydawnictwa, przedsiębiorcy korzystający z samochodów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych do dnia 31 grudnia 2018 r. mogą, po wejściu w życie nowelizacji, korzystać z limitów obowiązujących od dnia 1 stycznia 2019 r.

Do końca 2018 r. ustawy o pdof i pdop nie zawierały regulacji, które określałyby zasady rozliczania kosztów ponoszonych w związku z firmowym samochodem osobowym wykorzystywanym zarówno dla celów prowadzonej przez podatnika działalności, jak też dla innych celów. Od 1 stycznia 2019 r. wszelkie wydatki związane z korzystaniem z takiego samochodu osobowego obciążają koszty tylko w 75% ich wartości. 100% takich wydatków będzie kosztami firmowymi jedynie wówczas, gdy samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej. Aby to udowodnić, podatnik musi prowadzić ewidencję potwierdzającą wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do swojej działalności gospodarczej. W tym celu wykorzystywana jest ewidencja stosowana dla celów VAT. W przypadku nieprowadzenia jej przez podatnika w podatku dochodowym przyjmuje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do tzw. celów mieszanych, chyba że podatnik nie jest na podstawie przepisów ustawy o VAT zobowiązany do jej prowadzenia. Jednocześnie, w przypadku ustalenia, iż podatnik niezgodnie ze stanem faktycznym nie stosował ograniczenia kosztów podatkowych, ograniczenie to znajdzie zastosowanie od daty rozpoczęcia używania przez podatnika danego samochodu osobowego.

Samochody prywatne

Ponadto w ustawie o pdof zmianie uległy zasady rozliczania w kosztach podatkowych wydatków związanych z używaniem przez przedsiębiorców na potrzeby firmy prywatnych aut osobowych. Do końca 2018 r. wydatki na używanie takiego samochodu mogły być ujęte w kosztach podatkowych jedynie w ramach tzw. kilometrówki, czyli do wysokości limitu wynikającego z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik był obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Od 1 stycznia 2019 r. zamiast limitowania tych wydatków ewidencją przebiegu pojazdu podatnicy, którzy dla potrzeb działalności gospodarczej wykorzystują samochód stanowiący ich własność, do kosztów uzyskania przychodów mogą zaliczać 20% poniesionych tzw. wydatków eksploatacyjnych. Dla ustalenia limitu wydatków obciążających koszty podatnicy powinni uwzględniać wszystkie wydatki związane z używaniem takiego samochodu faktycznie wykorzystywanego na cele firmowe.

Auta leasingowane

Zgodnie z przepisami obowiązującymi do końca 2018 r. w tym zakresie opłaty wynikające z umowy leasingu operacyjnego, również opłata wstępna, nazywana czynszem inicjalnym, i raty leasingowe, ponoszone w podstawowym okresie umowy, stanowiły u przedsiębiorcy korzystającego z takiego auta firmowe koszty podatkowe w pełnej poniesionej przez niego wysokości. Oprócz tego leasingobiorca miał prawo obciążać koszty podatkowe w swojej firmie pełną kwotą wydatków ponoszonych na używanie leasingowanych samochodów - nie miał obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Od początku 2019 r. opłaty wynikające z umowy leasingu danego samochodu osobowego zostały wyłączone z kosztów podatkowych w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł, a w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym kwota 225.000 zł - pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem umowy leasingu.

Wskazane limity stosuje się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu osobowego. Do opłat podlegających limitowaniu nie są natomiast zaliczane składki na ubezpieczenie samochodu osobowego (składki te podlegają odrębnemu limitowaniu kosztowemu - o czym wskazano w części dotyczącej aut osobowych jako środków trwałych). Kwota wynikająca z zastosowania proporcji obejmuje także naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.

Analogicznie jak ma to miejsce przy samochodach będących składnikiem majątku firmy, również w odniesieniu do samochodów leasingowanych wydatki związane z używaniem samochodu osobowego służącego podatnikowi do tzw. celów mieszanych, podlegają rozliczeniu w firmowych kosztach w wysokości 75% tych wydatków. W 100% obciążają one koszty tylko, gdy samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej (obowiązki związane z udowodnieniem takiego wykorzystania omówiono wcześniej).

Do 75% limitu wydatków zaliczanych do kosztów nie zalicza się opłat (czynszu) z tytułu umowy leasingu operacyjnego lub finansowego, chyba że opłaty te zostały skalkulowane w sposób obejmujący koszty eksploatacji samochodu osobowego. W takim przypadku limit ten należy stosować do tej części opłaty, która obejmuje koszty eksploatacji tego samochodu. Natomiast do części opłaty skalkulowanej bez kosztów eksploatacji ma zastosowanie omówiony powyżej limit dotyczący opłat leasingowych.

Na mocy przepisów przejściowych do umów leasingu dotyczących samochodu osobowego zawartych przed dniem 1 stycznia 2019 r. mają zastosowanie przepisy ustaw o pdof i o pdop, w brzmieniu dotychczasowym. Jeżeli umowy te zostaną zmienione lub odnowione po dniu 31 grudnia 2018 r., podatnik będzie musiał stosować do nich przepisy w brzmieniu obowiązującym do 1 stycznia 2019 r.