Przekazanie pracownikowi informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Z uzasadnienia

"Spór w niniejszej sprawie sprowadza się (...) do rozstrzygnięcia, czy skarżąca spółka, jako płatnik, może przekazać swoim pracownikom imienną informację (PIT-11) za pomocą środków komunikacji elektronicznej - wiadomości elektronicznej (w formie pliku pdf) opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym, za zgodą pracownika, na wskazany przez niego adres emailowy, przy czym skarżąca nie będzie posiadała potwierdzenia doręczenia takiej wiadomości.

(...) ustawodawca uregulował zasady składania organom podatkowym niektórych deklaracji podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Mianowicie, art. 3a § 1 O.p. stanowi, że w przypadku gdy odrębne przepisy nie stanowią inaczej, deklaracje mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W myśl art. 3b § 1 O.p. deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

• dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach,
   
• jeden podpis elektroniczny.

Z kolei przepis art. 3b § 2 O.p. stanowi, że minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania deklaracji i podań za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a także rodzaje podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy deklaracji lub podań. Na mocy powyższej delegacji zostało wydane rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 grudnia 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2017 r. poz. 1802 ze zm. - w skrócie: »rozporządzenie MF«). Należy jednak zauważyć, że powołane rozporządzenie reguluje wyłącznie sposób przesyłania deklaracji przez płatników i podatników do organów podatkowych.

Na gruncie rozpatrywanej sprawy szczególnego podkreślenia wymaga, że przepisy podatkowe nie regulują natomiast zasad przekazywania deklaracji podatnikom przez płatników. W odniesieniu do określonej w art. 39 ust. 1 ustawy o PDOF imiennej informacji PIT-11 ustawodawca wprowadził jedynie wymóg przekazania jej podatnikowi. Zdaniem Sądu, należy odróżnić przekazanie deklaracji przez płatnika organowi, które stanowi złożenie dokumentu i za pomocą środków komunikacji elektronicznej może nastąpić jedynie w przypadkach i na zasadach uregulowanych w przepisach O.p. i aktów wykonawczych, od przekazania deklaracji, którego dokonuje płatnik podatnikowi. W ocenie Sądu, w relacjach pomiędzy podmiotami prywatnymi nie mogą mieć zastosowania art. 144a O.p. regulujący doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, czy też art. 12 § 6 pkt 1 O.p., zgodnie z którym termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało m.in. wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego, a nadawca otrzymał urzędowe potwierdzenie odbioru.

(...) skoro ustawodawca w przepisie art. 39 ust. 1 ustawy o PDOF posługuje się jedynie pojęciem »przesłania« bez dalszego uściślenia, co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres, to z całą pewnością nie musi ono oznaczać nałożenia na płatnika obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia podatnikowi deklaracji.

(...) nie sposób zasadnie wywieść obowiązku płatnika uzyskania dowodu doręczenia deklaracji podatnikowi, skoro przepisy (...) zobowiązują płatnika jedynie do przesłania deklaracji. Ustawodawca nie powiązał bowiem faktu doręczenia podatnikowi tej deklaracji z istotnymi dla podatnika skutkami w zakresie powstania zobowiązania podatkowego.

(...) Sąd w pełni podziela sformułowaną w skardze przez spółkę argumentację, w świetle której przepisy ustawy o PDOF nie wymagają wprost potwierdzenia odbioru przez podatnika informacji PIT-11 (co stwierdza także organ w uzasadnieniu interpretacji), a jedynie nakładają na płatników obowiązek przesłania takiej informacji. W związku z tym zasadnie skarżąca wywiodła, że jako płatnik, ma ona dowolność w wyborze sposobu przesłania informacji PIT-11 pracownikowi, w tym poczty e-mail. Podkreślenia jednak wymaga, że jakkolwiek żaden przepis ustawy o PDOF nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności, w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje".

(wyrok WSA w Poznaniu z 26 lipca 2018 r., sygn. akt I SA/Po 418/18 - orzeczenie prawomocne)