Utrata zapłaty za towar

Osoba fizyczna prowadzi działalność w zakresie sprzedaży specjalistycznych samochodów oraz części do takich samochodów. Od kontrahenta z Niemiec będącego podatnikiem VAT-UE (sprawdzony w systemie VIES) otrzymała fakturę dotyczącą zakupu samochodu. Należność wynikająca z faktury została zapłacona w całości przelewem w dwóch częściach (nie była to forma zaliczki). Po osobistym stawieniu się po odbiór towaru w Niemczech okazało się, że kontrahent jest nieuczciwy i nigdy nie dojdzie do realizacji umowy. Sprawę zgłoszono niemieckiej policji. Kontrahent z Niemiec oszukał w ten sposób kilka podmiotów. Czy uiszczoną na jego rzecz kwotę można zaliczyć do kosztów podatkowych?

W rozumieniu ustawy o pdof kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te nie mogą być wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o pdof jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o pdof). Z tym że to podatnik musi udowodnić, że poniesiony przez niego wydatek ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów lub realną szansę na ich uzyskanie bądź zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła. Wymaga to każdorazowo indywidualnej oceny.

Ze stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca poniósł stratę w majątku obrotowym (środkach pieniężnych) w wyniku oszustwa. Straty powstałe w wyniku kradzieży środków pieniężnych nie zostały wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Organy podatkowe twierdzą jednak, że możliwość rozliczenia ich w rachunku kosztowym firmy istnieje po spełnieniu określonych warunków.

Zdaniem organów podatkowych, aby stratę w środkach obrotowych przedsiębiorca miał prawo rozliczyć w kosztach podatkowych, musi wykazać, że jest ona związana z całokształtem prowadzonej działalności, a jej powstanie jest spowodowane działaniem niezawinionym przez podatnika. Ponadto strata ta musi być właściwie udokumentowana, a podatnik musi udowodnić, że dochował wszelkiej staranności, aby takiej straty uniknąć. Każda sprawa wymaga więc indywidualnej oceny pod kątem spełnienia tych przesłanek. W interpretacji indywidualnej z dnia 9 maja 2017 r., nr 2461-IBPB-1-1.4511.45.2017.2.BK, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że strata w środkach obrotowych może zostać rozliczona w rachunku kosztowym firmy, gdy powstała w wyniku prowadzenia działalności w danej branży w normalnych, codziennych warunkach, a przedsiębiorca jest w stanie wykazać, że nie ponosi winy za jej powstanie oraz że zachował należytą staranność przeciwdziałając powstaniu uszczerbku w swoim majątku. Co równie ważne, aby strata została rozliczona jako koszt podatkowy, musi być właściwie udokumentowana. Powstanie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. policję, prokuraturę.

Zatem w omawianej sytuacji przedsiębiorca będzie uprawniony do rozliczenia straty w środkach obrotowych w firmowych kosztach, gdy z zebranych przez niego dowodów będzie wynikać, że strata ta powstała bez jego winy, w wyniku zdarzeń losowych, mimo że dołożył wszelkiej staranności, aby jej uniknąć. Dla udowodnienia wystąpienia takich okoliczności pomocna może być wszelka korespondencja, np. e-mailowa, dotycząca prowadzonych negocjacji handlowych z kontrahentem, wydruk potwierdzający jego status jako podatnika VAT-UE na dany dzień, dowody zgromadzone podczas prowadzonego dochodzenia/śledztwa, a także wszelkie dokumenty dotyczące dokonanych ustaleń w sprawie.

Rozliczenie straty w środkach pieniężnych w kosztach podatkowych jest jednak możliwe, gdy ma ona charakter definitywny. Przedsiębiorca musi mieć więc pewność, że w wyniku kradzieży ostatecznie utracił środki pieniężne, które nie zostaną mu zwrócone. Organy podatkowe uważają, że powstanie straty z kradzieży potwierdza nie samo zgłoszenie zdarzenia organom ścigania, ale uzyskanie rozstrzygnięcia kończącego postępowanie. Dopiero wówczas strata będzie właściwie udokumentowana.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036 ze zm.)