Zwolnienie z PIT ekwiwalentów

Otrzymując od pracodawcy różnego rodzaju ekwiwalenty, np. za używanie własnej odzieży roboczej (czy obuwia roboczego), ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, a także ekwiwalent za używanie własnych narzędzi do celów służbowych, pracownik uzyskuje przychód ze stosunku pracy (por. art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF). Przychód ten może być jednak wolny od podatku dochodowego.

» Ekwiwalent za odzież (obuwie) roboczą oraz za pranie odzieży roboczej

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym ekwiwalentów regulują przepisy Kodeksu pracy, w tym przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Z uregulowań zawartych w art. 237⁷ § 1 oraz art. 237⁹ § 2 i 3 K.p. wynika, że obowiązkiem pracodawcy jest:

• dostarczenie pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania określone w Polskich Normach; dotyczy to przypadków, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu oraz gdy jest to konieczne ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy,
   
• zapewnienie prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania odzieży i obuwia roboczego; przy czym czynności te może wykonać pracownik, jeżeli pracodawca nie może zagwarantować prania odzieży roboczej; takie rozwiązanie jest dopuszczalne pod warunkiem wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Przepisy prawa pracy nie określają jednak jak należy ustalić wysokość wspomnianych kosztów, np. prania odzieży roboczej. Nakazują jedynie pokrycie kosztów prania odzieży roboczej przez pracownika w wysokości ekwiwalentnej, czyli odzwierciedlającej poniesione koszty. Ponieważ jednak nie określają, w jaki sposób pracodawca powinien ustalać wysokość wypłacanego ekwiwalentu, stosowanie wspomnianego zwolnienia podatkowego może budzić wątpliwości, gdy wypłacane świadczenie jest określone w stałej wysokości.

Warto zaznaczyć, że organy podatkowe uznają za dopuszczalne ustalenie wysokości ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej w oparciu o ceny usług pralni, czyli w inny sposób niż na podstawie przedkładanego przez pracownika dowodu dokumentującego wysokość poniesionego wydatku. Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 stycznia 2017 r., nr 1462-IPPB4.4511.1259.2016.2.AK, w której czytamy:

"(...) wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikowi kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez niego poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika (podkreśl. red.).

(...) Przepisy ustawy podatkowej nie stawiają szczególnych wymogów dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu od opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. (...)"

Wspomnijmy, że wolna od podatku dochodowego jest także wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór (zob. art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o PDOF), a także świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, wynikające z zasad bhp, w tym ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby, przysługujące osobom pozostającym w stosunku służbowym, przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (zob. art. 21 ust. 1 pkt 11a ww. ustawy).

» Ekwiwalent za używanie własnych narzędzi

Również przychód z tytułu ekwiwalentu za korzystanie z własnych narzędzi może korzystać ze zwolnienia od podatku. Jak bowiem wynika z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

W interpretacjach indywidualnych organów podatkowych prezentowany jest pogląd, zgodnie z którym, ww. zwolnienie od podatku ma zastosowanie po spełnieniu łącznie następujących warunków:

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
   
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tj. musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
   
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika i muszą być one wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 lipca 2016 r., nr IPPB2/4511-401/16-3/MK1. W interpretacji tej organ podatkowy stwierdził ponadto, że:

"(...) Ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent. (...)"

Uwzględniając powyższe organ podatkowy przyznał podatnikowi rację, iż wolna od podatku dochodowego będzie wartość ekwiwalentu wypłaconego pracownikom "z góry" za cały okres, w którym pracownik będzie używał własny sprzęt (m.in. komputery, telefony komórkowe, tablety) na potrzeby służbowe (zgodnie z zawartą umową).

Ze zwolnienia od podatku nie korzysta natomiast kwota wypłacona pracownikom z tytułu używania przez nich prywatnych narzędzi w sytuacji, gdy kwota ta stanowi stały ryczałt miesięczny, nieodzwierciedlający kosztów ich używania do celów służbowych. Tak uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 16 maja 2014 r., nr ITPB2/415-187/14/IB.